Registrace na pár kliknutí

Nahoru do: Řízení střediska

Pojďme se stručně podívat, jak zredukovat práci s registrací na pár kliknutí. Téměř všechny kroky můžeme totiž provést i kdykoliv předtím.

1. přidělení přístupových údajů do skautISu

skautIS přináší možnost jednotlivým lidem upravovat si své údaje – právě oni je přitom znají nejlépe (a třeba vám tak vyplní více kontaktních údajů, zkontrolují své kvalifikace). Doporučujeme vytvořit všem dospělým (případně roverům) účet ve skautISu; ten bude provázaný jen s jejich osobou a nebudou moci zasahovat do informací o oddíle či číst informace o dalších členech.

Pro snadný průběh registrace na úrovni střediska je klíčové, aby účty ve skautISu i s tzv. rolí Vedoucího/Administrátora oddílu měli vedoucí oddílů. Vedoucí tak kromě jiného mohou během roku upravovat nastavení časopisů svých dětí.

2. kontrola údajů členů

Máme-li již přístup k datům o našich členech, je možné je kdykoliv během roku aktualizovat – přijde-li nám nováček v září, po táboře přejdou vlčata ke skautům, někomu se změní telefon či adresa. Zejména zadávání nových členů patří mezi časově nejnáročnější etapy, které v lednu mohou vyvolávat stresové situace – na papírové přihlášce zapomněli rodiče vyplnit ulici, rodné číslo či ještě hůř kontakt a vy jste si toho všimli právě den před odevzdáním registrace.

Při přidávání nového člena se také můžete setkat se situací, kdy dotyčný již dříve chodil do jiného oddílu – pak vám skautIS nabídne možnost zažádat o jeho převod (který může trvat několik hodin či dní). U starých i nových členů, dětí i dospělých, může být třeba změnit typ časopisu, který chtějí dostávat.

U dospělých je třeba zkontrolovat také údaje o skautském vzdělání – bude-li některá kvalifikace chybět, skautIS umožňuje její zadání (naopak, narazíte-li na přebytečnou, umožňuje její smazání). Doporučujeme také nahradit roky 1900 skutečnými roky získání (podobně u funkcí). Povinným údajem u činovníků je kontaktní telefon a e-mail.

3. kontrola údajů oddílu či střediska

skautIS obsahuje celou řadu různých údajů o jednotkách, vesměs důležitých. Ke změnám dochází často v obsazení funkcí (zvláště u středisek po sněmech) a v kontaktních a náborových údajích – v tomto ohledu bude užitečnou záložkou Náhled náborových údajů, kde se přesvědčíte, zda se o vašem oddíle má veřejnost šanci dozvědět vše podstatné – například i nabírané věkové kategorie a jejich časy a místa schůzek.

Věnujte pozornost také vaší klubovně – máte ji u oddílu zadánu? Je označená jako „ke zveřejnění“? Nechybí u ní GPS souřadnice? Dokáží ji rodiče podle zadaného popisu najít?

Na záložce Časopisy máte přehled o všech časopisech v oddíle, zobrazuje vám také počet výtisků časopisu Skauting, který můžete zdarma nechat zasílat lidem z vedení oddílu.

Na úrovni středisek se kontrolují stejné věci, navíc zkontrolujte číslo bankovního účtu a existenci oddílů střediska (případně je zrušit).

4. samotná registrace

Zvládnete-li první tři kroky ještě v roce 2010, v lednu vás bude čekat již jen několik věcí. První bude vytvoření registračních kategorií ve středisku (podle toho, jak středisková rada schválila členské příspěvky). V další fázi je třeba všechny členy do některé kategorie zařadit – podle toho, kolik platí atd.

Zbývá jen registraci odevzdat – přitom proběhne její kontrola. Narazí-li systém na nějakou anomálii (chybějící vůdcovská zkouška u vedoucího oddílu, chybějící kontakt, adresa, dva vedoucí jednoho oddílu aj.), vyzve vás skautIS podle závažnosti buďto k okomentování problému (komentář pak uvidí středisko či okres) či vyřešení problému (u zcela zásadních zádrhelů). A je to.

Před registrací 2011 probíhá řada úprav a vylepšení skautISu, sledujte Skautskou křižovatku či úvodní stránku skautISu kvůli novinkám. Další informace najdete také ve směrnici a pokynu k registraci ve Spisovně.

Tým skautISu vám přeje rychlé a bezproblémové registrování.

Související dokumenty