....

Chyba na stránce: Příručka pro vedoucí středisek: 5. Základy hospodaření - Křižovatka"

URL: https://krizovatka.skaut.cz/stredisko/lide/personalistika/2714-prirucka-pro-vedouci-stredisek-5-zaklady-hospodareni?autologin=1"

PERSONALISTIKA

Jednoduše řečeno je personalistika práce s lidmi. A tím pádem je to jeden z nejdůležitějších a nejnáročnějších úkolů pro vedoucího střediska. Dobří spolupracovníci, na které se můžeme spolehnout jsou pro nás nezaplatitelní. Právě proto dlouhodobá a vstřícná práce s lidmi zajistí, že naše středisko nebude jen teď a tady, ale že bude mít budoucnost a bude se mu dařit pomáhat tvořit trochu lepší svět i za pár let.

Při práci s dobrovolníky se některé věci opaku, proto používáme pojem Cyklus práce s dobrovolníkem, který názorně vystihuje tento obrázek a je podrobně popsán v jednotlivých kapitolách jako získávání spolupracovníků, jejich vzdělávání a podpora a na závěr zhodnocení spolupráce.

Příručka pro vedoucí středisek: 5. Základy hospodaření

V této kapitole si utřídíme základy hospodaření. Budeme se věnovat rozpočtu, účetnictví, majetku střediska i inventarizaci. Celou kapitolu zakončíme krátkým zamyšlením nad kontrolní činností, kterou nám zajišťuje revizní komise.

Základním dokumentem je Hospodářský řád, který upravuje nejen hospodaření Junáka - českého skauta jako celé organizace, ale i hospodaření jednotek.  Hospodaření jako takové upravuje řada předpisů, jejich přehled najdete v metodickém listu Předpisy upravující oblast hospodaření.

 

Hospodaření

peníze a dům.jpg Jako hospodaření označujeme veškerý dohled nad financemi a jejich plánování. Pro vedoucího střediska to znamená zamyšlení nad tím, kde peníze vezmeme, na co je potřebujeme, kdy jich budeme jaký objem vydávat či přijímat a další věci s tím související.

Následující odstavce popisují, kdo se může hospodařením zabývat a že na to vedoucí střediska nemusí být sám (týmová práce). Jak sestavovat rozpočet a zjišťovat, co kdo potřebuje a shánět na to peníze (rozpočet, finanční zdroje). Jaké jsou typy účetnictví, tip na software a něco o daních (účetnictví, daně). Kapitola končí majetkem střediska, jeho inventarizací a kontrolou, že vše děláme správně (majetek, inventarizace, kontrolní činnost).

Přehledný rozpočet a správně vedené účetnictví jsou i určitým zdrojem informací při rozhodování střediskové rady a současně jsou vizitkou důvěryhodnosti vůči všem, kteří nás různým způsobem podporují.

 

Týmová prácepracovní skupina.jpg

Hospodaření patří mezi důležité oblasti, kterými se zabývá středisková rada. Jeho úspěšné zvládnutí je věcí spolupráce všech zúčastněných, stejně jako příprava programu či organizace společných akcí.

Existuje spousta úkolů a výzev, které oblast hospodaření přináší. Ohlídejte si, že máte pokryté ty základní a pokud máte tu možnost a chuť, pusťte se i do dalších.

Hospodaření často nezařizuje vedoucí střediska, ale hospodář. I ten může spoustu věcí delegovat. Může tak vzniknout funkce pokladníka, hospodáře, správce majetku, fundraisera atp.

Možná náplň práce pro tyto pozice:

  • Pokladník - vede pokladnu, tedy hotovost střediska. Vydává a přijímá doklady do účetnictví a vyplácí či přijímá hotovost. Více v metodice Pokladna a vše kolem.
  • Hospodář (nebo ekonom) - sestavuje a sleduje rozpočet, vede účetnictví střediska, eviduje majetek, komunikuje s bankou a připravuje podklady pro střediskovou radu. Měl by se zamýšlet spolu s dalšími činovníky nad vzdálenější budoucností střediska.  Účetnictví samotné může být vedené i mimo středisko některým z rodičů, známých, přátel nebo externí účetní firmou. Potom hospodář s účetním komunikuje, nastavuje pravidla a kontroluje zaúčtování.
  • Správce majetku - se stará o majetek střediska, udržuje ho v dobrém stavu, vydává ho oddílům, zabezpečuje opravy inventáře a jeho doplnění podle potřeby.
  • Fundraiser -  shání peníze a materiál, připravuje projekty pro získání různých dotací či grantů, oslovuje firmy a podnikatele ve svém okolí. Je to typ člověka, který cokoli sežene a bude to třeba jen za odvoz, který ještě domluví s některýmz rodičů. Podrobně se tématem fundraisingu zabýváme v této Příručce v kapitole 9 Základy fundraisingu.

členská karta.jpgPokud nemáte dost lidí na všechny činnosti, může je vykonávat samozřejmě i méně lidí, případně jeden člověk. Je to však na dobrovolníka velká zátěž, proto by bylo dobré najít někoho dalšího do týmu. Skupinu by měl koordinovat hospodář nebo vedoucí střediska, přitom míra zapojení jednotlivých lidí závisí na míře vědomostí a zkušeností jednotlivých členů skupiny.

Důležité je rozdělit odpovědnost i pravomoci nejen ve skupině, ale i v rámci střediska. Řadu dílčích úkonů může hospodář delegovat na ostatní. Je nutné určit, kdo může podepisovat doklady, cestovní příkazy, kdo je zodpovědný za evidenci a správu majetku a tak dále. Při sestavování vám může pomoci Metodický list k vytváření vnitřních předpisů účetních jednotek.

I když máme na pozici hospodáře jediného člověka a ostatní se v problematice příliš neorientují, neměl by se hospodář sám cítit. Není to “jeho hospodaření”, je to hospodaření střediska a o jako takové byste o něj měli jako rada pečovat. Hospodář sám nemůže vědět, jaké akce budou v daném roce a co se chystá. Ale vědět to potřebuje, pokud má sestavit nějaký rozpočet. Pokud nechcete svého hospodáře znechutit, zajímejte se o jeho práci a nenechávejte vše jen na něm, nechte si věci vysvětlovat, diskutujte o nich, nastavujte společná pravidla. Nikdo nevydrží dlouhodobě dělat práci, na kterou ostatní koukají skrz prsty a na kterou je sám, i když ho třeba baví.

 

Rozpočet

Rozpočet střediska je finančním obrazem činnosti střediska v následujícím roce. Dává nám odpověď na dvě základní otázky: Kolik peněz budeme potřebovat na svojí činnost? Z jakých zdrojů je získáme?

Ideální je tedy mít plán činnosti na další rok a spolu s ním sestavit finanční plán na další rok.

Přípravu rozpočtu na další rok začínáme v předstihu, zhruba jeden až dva měsíce před koncem roku. První zamyšlení nad ním pravděpodobně proběhne v době, kdy budete stanovovat členské příspěvky. Pracovní návrh může připravit hospodář (či pracovní skupina - tak či tak musí mít od vás podklady), ale jeho výslednou podobu dotváří a schvaluje středisková rada. Před předložením rozpočtu ke schválení je vhodné vypracovat i komentáře k jednotlivým položkám. Tyto informace by měli být k dispozici před koncem roku. Rozpočet sestavujeme obvykle na období kalendářního roku, který je shodný s účetním i daňovým rokem, nikoli na školní / skautský rok, protože jsou na něj navázány zdroje, jako například dotace MŠMT. Při jeho tvorbě vám může pomoci podrobná metodika Rozpočet a vše kolem.

Jak bylo uvedeno, rozpočet vzniká po sestavení plánu na další rok. Oddíly si řeknou, co potřebují, domluvíme si zimní tábor, střediskové setkání s bývalými členy apod. Pokud víme, kdo kterou akci povede, můžeme k rozpočtové kapitole přidat i odpovědného činovníka.

Rozpočet by neměl být na programu jen jednou ročně, jednou za čas bychom ho měli zkontrolovat a vyhodnotit, zda není třeba nějaká změna, jak vyšly plánované akce apod. Také se nám občas může stát, že budeme rozpočet měnit, třeba když nám změní nájem, nebo nám nevyjde grant. Ukázku konkrétního rozpočtu:

Středisko by si mělo také vytvářet rezervu, kdyby mu náhle vypadl nějaký zdroj peněz. Můžeme tak v rozpočtu plánovat 10%, které ušetříme do dalších let. Rezervu se hodí mít dlouhodobou (střádáme na horší časy), ale i na konkrétní rok, pokud máme například některý zdroj nejistý.

 

Finanční zdroje

Finanční zdroje středisek jsou nejčastěji členské příspěvky, účastnické poplatky na akce, příspěvky obcí a dotace MŠMT. Pokud jednotka chce nějakou svou činnost rozvíjet a potřebuje na to další prostředky, má mnoho možností a je jen na ní, zda se jich chopí. Získávání zdrojů se věnuje metodika Finanční zdroje a kapitola č. 9 této příručky Fundraising.

 

Zpráva o hospodařenívýroční zpráva.jpg

Střediska mají povinnost sestavovat po skončení každého kalendářního roku zprávu o hospodaření. Žádný vnitřní předpis nestanoví obsah této zprávy, ale podrobnou metodiku a vzor zprávy najdete ve Zprávě o hospodaření. Je to pro střediskovou radu, případně i další členy střediska, informace, jak si středisko po hospodářské stránce vede a jak dopadl jeho plán.

 

Účetnictvíúčetnictví.jpg

Všechny organizační jednotky Junáka - českého skauta mají právní osobnost a je tedy jejich povinností vést účetnictví podle zákona. Vnitřní předpisy Junáka nestanovují, jakou formou mají OJ účetnictví vést, mohou tedy vést (podvojné) účetnictví nebo i jednoduché účetnictví (základní informace o něm najdete v článku, který vyšel v hospodářských střípcích).

Při vedení účetnictví je nutné se řídit:

  •  zákonem 563/1991 Sb. o účetnictví
  • vyhláškou 504/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o účetnictví pro účetní jednotky, u kterých není hlavním předmětem činnosti podnikání
  • českými účetními standardy pro účetní jednotky, u kterých hlavním předmětem činnosti není podnikání 401 - 411

Vyhláškou 325/2015 Sb., se provádějí některá ustanovení zákona o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, které vedou jednoduché účetnictví. 

 Pro vedení účetnictví doporučujeme využívat metodické publikace zpracované Janem Stejskalem (Johanem):

 
Povinnosti související s vedením účetnictví

Součástí uzavření roku je zpracování účetní závěrky, která se skládá z následujících dokumentů:

a) rozvaha

b) výkaz zisku a ztráty (výsledovka)

c) příloha k účetní závěrce

K tématu je zpracován metodický list Účetní závěrka a vše kolem, který obsahuje i předpřipravený dokument k vyplnění přílohy účetní závěrky. Účetní závěrku je povinna jednotka nahrát přes skautIS do veřejného rejstříku.

Organizační jednotka je povinna zajistit po stanovenou dobu dostupné výstupy z účetnictví, obdobně pak podklady k vyúčtování získaných dotací. Lhůty jsou obecně stanoveny zákonem o účetnictví (zejména §31). Doporučení pro organizační jednotky jsou zpracovány v metodickém listu Archivace účetních záznamů.

 

Účetní softwareúčetnictví sw.jpg

Junák - český skaut nemá stanovený účetní software, které by jednotky byly povinny používat. Při výběru software upozorňujeme na nutnost prověření vhodnosti pro neziskové organizace (odlišná účetní osnova, specifika při stanovování daňového základu).

 

ČRDM a společnost Skeleton Software připravily on-line účetní systém ESO, který lze využít pro jednoduché i podvojné účetnictví. Systém je zároveň napojený na skautIS a umí si z něho nahrát data o jednotkách i členech. V roce 2009 vznikl dobrovolnicky projekt Skautské hospodaření http://h.skauting.cz/ na základě potřeby systematizovat vyúčtování víkendových výprav a tím minimalizovat počty chyb a nejasností s tím spojených. Od té doby je průběžně rozšiřován podle možností a potřeby. Může usnadnit práci hospodářům akcí, a proto svým rozsahem pokrývá pouze akce a nikoliv účetnictví celého střediska. Systém je napojen na SkautIS, díky čemuž se může přihlášený uživatel dostat k akcím a členům své jednotky a s nimi jednoduše dále pracovat.


priznani_dane_penize-1.jpg

Daně

Středisek se daně týkají a jejich přehled a termíny k jejich odevzdání najdete v metodickém listu.

Všechna střediska se musí alespoň jednou za kalendářní rok zabývat problematikou daně z příjmu. Vzhledem ke složitějšímu znění částí zákona o daních z příjmů právnických osob, týkajících se organizací nezaložených za účelem podnikání, je obtížné poskytovat obecná stanoviska bez konkrétních znalostí daného případu. Přesto pro většinu organizačních jednotek s běžným hospodařením bude vyřešení povinností vůči finančnímu úřadu jednoduchou záležitostí. Pro ty ostatní je pak nutné doporučit konzultace s odborníky. Podrobnou metodiku najdete v Přiznání k dani z příjmu právnických osob.

 

MAJETEK

Dle Směrnice k majetku Junáka musí být s majetkem organizace nakládáno účelně a hospodárně. Nesmí být využíván v rozporu s posláním Junáka - českého skauta a k takovému využití nesmí být ani poskytnut třetí osobě. S majetkem je oprávněn nakládat vedoucí organizační jednotky (pokud se na středisku nedomluví jinak), větší zásahy do majetku je vhodné projednat i na střediskové radě. Nabytí i pozbytí majetku musí být doloženo dokladem, pro pozbytí majetku je dokladem likvidační protokol. Majetek je také nezbytné evidovat dle daných pravidel ve směrnici.

Jakékoliv nakládání s nemovitým majetkem (pozemky, budovy) podléhá schválení Výkonné rady. Například prodej, darování, zřízení věcného břemene, ale i pronájem na dobu delší 10 let. Podrobnosti jsou uvedeny ve Směrnici.

Podrobněji danou problematiku vysvětluje Metodický list - Majetek nejen z účetního pohledu.

 

inventura.jpg

INVENTARIZACE

Vedoucí střediska rámcově (majetek se neztrácí, jsou určeny odpovědné osoby, dělá se inventarizace apod.) odpovídá za správu majetku střediska, neznamená to, že je i činovníkem, který na majetek fyzicky dohlíží. Proto je pro vedoucího střediska důležitá kontrolní činnost ohledně majetku. Základní otázkou, kterou je potřeba si položit hned na začátku je:

  • Co je inventarizace? Je to zjištění skutečného stavu veškerého majetku a závazků  a ověření zda zjištěný skutečný stav odpovídá stavu majetku a závazků v účetní a operativní evidenci.
  • Co je inventura? To jsou činnosti (fyzické přepočítání, měření, vážení), kterými se zjišťuje skutečný stav a ten je zaznamenáván v inventurních soupisech.
 

K čemu je nám inventarizace dobrá? Uděláme si pořádek ve věcech, zase jednou budou stany na svém místě a ověříme si, že nikdo nedluží nám ani my jemu. Uvidíme také, v jakém je majetek stavu a je to vhodná příležitost k likvidaci roztrhaných plachet. Inventarizace je tak vlastně oficiálně svolaným zimním úklidem, který si náš majetek jednou za rok zaslouží.

Z inventarizace mohou vzniknout také nároky na náš rozpočet, související právě s opotřebením a potřebou opravit náš majetek.

Povinnost provádět inventarizaci majetku nám ukládá zákon o účetnictví a  Hospodářský řád.

 

Druhy inventarizace

  • Řádná - jednotka provádí k okamžiku sestavení účetní závěrky. Fyzické inventury (přepočítání) je možné provádět v průběhu posledních čtyř měsíců účetního období, případně v prvním měsíci následujícího účetního období. Stav k okamžiku sestavení se doloží přírůstky a úbytky.
  • Mimořádná - kdykoliv v průběhu roku, pokud to situace vyžaduje (předávání funkce, živelná pohroma apod.).
 Dokumenty dokládající provedení inventarizace je jednotka povinna archivovat po dobu 5 let od provedení.
 
 
Jak na inventarizaci?
 
Statutární orgán písemně nařídí provedení inventarizace - je uveden časový harmonogram inventarizace, rozsah inventarizace a především ustanovení členů inventarizační komise

Inventarizační komise má nejméně dva členy. Předsedou komise nesmí být statutární orgán, hospodář či jiný činovník pověřený správou kontrolovaného majetku.

Přesné postupy a návody jsou popsané ve Směrnici k inventarizaci a v metodice Inventarizace a všechno kolem.

 

KONTROLNÍ ČINNOST

Kontrola je nezbytnou součástí každého řízení, je velmi potřebná i v  rámci střediska. Systém kontroly vede k odhalení neúmyslných chyb, nepořádků a nehospodárností. V této roli vystupuje mimo jiné i vedoucí střediska, který hlídá, že plníme povinnosti a probíhá vše, co má.  Základní rozdělení:

Interní kontrola

Jedna z interních kontrol, můžeme ji nazvat „laická“, vychází z podstaty, že jsme nezisková organizace. Naše činnost je především financována rodiči a případnými dárci. Nesmíme tedy zapomínat, že je zde právo rodičů a případných dárců na informace, jak bylo naloženo s jimi svěřenými finančními prostředky. U neziskových organizací je obecně třeba dbát na transparentnost výdajů. Příjmy musí být použity na úhradu nákladů činnosti, které souvisí s naplňováním cílů naší organizace.

Interní kontrolní činností je pověřena revizní komise. Revizní komise je orgán povinně volený sněmem. To znamená, že sněm do těchto lidí vkládá důvěru, že jim pomůže dostát všem závazným předpisům. Často je revizní komise spojována s kontrolou účetnictví, to však je jen zlomek její kontrolní činnosti.

Rozsah a postupy činností revizních komisí se řídí Revizním řádem.

V praxi je třeba s revizní komisí dobře spolupracovat a uvědomit si, že jsou to lidé na naší straně a jsou tu pro nás, a to nejen když tápeme ve změti všech předpisů. Je vždy lepší se předem poradit, než něco po kontrole opravovat. Díky nezávislému pohledu můžeme odhalit chyby a předejít problémům s finančním úřadem, nebo jiným kontrolním orgánem.

Kontrolní činnosti je věnována celá kapitola na Křižovatce, včetně metodiky Kontrola hospodaření.

Externí kontrolamšmt2.jpg

Organizační jednotky se mohou také setkat s externí kontrolou ze strany územních finančních orgánů (např. finanční úřady) či orgánů poskytovatele dotací a grantů (ministerstva, odbory kontroly krajů či obcí).

Tyto kontroly se zaměřují zejména na soulad využití poskytnutých dotací a grantů se zákony, pravidly poskytovatele a předloženým projektem či žádostí. Podle typu kontroly mohoukontrolní orgány postupovat buď podle daňového řádu (zákon 280/2009 Sb.), nebo zákona o finanční kontrole ve veřejné správě (320/2001 Sb.).

Dopady externí kontroly mohou být velmi zásadní. Doporučujeme, aby organizační jednotka, která je kontrolována, o prováděné kontrole informovala svou nadřízenou jednotku a případně i Kancelář ústředí Junáka, které mohou případně poskytnout radu nebo pomoc.

 


Blanka Radová - Bláňa, Hana Bejčková - Karamela,
Bořek Slunéčko

logo

Článek publikoval

Zobrazeno: 1471x

Práce s článkem

0
kladných hlasů

Diskuse o článku

0 Názorů
Komentáře jsou dostupné jen přihlášeným členům Junáka.

Navigace:

  Nahlásit chybu