Domů » Organizace » Organizace prakticky » Tábory » Tábory - rychlý přehled

Tábory – rychlý přehled

Moulin(Moulin), 19. 05. 2012, 10:33

Tábor administrativně – kde hledat informace, jaké jsou termíny, co je všechno třeba? Co se mění?

Stručnou kuchařkou pro administrativní přípravu tábora je Pokyn k táborům, kde najdete všechny důležité informace a odpovědi na otázky jako:

• Jakými předpisy se mám řídit?
• S kým je třeba komunikovat?
• Jaké jsou termíny pro jednotlivé kroky?
• Jaká je potřebná dokumentace?
• Kdo a kdy co povoluje a schvaluje?

Pokyn má také balík příloh, který je užitečný tím že obsahuje vzory potřebných dokumentů a výtahy z relevantních předpisů.

Pro pokyn a přílohy už nějakou dobu platí, že se mění průběžně podle potřeby a nevydává se zvlášť pro každý rok, jak tomu bylo dříve. Není tedy potřeba čekat na vydání speciálního táborového pokynu pro rok 2012.

Informace a články, související s tábory, najdete na adrese www.skaut.cz/ta­bory

Přehled důležitých informací a termínů

Při organizaci tábora je třeba komunikovat s celou řadou lidí a institucí. Ty mimo Junáka shrnuje kapitola 3 pokynu. Komunikaci v Junáku pak kapitola 9 pokynu.

Co se má stát a do kdy je stručně shrnuto v této tabulce:

Název	Kdo	Termín	Forma
Hlášenka tábora	oddíly	31. 5.	skautIS
Schválení hlášenky tábora	středisko	5. 6.	skautIS
Nahlášení všech táborů	středisko	5. 6.	skautIS
Ověření nahlášení všech táborů	okres	10. 6.	skautIS
Nahlášení skutečnosti táborů	středisko	15. 11.	skautIS
Ověření nahlášení skutečnosti táborů	okres	30. 11.	skautIS

Jak je vidět z tabulky, celá komunikace probíhá ve skautISu. Od loňské verze došlo ke změnám a vylepšením, takže se vyplatí podívat se podrobněji na to, jak by to mělo fungovat.

Důležitá poznámka pro VOJ (okresy, kraje) – nikdo jiný než právě vy nedokáže střediska zkontrolovat, že vyplnila VŠECHNY své tábory u předpokladů i u skutečnosti (případně zkontrolovat i údaje v hlášence). Nezapomeňte proto si tábory svých středisek prohlédnout.

Tábory a skautIS

Práce s tábory je přístupná pro všechny uživatele s rolí „Vedoucí/admi­nistrátor“ oddílu či střediska. Po zadání osoby vedoucího tábora do hlášenky je pak editace tábora přístupná i vedoucímu, i když jinak žádnou z uvedených rolí nemá.

Ve skautISu se k práci s tábory dostaneme přes položku „Akce“ v horním modrém menu.

Tady je možné tábory zakládat, editovat, schvalovat a posílat o nich informace dál.

Vše funguje podobně jako v loňském roce, ovšem je tu několik změn, úprav, zjednodušení a vylepšení:

Doplňování údajů po uzavření a schválení

Pokud je táborová hlášenka před táborem již uzavřena a schválena střediskem, nově se zobrazí na kartě „Uzavření a odevzdání“ vedoucímu tábora či uživatelům v roli „Vedoucí/admi­nistrátor“ oddílu/střediska nové tlačítko "Doplnit údaje“, které umožní změnit údaje, aniž by vedoucí tábora musel žádat středisko o otevření táborové hlášenky a pak zase její opravné schválení střediskem. Funkce slouží k doplnění změn v místě tábora či vedení – pro zaznamenání nečekaných situací, které nastaly až po odevzdání předběžné hlášenky, aby v době tábora byly údaje zcela správně (kvůli krizovým situacím apod.).

Tlačítkem „Doplnit údaje“ se otevře možnost editace všech údajů zadávaných do předběžné táborové hlášenky. A je potřeba po provedení změn to zase uložit a „odevzdat“ opravené. O provedení dodatečných změn v údajích tábora je zaslána nadřízené jednotce zpráva skautISu, aby věděla, že se něco vůči schválené variantě změnilo.

Zadávání skutečnosti

Zadávání skutečnosti je možné až po skončení tábora, na to nově upozorňuje i hláška na kartě s účastníky tábora. Takže dokud neproběhne tábor, jsou tlačítka pro zadávání skutečnosti skrytá a nejsou vidět ani rozpočty ani přehledy o skutečných počtech účastníků.

Jmenné seznamy účastníků (nepovinné)

Fungují tak, že může jednotka snadno vybrat osoby, které se budou tábora účastnit (buď je jednotlivě vyhledávat, nebo vybrat ze seznamu členů jednotky). Také se tam dají přidat jednorázově i nečlenové (pokud by na tábor nějací jeli). Vyhledávat osoby lze ze všech jednotek, které se tábora účastní.

Předpokládaná a skutečná účast

Jmenné seznamy je teď možné velmi komfortně použít i k automatickému stanovení skutečných osobodnů a dětodnů.

Každý, kdo je do tabulky přidán v době zadávání hlášenky (předpokladu), tak se označí jakože je plánováno, že na táboře bude celou dobu a rovnou má tedy označeno „předpokládána i skutečná účast“. Pokud do začátku tábora vedení zjistí, že někdo nakonec nepojede, může předpokládaného účastníka ze seznamu účastníků úplně smazat. Pokud si vedení zaškrtne v nastavení, že chce počítat počty členů automaticky, dojde k výpočtu přesně dle seznamu, kdy se každý účastník počítá v předpokladu, jakože má být na akci celou dobu. Jestliže ale jednotka ví, že ani v předpokladu to přesně neodpovídá, tak může kliknout na ručně upravit celkové osobodny a děťodny a celková čísla upravit. Předpokládaná účast se nezadává ke každé osobě zvlášť, ale jen do celkového předpokladu (pokud nevyhovuje vypočítané číslo dle seznamu).

Jakmile je po táboře, tak je možné začít vyplňovat skutečnost a pak se dá opět pracovat i se jmenným seznamem. U každé osoby se objeví tlačítko „Editovat“ a s jeho pomocí se dají u každého udělat dvě možné změny – zadat přesný počet dní, po které osoba skutečně na táboře byla, případně odškrtnout příznak „skutečná účast“ (to pro případ, že si nejprve vedení tábora myslelo, že účastník v době předpokladu pojede, ale pak vlastně nejel => to způsobí, že osoba zmizí ze seznamu skutečných účastníků, ale pomocí filtru nad seznamem se dá zobrazit, že byl původně jako účastník plánován). Kromě toho je možné pomocí tlačítka „Přidat“ i v době vyplňování skutečnosti zadat do seznamu další účastníky, kteří na táboře reálně byli (třeba i jen několik dní).

Nakonec opět platí, že pokud si jednotka zaškrtne, že chceš skutečnost vyplnit podle jmenného seznamu, systém sám vypočítá počty osob dle věků i celkové osobodny a děťodny – zde se již počítá vše úplně přesně podle čísel s počtem dnů na táboře (protože skutečnost je ten stav, který jednotku vždy bude zajímat – kdo kolik dní na táboře byl).

Další drobné úpravy

• Když je jako zdravotník někdo s titulem MUDr., není třeba vyplňovat poznámku o zdravotnické kvalifikaci
• Vyplnění rozpočtu není povinné, ovšem je zobrazeno varování o všech důsledcích. Vyplnění rozpočtu do hlášenky ve skautISu je stále nejjednodušší cestou jak dodržet všechny předpisy o nutnosti schvalovat rozpočet tábora jednotkou (požadavky Hospodářského řádu Junáka) i praktické požadavky.

Shrnutí

• Využijte pokyn k táborům jako osnovu a kontrolní seznam toho. co je potřeba udělat.
• Využijte přílohy pokynu pro vzory dokumentů a výtahy z relevantních předpisů
• Vyzkoušejte si zadávání hlášenek v testovacím skautISu a objevte všechny možnosti

---

Související dokumenty

• Pokyn k táborům 

Související odkazy

• skautIS

Související články

• Zjednodušení pro všechny - hlášenky táborů přes skautIS
• Informace Zdravotní rady Junáka k novele Zákona o zdravotních službách

Související stránky

• Tábory

---

Názory

Zatím se nikdo nevyjádřil, buďte první!