....

Chyba na stránce: Změny při proplácení cestovních náhrad - Křižovatka"

URL: https://krizovatka.skaut.cz/stredisko/majetek-a-hospodareni/hospodareni/hospodarske-stripky/2473-problematika-proplaceni-cestovnich-nahrad?autologin=1"

Změny při proplácení cestovních náhrad

Změny při proplácení cestovních náhrad

Hospodářské střípky duben 2016

Text se zaměřuje na problematiku proplácení cestovních náhrad dobrovolníkům a zejména na změny, ke kterým došlo v souvislosti s vydáním nové směrnice, která platí od 1. dubna 2016.

PŘEDPISY PRO PROPLÁCENÍ CESTOVNÍCH NÁKLADŮ

Základním vnitřním předpisem je Směrnice k proplácení cestovních náhrad, která je závazná pro všechny jednotky, ke stažení je ve Spisovně. Cestovní náhrady dobrovolníků se neřídí Zákoníkem práce, který upravuje pouze pracovně právní vztahy.
Nabídka proplacení cestovného by měla být samozřejmostí u cest, které jsou konány ve prospěch organizační jednotky. Ta si v mnoha ohledech může nastavit vlastní pravidla, která ovlivní výši nákladů, což může zohlednit i její finanční možnosti.

 

PŘEHLED PODSTATNÝCH ZMĚN V NOVÉ SMĚRNICI

  • nově není nutné podepisovat smlouvu o proplácení cestovních náhrad mezi jednotkou a danou osobou
  • pro výpočet cestovného při použití auta:
  1. sazbu náhrad za ujetý kilometr může OJ stanovit v rozpětí 0 - 3,5 Kč
  2. je nutné použít kombinovanou spotřebu (nikoliv automaticky průměr tří uvedených spotřeb v technickém průkazu, pokud ji tedy automobil má uvedenou v technickém průkazu)
  3. je  možné použít průměrnou cenu PHM podle vyhlášky Ministerstva práce a sociálních věcí
  4. pokud se použije doklad o nákupu PHM nesmí být s datem starším než 3 měsíce před cestou nebo 1 měsíc po cestě
  • u vlaků byla zrušena omezení pro použití různých vlakových tříd

CO BY MĚLA JEDNOTKA OBECNĚ ROZHODNOUT

Úprava pravidel je možná tam, kde to směrnice umožňuje. Středisko může rozhodnout buď jednorázově (pak stačí třeba rozhodnutí zaznamenat do zápisu z jednání rady) nebo v případě, kdy rozhodnutí má platnost delší dobu (např. právě u cestovného) vydat třeba střediskovou vyhlášku.

Stanovit pravidla pro schvalování cest. Směrnice tuto pravomoc dává vedoucímu organizační jednotky a vedoucím akcí. Jednotka může pověřit jiné činovníky (např. hospodáře, vedoucí oddílů) nebo rozlišit jednotlivé typy cestovného (např. na vzdělávací akce, oddílové akce) a k nim určit odlišný postup.

Stanovit výši náhrad při použití auta. Středisková rada musí stanovit výši náhrady a to v rozmezí 0 - 3,5 Kč u osobního auta. Přístupů může být hodně, záleží na konkrétních podmínkách daného střediska (finančních, kolik cest se autem vůbec koná, jaké druhy cest, …). Příklady stanovení náhrady za opotřebení automobilu:

  • jednotná výše náhrady pro všechny cesty podnikané pro středisko (např. 1,5 Kč/km),
  • různá výše náhrady dle počtu cestujících v jednom automobilu (např. 1 osoba - náhrada 1,50 Kč/km, 2 osoby - náhrady 2,5 Kč/km, 3 osoby - náhrada 3,50 Kč),
  • různá výše náhrady pro různé typy cest - např. při cestě na tábor bude náhrada 2,50 Kč/km (např. z důvodu špatné příjezdové cesty) a pro ostatní cesty jen 1 Kč/km,
  • různá výše náhrady pro cesty uskutečněné v rámci jednotlivých akcí střediska, kterou si stanoví příslušný hospodář, a pro ostatní cesty bude náhrada jednotná (např. 1 Kč).

CO PODNIKNOUT PŘED CESTOU

Každá cesta by měla být schválena dopředu. Nově není nutné mít schválení písemné (samozřejmě pokud by středisko nebo daný činovník z nějakého výjimečného důvodu písemnou formu požadovali, pak je namístě). Schválení je důležité pro to, aby na jedné či druhé straně nebylo zpětně překvapení, že se cesta uskutečnila. Zároveň se v rámci něho upřesní podmínky, za kterých se cesta uskutečňuje (jakým prostředkem se pojede, jaké náklady z toho poplynou). Souhlas s cestou je zároveň závazek OJ proplatit vynaložené náklady.

JAK POSTUPOVAT PŘI VYÚČTOVÁNÍ

Pro vyúčtování cesty je třeba použít cestovní příkaz obsahující identifikaci cestujícího, kam a za jakým účelem byla cesta podniknuta, podpis odpovědné osoby schvalující cestu, celkové náklady a na závěr datum a podpis účtovatele cesty.

Formulářů je celá řada, je možné použít kterýkoliv, pokud obsahuje výše uvedené údaje. Pokud chcete cestujícím vyúčtování zjednodušit, je možné vytvořit elektronickou verzi cestovního příkazu nebo vytvořit vlastní, uzpůsobený potřebám konkrétní jednotky. Pro usnadnění je k dispozici vzor:

Nově není třeba uzavírat písemnou smlouvu o proplacení cestovních náhrad. K uzavření smlouvy dojde ústní formou - schválením cesty ze strany OJ a jejím vykonáním ze strany činovníka.

Náklady za cestu veřejnou dopravou
Do tiskopisu cestovního příkazu je třeba doplnit částky uvedené na jízdních dokladech. Není pochyb, že součástí nákladů jsou i oprávněné poplatky za místenku, příplatky za vlaky vyšších tříd, zavazadlo atd. Dříve směrnice omezovala proplácení nákladů ve vozech první třídy. S ohledem na množství různých tarifů, které dopravci používají, takto vyjádřené omezení ztratilo smysl. Zůstává tak na jednotkách (a i samotných činovnících), které náklady budou považovat za oprávněně vynaložené.
Směrnice taktéž umožňuje při použití auta proplatit náhrady do výše ceny jízdného veřejné hromadné dopravy. To může být možná varianta, která může být praktická pro daného činovníka (např. automobil potřebuje, fakticky cestu takto vykoná) a umožní se OJ na nákladech podílet. Je jasné, že náklady na použití auta jsou často výrazně vyšší. Součástí cestovního příkazu bude cena jízdného pro příslušnou cestu stažená z internetových stránek.  

Náklady za dopravu autem
Pro cestu autem je třeba vždy použít cestovní příkaz, částku náhrad vypočítat a zapsat tak, aby výpočet bylo možné zkontrolovat (tedy uvést použité údaje).

Nákladů za cestu se skládají ze dvou složek:

  1. náhrada za spotřebované pohonné hmoty (PHM)
  2. případné náhrady za opotřebení použití vozidla - (např. za sjetí pneumatik, spotřebu oleje apod.)

1. Výpočet pro stanovení ceny za skutečnou spotřebu

náhrada = spotřeba PHM pro kombinovaný provoz dle TP / 100 * cena za 1 litr PHM * počet ujetých km

Stanovení ceny za 1 litr PHM:

  • přiložením dokladu o jejich nákupu, který musí být vystaven ke dni spadajícího do období 3 měsíce před cestou nebo 1 měsíc po ukončení cesty (doklad nemá prokázat, že činovník nakoupil potřebné množství PHM, ale zdokumentovat, že v daném období se PHM nakupovaly za danou cenu)
  • NOVĚ lze stanovit cenu PHM dle průměrné ceny stanovené Vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí,  která je platná pro daný kalendářní rok (již dříve bylo možné ve výjimečných případech vyhlášku použít, nyní jde o způsob plně srovnatelný jako dodání dokladu o reálném nákupu).

Pro výpočet spotřeby pohonných hmot se použije údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem EU. Kombinovanou spotřebu je třeba zjistit z technického průkazu. U novějších aut jde o třetí údaj o spotřebě. U starších aut nemusí být kombinovaná spotřeba uvedena, v takovém případě se postupuje podle staršího přístupu průměrem ze všech uvedených spotřeb. Postup, jak tuto hodnotu zjistit, se pro jednotlivé normy liší a je uveden v tabulce na konci směrnice.

2. Náhrada za opotřebení použití vozidla

Podle rozhodnutí OJ je možné připočítat sazbu za 1 ujetý kilometr. Směrnice o proplacení cestovních náhrad umožňuje stanovit výši opotřebení v rozmezí 0 Kč - 3,50 Kč u dvoustopých vozidel, pro jednostopá vozidla to je částka 0 Kč - 1 Kč. 

KDY SE VYPLŇUJE CESTOVNÍ PŘÍKAZ A KDY NIKOLIV?

Směrnice určuje, kdy jde o služební cestu a kdy je možné běžně proplatit předložené doklady o dopravě vlakem či autobusem (stejně jako jakýkoliv jiný doklad).

Cestovní příkaz není třeba vyplňovat pokud:

  • skupina mladších členů a jejich doprovod jede hromadně veřejnou dopravou např. na oddílovou výpravu
  • člen mladší 18 let jede samostatně veřejnou dopravou (např. na tábor)
  • skupina členů starších 18 let jede hromadně veřejnou dopravou na akci (např. vzdělávací kurz)

Cestovní příkaz je třeba vyplnit:

  • při cestě autem vždy
  • člen/osoba starší 18 let, která jede samostatně veřejnou dopravou (např. porada vedení)

 

 

Petra Vlčková

koordinátorka dotací a pojištění

logo

Článek publikoval

Zobrazeno: 1738x

Práce s článkem

1
kladných hlasů

Klíčové výrazy

Diskuse o článku

3 Názory
Komentáře jsou dostupné jen přihlášeným členům Junáka.

Navigace:

  Nahlásit chybu