....

Chyba na stránce: Příručka pro vedoucí středisek: 13. Základy řízení - Křižovatka"

URL: https://krizovatka.skaut.cz/stredisko/rizeni/2988-prirucka-pro-vedouci-stredisek-13-zaklady-rizeni?autologin=1"

ŘÍZENÍ STŘEDISKA

Příručka pro vedoucí středisek: 13. Základy řízení

Tuto kapitolu jsme pojali velmi prakticky a navazuje na všechny předchozí kapitoly o přebírání střediska, plánování, personalistice atd. Měla by shrnout vše podstatné k tomu, jak řídit střediskovou radu.

Co v této kapitole najdete? Tyto čtyři části:

  • Složení střediskové rady
  • Řízení střediskové rady a porad
  • SkautIS – jak pomůže s provozem a administrativou
  • Elektronická komunikace ve středisku a v organizaci

Složení střediskové rady

Vedoucí střediska může většinu věcí na středisku dělat sám, nebo může mít celý tým lidí, kteří mu s tím pomohou - střediskovou radu. Vedení týmu tj. plánování, rozdělení práce, rozhodování a kontrolu může mít na starosti on sám, naopak jednotlivé dílčí činnosti  zvládnou členové týmu, středisková rada.

 


 
Jak může vypadat taková rada (se stanoveným dress codem :))
 

Kdo je členem střediskové rady?

  • vedoucí střediska
  • zástupce vedoucího střediska
  • vůdci oddílů
  • volení členové střediskové rady
     

Vedoucí střediska zpravidla řídí zasedání střediskové rady, úkoluje jednotlivé členy, udržuje směrování střediska ke stanovené vizi a cílům. Tato vize by měla být sdílená, protože pokud by se odlišovala, nebude zřejmě vedení a fungování střediska úspěšné.

 

Jedná se o povinnou funkci (volenou ve dvojici se zástupcem) s hlasovacím právem.

 

 

Zástupce vedoucího střediska je pravou rukou vedoucího, měl by se podílet na všech zásadních rozhodnutích (je vhodné, když zásadní témata probere před jednáním v radě vedoucí střediska se svým zástupcem), měl by vedoucímu pomáhat při řízení rady a měl by být kdykoliv schopen vedoucího plně zastoupit (z pohledu právního jednání není rozhodné, zda jedná vedoucí střediska nebo jeho zástupce). Samozřejmě si můžou s vedoucím mezi sebe agendu řízení střediska rozdělit tak, aby jim to vyhovovalo.

 

 

Vůdci oddílů tvoří základ střediskové rady a kromě zastupování zájmů jednotlivých výchovných jednotek by se měli podílet i na realizování vize celého střediska. Nefungující středisko způsobuje komplikace činnosti oddílů. Jaké? Problémy s účtováním, neschopnost využít dotací a jiných forem financování činnosti, nemožnost sdílení zkušeností mezi oddíly, nedůvěru při přestupech dětí, drobení materiálu a vybavení atd. Středisková rada rozhoduje o věcech, které jsou pro oddíl důležité – schvaluje tábory, určuje roční rozpočet apod. Úkolem vedoucího střediska je motivovat vedoucí oddílů a zajistit, aby práce ve střediskové radě pro ně byla pozitivním zážitkem, zkušeností, jak je možné spolupracovat v rámci hierarchického uspořádání Junáka - českého skauta.

 

Funkce vůdce je povinná pro každou výchovnou jednotku, má hlasovací právo a získává se jmenováním vedoucího střediska. Vůdci oddílů jsou ve střediskové radě zastupitelní svými zástupci (vč. hlasovacího práva).

 

 

Volení členové střediskové rady se účastní kolektivního rozhodování o záležitostech střediska, které spadají do pravomocí rady – laicky řečeno mohou na střediskových radách hlasovat. Obsazení funkce je dobrovolné, může to tedy být každý ve středisku, kdo se chce zapojit do činnosti střediska. Není podstatné, jestli má nějakou konkrétní funkci, ale spíše jaké má zkušenosti, co do střediska přináší, čím může pomoci, jakou odpovědnost na sebe chce a může převzít. O počtu volených členů ve střediskové radě rozhoduje střediskový sněm.

  

 

Zpravodaje jmenuje vedoucí střediska se souhlasem střediskové rady (odvolávat může samostatně). Zpravodajové se účastní střediskových rad s hlasem poradním (tedy nehlasují, pakliže zároveň nezastávají jinou funkci, která jim to umožňuje – například volený člen střediskové rady) a pomáhají s řízením střediska. Příloha organizačního řádu zná množství zpravodajských funkcí (např. hospodářský zpravodaj, mediální zpravodaj, výchovný zpravodaj apod.). Je však nutno podotknout, že nejde o vyčerpávající výčet. Vedoucí střediska může jmenovat tolik zpravodajů, kolik pokládá za vhodné a náplň jejich činnosti závisí na jeho rozhodnutí, respektive na vzájemné domluvě. Zpravodaje si můžeme představit jako “střediskové ministry”, kteří odpovídají vedoucímu střediska za svůj “resort”. Asi nejčastějšími zpravodaji ve většině středisek jsou hospodářský zpravodaj, který spravuje střediskové finance, výchovný zpravodaj koordinující výchovnou činnost napříč oddíly střediska, organizační zpravodaj či tajemník pro záležitosti SkautISu a registrace atd.

 

 

Stále platí, že vedoucí střediska musí zajistit plnění veškerých povinností, které má jeho jednotka vůči samosprávě, státním orgánům či organizaci, odpovídá za řádné hospodaření střediska. K tomu, aby to vše zvládnul, potřebuje spolupracovníky, které pověří jednotlivými agendami. Jeho úkolem je najít dostatek takových spolupracovníků. Sám se pak může soustředit na reprezentaci, zajišťování dalších personálních/finančních a dalších zdrojů, rozvoj kontaktů apod.


Nestačí přemýšlet nad střediskovou radou jen jako nad skupinou lidí s funkcemi, vždy je potřeba za funkcí vidět konkrétní osobu s jejím charakterem, přednostmi i nedostatky. Pokud obsadíme funkci někým, kdo ji vlastně vykonávat nechce anebo na ni není ten správný „typ”, moc si nepomůžeme. Proto je vhodné vnímat v rámci střediskové rady nejen funkce, ale také týmové role (inspiraci můžete nalézt třeba u Belbinovy teorie týmových rolí) a motivace těch druhých.

 

 

Při hledání lidí do týmu (střediskové rady) by měl mít vedoucí střediska jasno, co konkrétně potřebuje zajistit (jakou činnost, funkci, akci), kolik to zájemci zabere času, co naopak může nabídnout (benefity, proplacení cesťáků, informace, klubovnu...) apod. Měl by si vytipovat vhodné kandidáty, ale zároveň dát prostor i případným zájemcům, kteří by se sami mohli přihlásit, protože je zrovna tato činnost zajímá, třebaže se zatím v dané problematice tolik neorientují. Stokrát lepší je méně zkušený člověk, který má o činnost zájem a je ochotný se učit, než špičkový odborník, který dělá věci z donucení a s nechutí, protože už třeba zastává jiné náročné funkce a je přetížený. V jakých vodách hledat “nové lidi” a jak se o ně starat více popisujeme v kapitole skautské personalistiky.

 

Naprostou nezbytností je pak se členy střediskové rady skutečně pracovat, mít zájem o jejich práci, oceňovat ji a podporovat. Lidé, kteří chtějí dělat ve středisku něco navíc, nerostou na stromech a vedoucí o ně musí pečovat, musí být leaderem, s kterým budou rádi a efektivně spolupracovat.

 

Řízení střediskové rady a porad

 

Jak často by se střediskové rady měly scházet? Jak je připravovat? Co tam řešit? A co pak s výstupy a se zápisem? O vedení porad existuje spousty materiálů a rozhodně se nemusíme omezovat jen na ty skautské. Stačí do google zadat „vedení porad”.

 


Obvyklý interval střediskových rad je jednou měsíčně. Určitě existuje mnoho situací, kdy může být lepší mít je častěji, nicméně zde je několik důvodů, proč má měsíční opakování smysl:

  • Je čas vše připravit – je prostor sesbírat informace (z okresní rady, z balíčku, od oddílů, z dalších zdrojů), připravit program a ještě si ho případně vzájemně opřipomínkovat a vlastně odsouhlasit ještě před radou. Snadno se pak dosáhne toho, že s týdenním předstihem všichni přesně vědí, o čem se bude mluvit a mohou se dobře připravit. 
  • Je možné mít určený obvyklý termín (něco ve smyslu třetí čtvrtek v měsíci), ale zároveň je dost času domluvit změny a třeba pomocí doodle (http://doodle.com/) určit jiné datum či čas schůzky.
  • Oddíly mají dost prostoru na své oddílové rady.

 


Na téma délky střediskových rad existuje více názorů. Část z nich uvádí, že rada by měla proběhnout do 60 minut a pokud je to nutné, lépe je udělat v nejbližší době další radu, než tu současnou natahovat. Jiné názory uvádějí jako optimální (únosnou) délku rady v rozmezí 90-120 min ovšem s jednou či více přestávkami. Je dobré, když si v radě domluvíte nějaký mezní čas, kdy chcete rady končit. Rozhodně se vyplatí, pokud samotný program naplánujete na kratší časovou dotaci, než ve skutečnosti rada má. Má se za to, že je vhodné ponechat 20% času na “nepředvídatelné” okolnosti, povídání apod. (a pokud by i bez nich rada skončila dřív, nikomu to jistě nebude vadit).

Co se na středisková radě má dít? Samozřejmě ideálně to, co se předem objeví v programu. Následující body rozhodně nejsou úplným výčtem, spíš inspirací, možností:

  • Stálé body – nejspíš má smysl je opakovat na každé radě, až na výjimky:
    • Zprávy oddílů – jak se oddílům daří, co potřebují řešit, zprávy o akcích (kde kdo byl a proč – cíle, jak to dopadlo, co ostatním doporučuje a nedoporučuje).
    • Okénka zpravodajů – pokud to potřebují – výchovní zpravodajové budou nejspíš chtít pravidelně informovat o nějakých akcích (vzdělávacích, celostátních, rádcovských kurzech a podobně) a možná také budou chtít zapojit nějaký pravidelný vzdělávací miniblok, hospodář možná uvítá pravidelné okénko na připomenutí termínů nebo na upozorňování na problémy či změny (a třeba předání dokladů po konci rady) apod.
    • Souhrn informací z organizace – informace z okresu a kraje, informace získané z balíčku a dalších “celostátních” zdrojů – tady je důležitý vhodný výběr, přemýšlejte, které informace členové střediskové rady potřebují a které ne.
    • Procesní věci – schvalování usnesení, kontrola minulých zápisů, procházení úkolů, změny programu a podobně
  • „Reaktivní“ body – objeví se na radě v předvídatelných termínech v průběhu roku, protože to třeba vyžadují nějaké předpisy nebo je to logické vzhledem k obvykle pořádaným akcím nebo jiným okolnostem:
    • schvalování táborů (nejpozději konec května/začátek června)
    • rozpočet a zpráva o hospodaření (podle hospodářského řádu nejpozději do konce dubna)
    • revizní komise a její agenda – přichází s ní revizní komise podle revizní řádu – jím má i určené termíny (obvykle konec dubna), takže si je nejspíš sama ohlídá
    • koordinace náborových akcí
    • plány oddílů
    • další věci, které vám pomůže pojmenovat kalendář střediskových činností
    • ...
  • „Proaktivní” body – tady uplatňujeme vlastní iniciativu, tvoříme a děláme svoje středisko takové, jaké ho chceme. Například prostřednictvím:
    • přípravy střediskové strategie a jejím průběžným vyhodnocováním. K tomu doporučujeme využít skautské Hodnocení kvality.
    • přípravy vlastních akcí střediska
    • aktivity pro členy střediskové rady – od teambuldingu přes zábavu až po vzdělávání


      valašský frgál - realita.png

Na uspořádání těchto bodů do programu existuje rovněž více pohledů. Jedny uvádějí, že se vyplatí vyřešit náročné nebo méně zábavné body v první části rady, ať již jsou jakéhokoliv typu výše zmíněného, jiné názory doporučují strukturovat body dle oblastí “organizační”, “výchovné” apod. Tyto metody je samozřejmě možné vhodně kombinovat a to i s dělením uvedeným výše (stálé, reaktivní a proaktivní body). 

Pro efektivitu porad je důležité najít vhodné vyvážení jejich formálního průběhu s neformálním povídáním a odbíháním od tématu. Pokud jako vedoucí porady dokážete přerušit nebo utnout člena, který mluví mimo téma, porady se značně zefektivní.

Kromě programu je tu ještě jedna otázka – zápis. Prakticky potřebujeme, aby zápis ze střediskové rady odpovídal na tyto otázky:

  • Kdy se rada konala a kdo tam byl?
  • O čem se mluvilo?
  • Co se rozhodlo?
  • Co se má dělat a dokdy?
 Je velmi důležité, aby vedoucí rady nebyl zároveň zapisovatelem, jelikož v takovém případě nemá možnost zastávat obě role pořádně. Někdy se osvědčuje i to, aby vedoucí střediska poradu nevedl, popř. ji vedl pouze někdy, pouze část. Má pak větší možnost zapojit se plně do diskuse nad tématy. Střídání se ve vedení porad dává ale také možnost ostatním tuto dovednost trénovat a vyzkoušet si poradu z “druhé strany stolu”.

SkautIS – jak pomůže s provozem a administrativou

 

Skautský informační systém (SkautIS) slouží hlavně ke shromažďování informací o členech – je tím „seznamem členů”, o kterém se mluví ve stanovách a zápisem do něj členství vzniká. Umí toho už ale mnohem více a nové funkce průběžně přibývají.

K čemu tedy může být skautIS užitečný vedoucímu střediska? Níže najdete stručný přehled. Detaily, jak to všechno udělat, buď zjistíte v nápovědě ke skautISu, nebo si jej můžete sami vyzkoušet v testovacím skautISu na adrese http://test-is.skaut.cz/.

 Skautis

  • Obsahuje údaje o všech členech střediska, jejich kontakty, civilní činnost, funkce a kvalifikace, vyznamenání, údaje o členství, členskou kartu, časopisy, STS, emaily a google apps (skaut.cz a případně další domény, včetně případně té střediskové) a účty a role ve skautISu.
  • V údajích členů střediska se dá vyhledávat (podle různých kritérií) a dají se také dělat různé exporty podle potřeby.
  • Akce – agendu kolem sněmů, táborů a vzdělávacích akcí je možné vyřizovat ve skautISu. Co to může znamenat konkrétně:
    • Tábor – všechna skautská hlášení, personální obsazení, místo, rozpočet a další údaje o táboře se zadávají ve skautISu a jsou tam k dispozici i zpětně.
    • Vzdělávací akce – pokud vaše středisko pořádá vzdělávací akci, tak se prakticky všechna potřebná administrativa včetně přidělování kvalifikací absolventům se odehrává ve skautISu. Více o tom ve speciálním návodu. Na záložce “Hledání” si můžete najít zveřejněné vzdělávací akce a u těch u kterých to tým akce povolil, se na ně rovnou ze skautISu přihlásit. Pro běžné vyhledávání vzdělávacích akcí však doporučujeme využít Databázi vzdělávacích akcí na Křižovatce, která je k tomu přímo určena. Na záložce “Moje akce” ve skautISu pak najdete všechny vzdělávací akce, které se vás týkají - jste jejími účastníky, pořádáte je apod.
    • Sněmy – skautIS eviduje delegáty, pomůže zadat výsledky, pohlídá konfliktní členství v komisích a umožňuje také přehledně archivovat a pak vyhledat všechny potřebné zápisy a dokumenty.
  • Členské benefity jako je skautská telefonní sít (STS) a Skautská energie nebo Skautské google apps se administrují ve skautISu. Odpovědná osoba (což nemusí být vedoucí střediska) tam schvaluje změny služeb, žádosti o přidání a podobně (existují i další benefity jako třeba levný software Techsoup, který však běží mimo administraci skautISu).ppv2_logo.png
  • Časopisy – všechno objednávání časopisů se děje ve skautISu - je tam vidět, kdo jaký časopis dostává, je možné to kdykoli změnit a jsou tam vidět všechny proběhlé rozesílky - tedy to, co kdo dostal a kdy.

A co je potřeba k tomu, aby se dalo těchto funkcí využívat? Mít ve skautISu účet, a to účet takzvaně „propojený” - spárovaný se záznamem o vaší osobě a jejím členství v Junáku - českém skautu. Ačkoli takový účet už většina lidí má, pro jistotu přidáváme dva návodné odkazy: první slouží k založení účtu a druhý pak pro propojení účtu a záznamu o členství ve skautISu. Po kliknutí na druhý odkaz už to bude požadovat přihlášení (účtem vytvořeným pomocí toho prvního odkazu), protože návod se sestavuje na míru a rovnou generuje potřebné kódy a odkazy.

Pro všechny, kteří už propojený účet mají, můžeme dodat, že existuje ještě třetí úroveň ověření skautISového účtu. Tou je takzvaný “ověřený účet”, ten aktuálně slouží k nahrávání výkazů o účetní závěrce a časem bude nabízet i další výhody. Měly by jej mít všichni vedoucí organizačních jednotek, jejich zástupci a členové revizních komisí.

 

 

 



I když už ale máte propojený (nebo dokonce ověřený) účet, nestačí to k tomu, abyste mohli skautIS využívat naplno. Potřebujete ještě skautISovou “roli”, což je soubor oprávnění k práci s daty ve skautISu. Pro vedoucího střediska je optimální role “vedoucí/administrátor střediska”. Většina vedoucích středisek ji nejspíš má, protože se automaticky nabídne k přidání při zadávání výsledků sněmu ve skautISu. Nicméně pokud takovou roli nemáte, může vám ji přidat někdo, kdo ji sám má (předchozí vedoucí střediska) nebo někdo s rolí vedoucího/administrátora nějaké nadřízené jednotky (typicky například předseda okresní/krajské rady, organizační zpravodajové příslušných rad a další...)

Pokud tedy máte propojený účet a přidělenou roli vedoucího/administrátora střediska (to si ověříte ve skautISu u své osoby, na záložce “účet a role ve skautISu”), můžete skautIS využívat ke všemu zmíněnému výše v seznamu. Rozhodně se hodí, pokud tuto roli nemáte ve středisku jen sami. Měl by ji mít organizační zpravodaj, člověk, co se stará o registraci, zástupce vedoucího střediska a podle potřeby i další činovníci.

 

Elektronická komunikace ve středisku a v organizaci

 

Střediskový web, emaily a skautská Křižovatka (https://krizovatka.skaut.cz) - to jsou nástroje, které nejspíše budete používat nejčastěji.

Střediskový web - důležité je mít rozmyšleno, co na něm má být. Co sdělit veřejnosti se můžete inspirovat v již vydané kapitole PR - KOMUNIKACE S VEŘEJNOSTÍ a co potřebujete komunikovat členům, oddílům, to je dobré společně promyslet a pak to udržet aktuální a relevantní. Pokud najdete někoho, kdo se tomu bude chtít věnovat a na střediskové radě si uděláte čas na úvodní brainstormig a potom na klíčová rozhodnutí o obsahu webu, máte vyhráno. S technickými otázkami pomůže projekt Dobrý skautský web - https://dobryweb.skauting.cz a hostovat můžete na skautském serveru, který je právě pro jednotky a akce určen.

Efektivně pracovat s emaily vám pomůže středisková emailová konference. Pokud ji ještě nemáte, na záložce „domény a google apps” na stránce střediska ve skautISu ji můžeme snadno založit, nastavit jí aliasy (různé emaily) a přidat členy.

INTERNÍ KOMUNIKACE

Pokud chcete, aby vám neunikla žádná důležitá informace o tom, co se v hnutí děje, je dobré sledovat 3 základní informační kanály:

  1. Křižovatku - https://krizovatka.skaut.cz, zde se všechny zprávy ukládají a jsou dohledatelné i zpětně. Je tu řada metodických věcí i novinek.informace_krizovatka.jpg

  2. Facebook - zajímavé zprávy z Křižovatky proniknou na FB SkautInfo - https://www.facebook.com/SkautInfo. Ta slouží na sdílení informací především pro činovnice a činovníky. To je rozdíl proti https://www.facebook.com/skaut, která je určena primárně ke komunikaci vnější.
  3. Emaily -  z Křižovatky chodí tři druhy emailů:
  • měsíčně - Balíček pro organizační jednotky (a každého, kdo si ho objedná) - souhrn toho nejdůležitějšího, praktické informace pro “provoz” střediska nebo VOJ, stejně jako pro vedoucí oddílů.
  • týdně - “Skautské novinky - týdenní přehled” za poslední týden, obvykle je vybrané a zdůrazněné hlavní téma, ale najdete tam vše, co se na Křižovatce za uplynulý týden objevilo.
  • nepravidelně - e-maily speciálně k různým tématům - od věcí speciálně pro vlčata a světlušky, přes hospodaření, organizaci, IT až po členské benefity. Dle svého zájmu si můžete vybrat z 13 tematických kategorií, které chcete odebírat.

Jak si odebírání emailů zajistit a další podrobné informace najdete na těchto odkazech:

 

Křižovatka

Množství výše uvedených a dalších informací, návodů a metodik je možné najít na Križovatce. Pokud se na ni přihlásíte stejným účtem a heslem jako do skautISu, získáte navíc přístup do důležitých sekcí, které jsou viditelné pouze členům Junáka - českého skauta.

řízení stř..jpg

Hlavním informačním rozcestníkem však pro vás jistě bude sekce Řízení střediska.

 


Jan Novák,  Michal Peroutka - Pérák, František Šereda - Moulin



 

logo

Článek publikoval

Zobrazeno: 796x

Práce s článkem

1
kladných hlasů

Diskuse o článku

0 Názorů
Komentáře jsou dostupné jen přihlášeným členům Junáka.

Navigace:

  Nahlásit chybu