....

Chyba na stránce: Příručka spisové služby - Křižovatka"

URL: https://krizovatka.skaut.cz/organizace/dalsi-instituce/zvoj/747-prirucka-spisove-sluzby?autologin=1"

ZVLÁŠTNÍ ORGANIZAČNÍ JEDNOTKY

Tyto jednotky s právní subjektivitou zřizuje Náčelnictvo Junáka pro plnění zvláštních úkolů souvisejících s posláním organizace. Poslání jednotky a její vnitřní fungování upravují jejich statuty.

Příručka spisové služby

Úvod

Po dvanácti letech obnovené existence junáckého hnutí nastává čas věnovat se písemnostem, které vznikají jeho činností. Jako každé registrované hnutí i skautská organizace podléhá zákonům, které určují zacházení s písemnostmi. Je to např. zákon o účetnictví, o archivnictví a řada jiných. Proto se nelze k těmto písemnostem chovat jako k písemnostem soukromým. Skautské písemnosti musí především dokladovat právní náležitosti organizace a dále zachycovat její současný a minulý stav. Aby veškeré informace byly dostupné a použitelné, je zapotřebí, aby bylo s písemnostmi nakládáno náležitým způsobem. Není zapotřebí vymýšlet žádné složité systémy. Ty se vyvíjely již od 16. století t.j. od doby, kdy se úřadování a dokládání právních skutečností změnilo z ústního na písemné. Od té doby se vyvíjely i termíny, které se při práci s písemnostmi používají dodnes. V této souvislosti je nutno podotknout jednu velice důležitou věc. Termín písemnost ve spisové službě přetrvává ještě od dob, kdy v zásadě jiné nosiče informací neexistovaly. Ovšem v současné době to může znamenat jakýkoliv nosič informací. Pokud tedy budeme nadále mluvit o „písemnosti“, myslíme vše – od kusu popsaného papíru ,po elektronický soubor. Jinými slovy – digitální informace jsou také informace, pouze mají jinou hmotnou formu a právní váhu.

Soubor úkonů týkajících se písemností od jejich vzniku nebo dodání organizaci včetně jejich vyřazení se nazývá spisová služba. Písemnostmi po jejich vyřazení od organizace se potom zabývá archivní služba. Spisovou službu u organizace upravuje spisový řád, který popisuje, jak jsou písemnosti přijímány, tříděny, evidovány, vyřizovány a ukládány. Součástí spisového řádu je skartační řád, který upřesňuje úkony nutné k vyřazení písemností. Při vyřazování písemností se určuje, které písemnosti jsou dokumentárně či historicky cenné. Ty jsou potom předávány do archivu. Archiv je specializované pracoviště, kde se tyto písemnosti dále zpracovávají ,evidují a jsou k dispozici k nahlédnutí případným zájemcům. Pro skautskou organizaci je tímto pracovištěm Ústřední skautský archiv, působící při Ústřední radě Junáka. Ve výjimečných případech tímto pracovištěm může být místní pobočka státního oblastního archivu. Předávání písemností jinam (např. regionálnímu muzeu) je nesvědomité hazardování s informacemi v nich obsaženými, poněvadž pouze zákonem určené archivy jsou vybaveny, jak odborně tak materiálně, pro uchovávání dokumentů a pro jejich zpřístupňování veřejnosti.

Spisová služba

Příjem písemností

Jak vyplývá z předchozích řádek, běžným zacházením s písemnostmi se zabývá tzv. spisová služba. Jejím prvním článkem je příjem písemností. Musí být určeno, kdo má právo přijímat písemnosti jak od veřejnosti, tak od pošty, případně u koho se přijatá pošta shromažďuje. Ten potom písemnosti roztřídí. Soukromé písemnosti se vydají adresátům a víc se jimi spisová služba nezabývá. Další písemnosti se pak rozdělí na ty, které se týkají činnosti organizace, a je na ně nutno reagovat ,a na písemnosti obecné, kterými se organizace nemusí zabývat. To jsou například různé reklamní letáky, tiskoviny, brožury či pozvánky. Dále je nutno rozhodnout u písemností došlých poštou, zda se u nich ponechá obálka nebo ne. Obálka se většinou ponechává, pokud dokládá nějakou důležitou skutečnost (datum podání, adresu odesilatele apod.). Dále se obálka ponechává u doporučených zásilek a úředních obsílek. Ten, kdo písemnosti přijímá, musí na požádání potvrdit převzetí písemnosti buď na kopii nebo vydat potvrzení.

Dalším krokem spisové služby je evidence písemností. Evidovat se musí veškeré písemnosti týkající se organizace ,vyjma soukromých. Písemnost, která není evidována ,jako by neexistovala. Proto by se měly evidovat i vnitřní písemnosti, které jsou nějakým způsobem pro organizaci důležité. Typickým příkladem jsou zprávy ze služebních cest, vnitřní normy a pokyny (oběžníky), ale i podání jednotlivých pracovníků. Když chce pracovník třeba upozornit na důležitou okolnost, měl by sepsané podání předat spisové službě k zaevidování a na kopie si nechat potvrdit přijetí. To je zvlášť důležité u nedostatků v bezpečnosti práce nebo v hospodaření. Pokud se později něco stane, může se na takto evidovanou písemnost odvolat. Jestliže si však písemnost nedá zaevidovat (jak již bylo výše řečeno) písemnost jakoby neexistovala.

Jak tedy evidovat? Základem evidence je tzv. číslo jednací. To je vzestupná číselná řada v daném roce. Jednací číslo se tedy skládá z čísla, u kterého je za lomítkem příslušný rok, a to buď ve tvaru dvojčíslí (např. 349/02) nebo celého roku (349/2002). Před nebo za číslo lze připojit značku, která charakterizuje organizaci či její část. Například ve středisku Platan (SPl) vyřizuje Rosomák (Ro). Jednací číslo pak může vypadat následovně „SPl 349/2002/Ro“. Toto číslo se napíše na písemnost obvykle vpravo nahoru, pokud to není možné, pak tam, kde je místo. Pokud má organizace větší agendu, většinou používá tzv. presentační razítko se jménem organizace, které se dá na došlou písemnost a do příslušných rubrik se vyplní číslo jednací a datum, kdy písemnost došla. O písemnosti se musí učinit záznam. Při rozsáhlejším úřadování se používá Podací deník (formulář, který lze zakoupit ve specializovaných prodejnách např. SEFT). U menších organizací postačí sešit s očíslovanými stranami. V každém případě se musí vyplnit následující rubriky:

  • číslo jednací
  • datum, kdy písemnost došla (nebo vznikla v organizaci)
  • odesílatel, od kterého písemnost došla (pokud je to písemnost, která vznikla v organizaci, napíše se do této rubriky „vlastní“ nebo značka organizace)
  • co písemnost obsahuje, to je náplní další kolonky (zde je nutno napsat o co se konkrétně jedná např. „objednávka stanů“ nebo „žádost o informace o přijetí do skautského oddílu“; není možno tuto kolonku vyplňovat obecně jako „dopis“, „žádost“, „objednávka“)
  • komu byla písemnost přidělena k vyřízení
  • komu byla zaslána odpověď (pokud je písemnost vlastní a je určena pro někoho mimo organizaci, sem se zaznamenává komu byla určena; pokud se na písemnost neodpovídá nebo byla vyřízena jinak, je nutno to poznamenat např. „vzato na vědomí“ nebo „vyřízeno telefonicky“; pokud se písemnost rozesílá na více míst je možno napsat do kolonky „dle seznamu“ a ke kopii dopisu se připojí seznam adresátů, kterým byl dopis (mail) odeslán)
  • datum, kdy byla písemnost vyřízena
  • datum, kdy byla písemnost spolu s kopií vyřízení uložena do spisovny.

Takto vyplněný Podací deník je základní evidencí písemností organizace. Platí, že žádost a odpověď na ni se vyřizují pod stejným číslem jednacím. Pokud je více podání k jedné záležitosti, zařazují se buď k prvnímu nebo poslednímu číslu jednacímu (je to ovšem nutno k příslušným číslům jednacím do Podacího deníku poznamenat. Takto sdružené písemnosti tvoří spis. Spis je tedy soubor písemností týkající se jedné záležitosti.

Příjem písemností se týká i písemností elektronických. Mělo by být jasno, zda zprávy a oznámení došlé po internetu budou vytištěny nebo vyřizovány v digitální podobě. V každém případě, pokud mají vztah k činnosti organizace (střediska), musí být zaevidovány v podacím deníku, kde musí být též poznamenán způsob vyřízení.

Stejným způsobem se evidují i písemnosti vzniklé v organizaci. Kupříkladu, když je zapotřebí objednat stany (či cokoliv jiného) Ten, kdo objednávku píše, si musí nechat přidělit jednací číslo, což učiní tak, že tomu, kdo vede podací deník, sdělí od koho a co objednává. Ten to zapíše do podacího deníku s tím, že do rubriky „od koho písemnost přišla“ napíše, že se jedná o písemnost vlastní, a sdělí objednávajícímu jednací číslo, které bude objednávce přiděleno.

Vyřizování písemnosti

Po přijetí písemnosti a jejím zaevidování je nutno písemnost vyřídit. Tím se myslí jakákoliv reakce na ni. Většinou to bývá odpověď, ale může být i pouhé vzetí na vědomí (to když příslušný bratr po přečtení pouze moudře pokývá hlavou a víc se tím nezabývá). V každém případě musí být zřejmé, jak se na písemnost reagovalo. Pokud se na ni odpovídá, přikládá se kopie odpovědi k původní písemnosti. Pokud se odpovídá telefonicky či neodpovídá, poznamená se vyřízení na písemnost. Pokud to nejde, tak na papír, který se k písemnosti připojí. Tam se napíše např. „Vyřízeno telefonicky dne… " nebo "Vzato na vědomí dne…“. K tomu se může učinit poznámka, zda je záležitost již vyřízena nebo zda se čeká, že se kolem toho bude v budoucnosti ještě něco dít.

V každém případě by mělo být zcela jasné, kdo má pravomoc co vyřizovat a hlavně, kdo může co podepisovat. Nejlépe, když organizace tyto pravomoci popíše ve svém spisovém řádu v oddíle věnovaném vyřizování písemností. Způsob vyřízení se zapíše do podacího deníku. V případě, že se odesílá odpověď, se do podacího deníku zapisuje i datum, kdy byla odpověď dána na poštu (popř. předána osobně).

Ukládání písemností

Po vyřízení písemnosti většinou nebývá jisté, zda v příslušné záležitosti nebude vedeno další jednání nebo jestli nebude do písemnosti zapotřebí znovu nahlédnout. Proto se čerstvě vyřízené písemnosti ukládají tak, aby byly hned po ruce. Obvykle ten, kdo něco vyřizuje, si příslušné písemnosti ukládá u sebe. Jinde se nejnovější písemnosti ukládají pohromadě, třeba v nějaké skříni v kanceláři. Tomu se odborně říká registratura. u digitálních písemností to může být zvláštní adresář či větev. To je první uložení. Již nyní by písemnosti měly být roztříděny dle obsahu. Běžně jsou ukládány zvlášť objednávky, faktury vydané, faktury odeslané apod. Dalšími položkami může být běžná korespondence, zápisy z porad, zápisy o kontrolách atd. jak je uvedeno ve spisovém plánu.

V registratuře by měly písemnosti ležet jen po tu dobu, kdy se předpokládá, že by jich mohlo být zapotřebí. To však může být i několik let – záleží na uvážení toho, kdo si je ukládá. Nemělo by se jich však nahromadit tolik, že by se staly nepřehlednými. V tu chvíli je nejvhodnější je předat dál, a to do spisovny.

Spisovna je zařízení, které ukládá písemnosti, které sice už nejsou bezprostředně zapotřebí k provozu organizace, ale také nejdou dosud vyřadit úplně. Každá písemnost (včetně elektronických) má totiž určenou dobu, po kterou musí existovat. I když je z hlediska organizace již zcela nepotřebná, většinou se na ni váže nějaká právní lhůta, a proto se písemnosti vyřazují až po uplynutí těchto lhůt. Např. organizace disponovala nějakou finanční částkou, která byla řádně vyúčtována, a která byla následně zkontrolována finančním úřadem a vše bylo v pořádku. Stejně veškeré doklady musí být nejméně pět let uloženy, protože v této době běží promlčecí lhůta. Kdokoliv totiž může účetnictví organizace v průběhu těchto pěti let zpochybnit (i třeba jako vedlejší produkt jiného sporu) a musí být možno do těchto písemností (dokladů) nahlédnout. Naopak po pěti letech jsou tyto záležitosti promlčeny a je zbytečné písemnosti dále uchovávat.

Takto se ve spisovně hromadí písemnosti, a tím se i zvětšují nároky na jejich srovnání. Písemností je totiž víc, leží tu většinou delší dobu, stará se o ně méně lidí (většinou jeden) a přesto musí být okamžitě k dispozici. Proto zde musí být srovnány nejen obsahově, ale i časově. Písemnosti jsou zde evidovány jako při příjmu a vyřizování písemnosti je základem podací deník, pro spisovny stejně slouží archivní kniha (SEVT) nebo linkovaný sešit s obdobnou rubrikací. Zde jsou písemnosti znovu evidovány, ale v obecnější rovině. Zatímco v podacím deníku je v daném roce evidován každý dopis, v archivní knize tvoří běžná korespondence z daného roku jednu položku.

Protože se ve spisovně o písemnosti stará mnohem méně lidí, než v běžném provozu, je zapotřebí, aby byly do ní předávány již srovnané a sepsané. O předání by se měl sepsat protokol tak, aby bylo zcela jasné, které písemnosti už byly předány, a které ještě zůstávají uloženy v kancelářích. Někdy je možno tyto seznamy použít jako první evidenci ve spisovně.

Roztříděné a popsané písemnosti pak leží ve spisovně a čekají, až jim uběhne lhůta, po kterou musí být uloženy. Někdy se může stát, že jich je zase zapotřebí. V tom případě ten, kdo má spisovnu na starosti ,vyhledá příslušnou písemnost k nahlédnutí. Pokud je nutno s písemností dále pracovat nebo ji půjčit mimo spisovnu, učiní o tom poznámku příp. zanese do evidence výpůjček a dohlídne, aby se písemnost zase v pořádku vrátila. V žádné případě není přípustné, aby do spisovny měl kdokoliv přístup a cokoliv si půjčoval bez vědomí toho, kdo má spisovnu na starosti.

Když písemnostem uplynou příslušné právní lhůty a nejsou již potřebné k běžnému provozu organizace, jsou vyřazeny.

Vyřazování písemností

Pod pojmem vyřazení písemností si většina lidí představí jejich likvidaci, což není úplná pravda. Hlavním smyslem celého jednání při vyřazování je odlišit písemnosti nadále bezcenné, které mohou být zničeny, od písemností cenných, které se předají k dalšímu odbornému zpracování do archivu. Celý komplex úkonů od rozhodnutí, které písemnosti se budou vyřazovat, až po předání archivu popř. likvidaci se nazývá skartační řízení a vlastní vyřazení (buď předání nebo likvidace) skartace.

Při skartačním řízení se používá několik právních pojmů:

  • skartační lhůta – doba, po kterou musí být písemnost dostupná, neboť zde běží právní lhůty. Tyto lhůty určuje řada zákonů, a proto se jako pomůcky vydávají skartační rejstříky. Nejobecnější vydává Archivní správa ministerstva vnitra. Podle něj a podle platných zákonů si každá organizace vytvoří svůj skartační rejstřík, ve kterém jsou typy písemností, které se jí týkají. Skartační lhůta začíná běžet od prvého ledna následujícího roku po vyřízení písemnosti nebo po roce, kdy ztratila platnost (např. smlouva). Písemnost může být vyřazena v roce následujícím po uplynutí lhůty.
  • skartační znak – skartační znak u příslušného typu písemností naznačuje, jak bude asi s písemností ve skartačním řízení naloženo
  • skartační znak A – písemnost bude nejspíše uznána jako archiválie a bude předána do archivu
  • skartační znak S – písemnost je bezcenná a bude po skartačním řízení zničena
  • skartační znak V – o hodnotě písemnosti nelze rozhodnout při předávání do spisovny a bude až ve skartačním řízení zařazena do skupiny A nebo S.

Skartační znaky jsou pouhým vodítkem a při skartačním řízení mohou být písemnosti typu A určeny ke zničení a naopak písemnosti typu S k předání archivu. Určujícím je ve skartačním řízení slovo odborníka (archiváře), který skartační řízení vede.

  • skartační návrh – žádost určená příslušnému archivu o vyřazení písemností. Součástí skartačního návrhu je příloha skartačního návrhu, což je seznam písemností, u kterých proběhla skartační lhůta ,a které se navrhují k vyřazení.
  • skartační protokol – protokol, který příslušný archiv sepisuje při skartačním řízení, Zda je s konečnou platností určeno, které písemnosti jsou archiválie a budou předány archivu, a které budou zničeny. Protokol se vyhotovuje ve dvou originálech ,z nichž jeden si nechává organizace a jeden archiv.
  • protokol o předání archiválií – archiválie se předávají příslušnému archivu protokolárně. Součástí protokolu je seznam předávaných archiválií.

Každý rok dobíhají některým písemnostem skartační lhůty, proto lze vyřazovat každoročně. Pokud však roční nárůst písemností není velký, je možno zvolit (po dohodě s příslušným archivem) delší časový interval vyřazování. Pokud však dojde k rozhodnutí vyřazovat, je povinností toho, kdo spisovnu vede, zjistit, které písemnosti mají prošlou skartační lhůtu a zda jsou úplné (zda byly vráceny všechny výpůjčky). Tyto písemnosti potom sepíše a navrhne formou skartačního návrhu příslušnému archivu jejich vyřazení. Co je to příslušný archiv, určuje zákon o archivnictví. V případě skautské organizace to je Ústřední skautský archiv, na který dohlíží Státní ústřední archiv. Pokud by byl skautský archiv zrušen, dohlížel by na Ústřední radu Junáka Státní ústřední archiv a na ostatní články státní oblastní archivy a jejich pobočky – státní okresní archivy. Archiv, který dostane skartační návrh, prostuduje předložený seznam písemností popř. jej zkontroluje a posoudí na místě u organizace. Pak rozhodne, které písemnosti jsou archiválie a sepíše o tom protokol, který podepisuje zástupce archivu a organizace. Na základě tohoto protokolu se archiválie předají archivu a ostatní písemnosti se zničí tak, aby nemohlo dojít ke zneužití informací v nich obsažených.

Archivní služba

Příjem archiválií

Archiválie se do archivu předávají protokolárně. Tento protokol se uchovává jako doklad odkud ,jak a kdy se archiv archiválie získal. Toto převzetí se zapíše do knihy přírůstků a na základě tohoto zápisu se vyplní karta Jednotného archivního fondu (JAF). Kniha přírůstků a karta JAF tvoří základní evidenci archiválií v archivu. Způsob jejich vyplňování a vedení je dán směrnicemi ministerstva vnitra a metodikou Archivní správy ministerstva vnitra. Prohlášením za archiválii a vzetím do evidence je písemnost (dokument) vzata do ochrany státu ve smyslu zákona o archivnictví. Na jejich uložení, zpracování a zabezpečení jsou potom kladeny mnohem větší nároky než u normálních písemností.

Zpracování archiválií

Po přijetí a zaevidování jsou písemnosti znovu roztříděny, jsou vyňaty z původních obalů (šanony, umělohmotné desky), zbaveny všech kovových součástí a případně znovu proskartovány. V této souvislosti rozeznáváme dva druhy archivní skartace. První je tzv. technická skartace, tj. že u písemností jinak cenných jsou vyřazeny jejich bezcenné části – multiplikáty, obálky, doručenky, složenky a účetní či pokladní doklady (pokud nejsou z nějakého důvodu důležité). Druhý druh je tzv. vnitřní skartace (na rozdíl od vnější – u organizace). Ta se používá tehdy, když se v archivu sejdou archiválie z několika skartací a porovnáním se zjistí, že některé materiály jsou duplicitní či je možno je nahradit jinými. Tehdy se vyřazují celé písemnosti. O této skartaci se sepisuje protokol a schvaluje ji nadřízený archiv.

Takto zpracované archiválie se vkládají do archivních košilek a kartonů. V každém kartonu jsou ještě umístěny do desek s tkanicemi a pevně svázány, aby bylo zamezeno jejich volnému pohybu v kartonu a tím poškození.

Aby bylo možno s archiváliemi pracovat a rychle v nich vyhledávat příslušné informace, vypracovávají se k nim archivní pomůcky. První takovou pomůckou je seznam předávacího protokolu. Základní pomůckou používanou v archivnictví je archivní inventář, který se skládá ze dvou částí – úvodu a inventárního seznamu.

Úvod inventáře obsahuje především dějiny organizace, která archiválie vytvořila a to, jak s nimi bylo nakládáno, jakým způsobem byly srovnány a proč, příp. co z nich bylo vyřazeno. Součástí úvodu je též stručný rozbor archivního materiálu a jaký má přínos pro zkoumání příslušné oblasti historie. Závěr úvodu tvoří protokolární záznam kdo a kdy inventář zpracoval.

Inventární seznam tvoří soupis zpracovaných archiválií, přičemž archiválie týkající se jedné a téže záležitosti tvoří základní jednotku – inventární číslo. Tyto jednotky se pak řadí dle důležitosti, jakou v archivnictví mají od nejdůležitějších až po ty, které jsou vcelku nahraditelné. Přesto, že pro zpracování archivních materiálů byla vytvořena archivní správou metodika, velice záleží na archiváři, aby vytvořil jasný a přehledný seznam, ve kterém by však nechybělo nic důležitého.

Po vytvoření této základní archivní pomůcky je možno materiál dále zpracovávat vytvářením podrobnějších katalogů rejstříků, které mohou být již úzce zaměřeny (např. rejstřík jmen, míst či událostí.

logo

Práce s článkem

0
kladných hlasů

Klíčové výrazy

Diskuse o článku

0 Názorů
Komentáře jsou dostupné jen přihlášeným členům Junáka.
  Nahlásit chybu