Agenda vzdělávacích akcí ve skautISu

Stejně jako agenda táborů byla před časem převedena do prostředí skautISu, čeká podobné stěhování také agendu vzdělávacích akcí. V tuto chvíli hledáme akce, které mají chuť nové prostředí vyzkoušet a pomoci nám odladit chyby. Ostatním nabízíme přehled změn, které nás čekají zhruba v období jednoho roku.

Přesun agendy vzdělávání do skautISu začal už na počátku tohoto roku, kdy byly přeneseny veškeré kvalifikace a ty nově získané už jsou - zatím prostřednictvím KUJ - zanášeny rovnou do systému. Veškerá evidence kvalifikací již tedy nyní běží ve skautISu. Postupně bude podobných kroků přibývat.

V první fázi se naučíme nově zakládat a hlásit vzdělávací akce prostřednictvím skautISu. Zatím zjednodušeně řečeno pořádající OJ bude mít možnost založit v informačním systému vzdělávací akci a vyplnit potřebné údaje. Ve chvíli, kdy bude akce připravena, může ji jednoduše jedním kliknutím "odeslat do KUJ" a nahlásit. Stejně tak může velmi jednoduše prostřednictvím skautISu zveřejnit akci v nově připravované databázi vzdělávacích akcí a popř. ji pro tyto účely doplnit o další užitečné propagační údaje pro potenciální uchazeče. Poté, co hlášenka projde schvalovacím kolečkem v KUJ, bude pořádající OJ informována opět prostřednictvím skautISu o přidělení dotace. Následné vyúčtování dotace bude taktéž probíhat v informačním systému.

U lesních akcí bude skautIS umožňovat podat projekt akce a stejně tak závěrečnou zprávu.

Součástí on-line agendy ve skautISu budou také žádosti o schválení zkušební komise, žádosti o dekrety, evidence účastníků ad. Díky tomu, oproti současnému stavu, budou již získané kvalifikace zadávat do systému sami pořadatelé (předsedové/tajemníci komisí).

V druhé fázi umožní skautIS volitelně přihlásit se na akci přímo účastníkem ve skautISu či ze Skautské křižovatky a v rámci přihlášky účastníka bude možné kromě automaticky získaných údajů o osobě vyžadovat i doplňující informace potřebné pro vzdělávací akci. V rámci "veřejné databáze" vzdělávacích akcí bude možné vyhledávat jednotlivé VzA, zjistit si potřebné detaily o akci, prohlížet si informace o týmu či zjistit, zda je plánovaný další ročník akce. 

Celkově by mělo přenesení agendy vzdělávacích akcí do skautISu zjednodušit správu údajů, usnadnit práci se seznamy účastníků a zefektivnit získání i vyúčtování dotace na akci. Stejně tak nová podoba veřejné databáze vzdělávacích akcí usnadní pořadatelům publikování údajů (vše se zadává na jediném místě = ve skautISu) a zájemcům o vzdělávání vyhledávání akcí (pohodlně na Skautské křižovatce nebo i přímo ve skautISu).

Načasování celého procesu

V tuto chvíli probíhá interní testování a dokončujeme programování první etapy. Na přelomu září a října bychom rádi začali systém testovat v širší podobě se skutečnými akcemi. Pro tento účel hledáme vzdělávací akce, které si chtějí nové prostředí osahat, vést zde svou agendu a pomoci nám odladit chyby. Pro zapojené akce to znamená vést pro tuto chvíli agendu dvojmo (dosavadním způsobem a nově ve skautISu), abychom vinou případných chyb neohrozili hladký chod organizace akce. Výhodu naopak budou mít v tom, že při plošném zavedení již budou krok napřed a budou se ve změnách dobře orientovat.  Testovací provoz agendy bude probíhat od začátku října do prosince 2014 (v průběhu testování se budou funkce ve skautISu dále rozvíjet a zároveň budeme zapracovávat opravy a vylepšení, která budou vycházet z testování a připomínek). Do testování se mohou zapojit jak vzdělávací akce, které budou teprve v testovacím období zahajovat, tak akce již probíhající či blížící se ke svému závěru - bude tak možné testovat různé fáze práce se vzdělávacími akcemi. V případě zájmu o zapojení do testování se nám ozvěte během září na vzdelavani@skaut.cz. 

Od ledna 2015 předpokládáme plošný přechod na vedení agendy vzdělávacích akcí ve skautISu v těch částech, které budou k tomuto datu hotové a odzkoušené (půjde minimálně o zakládání a hlášení vzdělávací akce, vyúčtování dotací akce, práce se seznamem účastníků a zveřejňování akce v nové databázi). O podrobnostech přechodu stejně jako o zavádění dalších fází vás budeme včas informovat.