Křižovatka » Organizace » Organizace prakticky » Registrace 2012 » Příběh o registraci, nebo také jak se vyhnout stresu při registraci

Příběh o registraci, nebo také jak se vyhnout stresu při registraci

Mýval(jan.mesl), 14. 01. 2011, 13:35

"Registrace oddílu je naší každoroční černou můrou. Zajistit, abychom měli peníze od všech dětí, ale i ostatních členů dá opravdu zabrat nejednomu zdatnému hospodáři. A k tomu ještě musíme složitě klikat ve skautISu a zadávat všemožné údaje.“ Pokud se alespoň z části řadíte mezi taková střediska, nabízíme vám řešení jednoho brněnského střediska, které chtělo zmíněným problémům aktivně předcházet.

Na začátku všeho bylo zjištění, že registraci každý rok doděláváme na poslední chvíli. Zbytečně. Všem nám je jasné, že registrace probíhá každý rok a tak jsme se rozhodli být v předstihu – vyřešit registraci již na podzim, kdy přicházejí nováčci. Stejně od nich potřebujeme získat osobní údaje, kontakty a také vybíráme příspěvek na činnost.

První zprávu tak oddíloví vedoucí dostávají již na přelomu listopadu a prosince na střediskové radě a následně mailem shrnutí všech důležitých informací:

… S blížícím se přelomem roku se blíží registrace 2011 neboli prodloužení členství v Junáku na další rok. Smyslem registrace je zjistit, jak na tom naše středisko je (takové skautské sčítání lidu) a zároveň získat prostředky pro naší činnosti (vybrat registrační příspěvky)…

Dále zpráva obsahuje termín odevzdání registrace (samozřejmě určený dříve, než se registrace odevzdává okresu, aby byl ještě čas na úpravy a hlavně pro případné opozdilce, kteří se vždycky najdou), přesnou metodiku (jak postupovat při registraci – všichni tak věděli, kdy má být registrace hotová a dostali instrukce, co všechno registrace obnáší a co je třeba zajistit). Pro děti a jejich rodiče je potom připravena registrační obálka, kde najdou mimo jiné pokyny k platbě, důvody registrace a další.

Registrace nováčka dítěte: zdravotní dotazník, údaje o členovi, registrační obálka, přihláška do Junáka

Registrace nováčka dospělák: údaje o členovi, registrační obálka

… Co se bude nyní dít:

• všichni dospělí stávající členové právě dostali všechny potřebné informace k registraci mailem
• do Vánoc dostanou všichni oddíloví vedoucí či registrátoři připravené papírové obálky pro všechny členy mladší 18 let
• doporučujeme oddílovým vedoucím ještě před Vánoci oslovit rodiče svých členů s upozorněním na registraci (mají k dispozici koncept dopisu, kontakty na rodiče příp. na vyžádání, nemají-li)
• rádcové a vedoucí rozdají obálky dětem na první lednové schůzce
• rádcové a vedoucí na každé lednové schůzce připomenou dětem i rodičům odevzdání registrace
• rádcové a vedoucí vyberou obálky max. na poslední lednové schůzce (tj. max. na třetí schůzce po rozdání)
• oddíloví registrátoři zajistí během ledna průběžné zpracování registrace tak, aby ji mohli 30.1. max. odevzdat

… Mám na závěr tři prosby a jedno upozornění:

• Prosba první: pokusme se prosím překonat historicky nejnižší stav v roce 2009 (84 členů) a dostat se alespoň nad 90 členů. Není to tak dávno, co mělo středisko 115 členů (2005) – je to základní ukazatel, jak se nám daří, počítají se podle tohoto počtu dotace atd. A podle letošního výsledku to vypadá, jako by se nám nedařilo. Já si to nemyslím a rád bych k tomu získal důkaz v podobě čísel. Co si myslíte vy? Jsme na tom špatně nebo ne? Pokud ne, tak mi to prosím dokažte :-)
• Prosba druhá: pokusme se, aby registrace odrážela realitu ve vašich oddílech, tedy pokud někdo chodí, ať je registrovaný, pokud není registrovaný, ať nechodí nebo ať nevyužívá výhod členství ve středisku.
• Prosba třetí: snažme se jít naším členům příkladem i v otázce registrace, tj. zaplaťme ji za sebe včas (ideálně hned). Já hlásím, že jsem již registraci zaplatil.
• Upozornění: abych tomu všemu pomohl i nějakým pádnějším argumentem, který byste mohli vzít v ůvahu osobně nebo pro rodiče a ostatní členy, tak budu pro letošní rok usilovat o to, aby všichni účastníci táborů byli registrovaní ve středisku, jinak budou mít vyšší cenu…

Nyní už nezbývá než čekat a registraci asi po dvou až třech týdnech připomenout znovu mailem:

…na střediskovém účtě máme prvních pět plateb za registraci (Fík, Straka, Čmelda, Tiki, Rys). Kdo bude další? Rozdávali jste na schůzkách tento týden registrační obálky? Máte už zaplacenou svoji registraci, abyste mohli příští týden na schůzkám dětem říkat "Milé děti, už jste donesli registraci? Já už ji mám vyřízenou! :-)…

Je dobré znovu připojit přehled možností, jak se s registrací vypořádat, např.:

„ELEKTRONICKY (zejména všichni dospělí):

1. dát vědět, že se chcete registrovat a to tak, že si vytvoříte svůj účet v novém informačním systému Junáka zvaném skautIS na https://is.skau­t.cz (Založit nového uživatele) a zašlete administrátorovi své jednotky svoje uživatelské jméno, bezpečnostní kód, kolik budete platit a jak.
2. zkontrolovat si, příp. aktualizovat svoje údaje, které o vás středisko má, a to tak, že se přihlásíte na svůj účet a zkontrolujete, příp. upravíte, vaše údaje (poté, co vám administrátor na základě předchozího bodu připojí účet k vašim údajům a dá vám vědět, že si je můžete zkontrolovat)
3. zaplatit registrační poplatek v příslušené výši na účet 1234567890/1234 pod variabilním symbolem „684 + začátek rodného čísla“. Je možné platit i hotově v obálce, kterou dáte vedoucím oddílů nebo oddílovým registrátorům.

PAPÍROVĚ (zejména všichni mladší 18 let):

1. v klubovně si vyzvedneš obálku se svým jménem (dospělí členové pouze na vyžádání)
2. zkontroluješ si svoje údaje, v případě změny je přepíšeš
3. vyplníš registrační formulář (částka, typ platby atd…)
4. zaplatíš registrační poplatek (bezhotovotně nebo vložíš peníze do obálky)
5. odevzdáš obálku ve svém oddíle“

Tuto výzvu zopakujeme ca dva týdny před uzávěrkou:

…na střediskovém účtě máme dalších 12 plateb za registraci (tj. celkem již 17 na účtě a doufejme že mnohem více v papírových obálkách). Cíl je jasný: zachytit realitu a ideálně se dostat přes 90:-) Máme před sebou poslední dva týdny – tj. poslední schůzku, kdy to můžete dětem připomenout a na další to už musí fakt přinést. Termín je 29.1.2010, což je pátek za 13 dní.

Díky všem, kteří se již na schůzkách či při vyřízení vlastní registrace aktivně zapojili do registrace 2010. Zároveň prosím všechny, kteří mají ještě v tomto rezervy a vzhledem ke své pozici v oddíle by je neměli mít :-), tak aby zabrali aspoň na tyto poslední dva týdny…

Týden před uzávěrkou je připraven malý testík. Míří hlavně na samotné vedoucí, kteří svou registraci odkládají n později s tím, že oni přeci mohou jako vedoucí zaslat peníze kdykoli.

… Protože jdeme v tomto registračním měsíci do finále, prosím vás o projití si malého níže uvedeného dotazníku. Kdo získá 2 body, tak je bouchač, má vše ohledně registrace 2010 v pořádku a může tak v klidu spát. Ostatní prosím o dotažení svých úkolů v souvislosti s registrací. Pokud máte méně než dva body, tak se zkuste polepšit a zkusit si dotazník za pár dní znovu :-)

1a) Vyřídil jsi už svoji registraci?

• pokud je odpověď ANO, tak získáváš 1 bod
• pokud je odpověď NE, tak pokračuj dále na otázku 1b)

1b) Budeš se registrovat?

• pokud je odpověď ANO, tak si přečti vyhodnocení A
• pokud je odpověď NE, tak pokračuj dále na otázku 1c)

1c) Počítáš s tím, že neregistrace znamená to, že již nejsi aktivní na středisku nebo že nebudeš moci využívat všech výhod členství na středisku (pojištění činovníků, vyšší cena tábora, časopis v rámci registrace, příspěvky na vzdělávací akce…)?

• pokud je odpověď ANO, tak získáváš 1 bod
• pokud je odpověď NE, tak pokračuj dále na otázku 1b)

2a) Vedeš nebo spoluvedeš družinku, oddíl nebo jsi oddílový registrátor?

• pokud je odpověď ANO, tak pokračuj na otázku 2b)
• pokud je odpověď NE, tak získáváš 1 bod

2b) Odevzdali již všichni členové tvé družinky nebo oddílu svoji registraci?

• pokud je odpověď ANO, tak pokračuj na otázku 2c)
• pokud je odpověď NE, tak pokračuj na vyhodnocení B

2c) Máte v oddíle někoho, kdo chodí na schůzky, výpravy či se jinak účastní dění v oddíle a není registrovaný?

• pokud je odpověď ANO, tak pokračuj na vyhodnocení C
• pokud je odpověď NE, tak získáváš 1 bod

Vyhodnocení:

A. Pro připomenutí přikládám návod, jak provést registraci:

B. Máš před sebou poslední schůzku, na kterou by děti měli donést svoje registrace. Pokud je nedonesou, bude tě pak čekat shánění, návštěvy doma, telefonování rodičům atd., na které nebudeš mít mnoho času, protože ty musíš jejich registraci odevzdat do pátku po schůzkách (29.1.). Pokud si to chceš ušetřit, tak můžeš třeba předem poslat připomínací SMS těm, kteří registraci ještě neodevzali. Pokud ani přes to registraci nedonesou, tak máš čas do pátku, abys to dal do cajku a odevzdal registraci za svoji družinku či oddíl v pořádku.

C. Registrace je z toho důvodu, aby odrážela aktuální stav v oddíle. Pokud zde budou lidi neregistrovaní, znamená to, že registrace neodpovídá realitě, což má své důsledky. Např. neregistrované dítě nebude dostávat časopis, bude mít výrazně dražší tábor, nedostaneme na něj dotace atd. Snaž se prosím tomuto důvodu vyhýbat a příp. vyjímečné případy ideálně konzultovat s vedením střediska. Díky za pochopení…

Několik hodin před uzávěrkou ještě vybídneme poslední opozdilce – nebudeme si nic nalhávat – vždycky se někdo takový najde. Pokud máme dobře rozmyšlenou strategii registrace a připraveny řádně všechny materiály, nemusí být registrace noční můrou. Stačí si uvědomit, že se registrace odevzdává každý rok, že údaje, které sbíráme neslouží jen skautISu, ale také vedoucím při běžné oddílové činnosti. Pokud navíc zvolíme interně termín registrace dříve, nebude se potom muset administrátor jednotky ve skautISu nebo vůdce střediska obávat, že nebudou stíhat stanovené termíny.

Po úspěšné registraci se sluší poděkovat všem členům za dobře odvedenou práci a v případě nárůstu členů zmínit také tuto skutečnost, která může motivovat do další činnosti.

Přejeme vám hodně úspěchů při registraci 2011.

---

Dle poskytnutých materiálů střediska Milana Genserka z Brna připravil Mýval. Článek je doplněn o útržky z e-mailů střediskové konference.

---

Související dokumenty

• Registrace nováčka - dítě 
• Registrace nováčka - dospělák 

---

Názory

Zatím se nikdo nevyjádřil, buďte první!