Skautská křižovatka

Organizace

Organizace pro všechny skauty a skautky

skok na menu křižovatky nebo sekce Organizace

Křižovatka » Organizace » Organizace prakticky » Registrace 2012 » Registrace bez chybičky

Registrace bez chybičky

Mýval(jan.mesl), 02. 11. 2011, 00:30

Přinášíme další díl seriálu o mnoha dílech „Registrace“. Tentokrát se budeme věnovat chybám ve skautISu, které se často objevují při zpracování registračních údajů. Odstranění nedostatků v jednom roce způsobí, že registrace dalšího roku bude o to jednodušší ;-) Článek je určen nejen oddílovým registrátorům, ale i registrátorům vyšších organizačních jednotek, kteří registraci přejímají.

Celá registrace se řídí Směrnicí k registraci, Pokynem k registraci pro příslušný rok a Organizačním řádem Junáka. V těchto předpisech můžeme najít mimo jiné termín registrace, seznam údajů, jejichž uvedení ve skautISu je povinné. Organizační řád potom říká, jak mají oddíly vypadat a popisuje doporučenou náplň funkcí v Junáku.

Chyby v registraci můžeme dělit do několika skupin:

Chyba: jedná se o zásadnější chybu, kterou je třeba odstranit (např. chybí jméno osoby, není zadáno rodné číslo apod.)
Atypická data: údaje o osobě uvedené jsou atypické a je třeba je opravit, odstranit, nebo vysvětlit, proč jsou data takto uváděna (např. je osoba vedena ve věkové kategorii, která neodpovídá věku)
Výjimka: většinou je porušen některý z předpisů Junáka a je třeba zažádat nadřízenou jednotku o výjimku z tohoto ustanovení (např. má oddíl méně jak 12 mladších členů; nejnižší možný počet členů v oddíle mladších členů je stanoven v Organizačním řádu Junáka)
Připomenutí: nedostatky okrajové, je doporučeno zadat o osobách a jednotkách co nejvíce údajů, avšak tyto nejsou vyžadovány žádným předpisem (např. nejsou zadány náborové informace)

A nyní přehled registračních chyb, doplňující komentář, který se snaží přiblížit, proč a jak je vhodné údaje zadávat a návrh řešení při odstranění chyby.

Uvedené rodné číslo nemá obvyklý tvar

Každý člen Junáka je povinen uvést ve skautISu své rodné číslo. Využívá se pro jednoznačnou identifikaci osoby v rámci systému (zamezení duplicitních osob v systému). Dále je využíváno pro zpracování některých agend na různých úrovních, např. vzdělávání (evidence kvalifikací a tisk dekretů na ústředí) či vyplnění formuláře pro pojišťovnu o úrazu na oddílové výpravě.
Pokud někdo odmítne rodné číslo poskytnout, neměl by být registrovaným členem – nemůže odevzdat přihlášku, jejíž součástí je i rodné číslo.
V případě obav o zneužití rodného čísla je dobré zmínit, že rodné číslo je dnes v řadě případů téměř veřejným údajem, aniž by to dotyčným působilo významné problémy – např. rodné číslo se užívá jako DIČ podnikatelů, na internetu ho lze jednoduše vyhledat i u jednatelů obchodních společností aj. Oproti tomu je skautIS bezpečné místo, které není přístupné nikomu mimo organizaci. A ani členové Junáka bez příslušného oprávnění nemají možnost takový údaj vidět.

Doporučení:

U cizinců se rodné číslo neuvádí, použijte zaškrtávací pole „osoba je cizinec bez RČ“
4 nuly za lomítkem situaci neřeší; pokud RČ neznáte, pokuste se ho zjistit; vymyšlená čísla vytváří v systému chaos, chyba se může projevit až v budoucnu ve chvíli, kdy osoba bude přecházet z jednoho oddílu do jiného (či se trefíte do RČ jiné existující osoby, kterou její vedoucí nebude do skautISu moci zadat)
Před odevzdáním registrace zkontrolujte komentáře předchozího roku; pokud někdo slíbil nápravu, měl by tak učinit. Registrátorům VOJ potom doporučujeme při odhalení takovéto opakující se chyby registraci nepřijímat a požádat o nápravu či doplnění.

Není vyplněna ulice v adrese

Ve většině případů se jedná o obce, která nemají pojmenovaný systém ulic. V tomto případě je třeba u osob, ale i jednotek do pole ulice uvést název město spolu s číslem domu (v adrese tak bude název města dvakrát; jedná se o běžné doporučení České pošty).

Osoba vykonává neslučitelné funkce – je členem revizní komise a zpravodajem či členem rady jednotky zároveň

SkautIS v tomto případě reaguje zcela správně, i když to často uživatelé nepovažují za chybu. Organizační řád Junáka obecně nepřipouští slučitelnost členství v revizní komisi se členstvím v radě příslušné jednotky a to i tam, kde členství vyplývá z titulu jiné funkce (OŘJ, odstavec 200). To znamená, že ani vedoucí oddílu, který je automaticky členem rady, nemůže zastávat funkci v revizní komisi. Logicky by tak kontroloval vlastní činnost, což není žádoucí.

Doporučení: na příštím sněmu jednotky zvolit do tohoto orgánu takové osoby, které vyhoví podmínkám Organizačního řádu, a tedy nejsou členem střediskové rady ani vedoucím oddílu.

Statutární orgán či vedoucí oddílu nebo jejich zástupce je mladší 18 let

Jedná se o velmi závažný nedostatek. Je třeba si uvědomit, jaké právní následky může taková situace oddílu přinést v případě nečekaných problémů (otázka kompetentnosti dotyčného např. při vážném úrazu na výpravě). Vedení oddílu i střediska (případně i VOJ) mohou za toto nést trestněprávní odpovědnost. Obsazovat vedoucí pozice nezletilými je v rozporu s vnitřními předpisy Junáka a velmi důrazně ho nedoporučujeme. Nejvhodnější náprava je jmenovat vůdcem oddílu, nebo zvolit statutárním orgánem, osobu starší 18 let.

Vůdce/zástupce oddílu nemá platnou kvalifikaci „vůdcovská zkouška“ (výjimku uděluje nadřízená OJ), Statutární orgán OJ nemá platnou kvalifikaci „vůdcovská zkouška“ nebo „organizační zkouška“ (výjimku uděluje nadřízená OJ)

Minimální požadavky na osoby v uvedených funkcích stanovuje opět Organizační řád. Ten dále stanoví, že je možné z tohoto bodu udělit výjimku příslušnou radou jednotky na dobu jednoho roku. Po této době buď dojde k doplnění kvalifikace, anebo je třeba činovníka vyměnit. Pokud se tak nestane, musí jednotka žádat o výjimku nadřízenou VOJ. Taková výjimka opět platí jeden rok. (viz článek 94 OŘJ či Přehled a vlastnosti funkcí v Junáku: Vedoucí oddílu, Statutární orgán OJ)
Pomineme-li předpisy Junáka, vychází tento požadavek z logické potřeby mít kvalifikované osoby na vedoucích pozicích. Každá osoba potřebuje pro svou práci jistý znalostní a dovednostní základ, který příslušná kvalifikace poskytuje. Je tak pravděpodobné, že činnost oddílů vedených kvalifikovanými vůdci bude kvalitnější.
Pokud hledáte vhodný kurz pro doplnění svého vzdělání, doporučujeme navštívit Databázi vzdělávacích akcí.

Statutární orgán jednotky nebo vedoucí oddílu nemá uveden „hlavní“ kontaktní telefon/ e-mail

Tento požadavek vychází ze Směrnice pro registraci a vychází ze zkušenosti, že je často třeba osoby ve vedoucích funkcích kontaktovat. Ať už v případě nouze, nebo jen při běžné komunikaci mezi osobami a jednotkami. Často se jedná o nejrychlejší a jedinou možnost, jak osoby/jednotky kontaktovat.
Kontakty uvedené ve skautISu nejsou poskytovány třetím osobám a slouží výhradně pro účely komunikace uvnitř hnutí. Není tak třeba se bát nevyžádaných e-mailů nebo telefonického obtěžování.

Doporučení: Zkontrolujte, zda se vám chyba nezobrazuje jen proto, že osoba má u kontaktu uvedeno typ „další“. Vždy je třeba mít kontakty „Telefon/mobil (hlavní)“ a „E-mail (hlavní)“

Ve středisku má méně než 85 % činovníků zadaný „E-mail (hlavní)“ / „Telefon/mobil (hlavní)“

Tento nedostatek je podobný výše uvedeným kontaktům na vedoucí. Na doplnění uvádíme, že kontakty mohou využít samotné jednotky. Třeba při pořádání společné akce, které je třeba koordinovat. Nebo ve chvíli, kdy chcete kontaktovat některého vedoucího v době táborů apod. skautIS vám zobrazí, u kterých činovníků kontakty chybí. Pokud dotyční skutečně kontakt nemají, je možné zadat vysvětlující komentář. Podíl osob bez kontaktů nicméně nesmí klesnout pod 50 % (to je již považováno za chybu).
Pro potřeby běžných uživatelů skautISu slouží nově SKAUTSKÝ ADRESÁŘ. Každá osoba si může u svých údajů označit, které údaje zveřejní v adresáři. Tyto údaje potom budou viditelné pro jakéhokoli člena Junáka, který je přihlášen ve skautISu. Bude tak možné vyhledávat kontakty na kamarády, které potkáte během skautských akcí. Ani tyto údaje nebudou poskytovány třetím osobám a nejsou viditelné pro běžnou veřejnost. Podrobnosti o fungování a používání Skautského adresáře najdete na webu nápovědy – http://is.skaut.cz/napoveda (konkrétně: Co je Skautský adresář? a Jak zveřejnit své údaje do Skautského adresáře?)

Osoba, která je členem této jednotky není pro tento rok registrována (je nutné ji do jednoho roku zaregistrovat s kategorií „po termínu“)

Stanovy Junáka říkají, že každý člen Junáka se musí každý rok registrovat. Pokud tak neučiní v době registrace, má ještě rok na to, aby členský poplatek uhradil. V opačném případě jeho členství zaniká.
SkautIS umožňuje tyto osoby registrovat v průběhu roku s příslušnou registrační kategorií „po termínu“.
Také u této chyby doporučujeme registrátorům, aby sledovali komentáře chyby a pokud se některá osoba takto neregistruje již několik let, je třeba ji ukončit členství. Registraci s touto chybou proto nepřebírejte do chvíle odstranění této závady.

Doufáme, že článek napomůže k rychlejšímu a správnému zpracování registrace v příštím roce. V případě dotazů a nejasností se na nás můžete obrátit na registrace@skaut.cz.

Jan Mesl, Kancelář ústředí Junáka
Ladislav Pelcl, organizační zpravodaj VRJ

poslat článek

Sdílej