....

Chyba na stránce: Předseda okresu - po zvolení - Křižovatka"

URL: https://krizovatka.skaut.cz/stredisko/rizeni/633-uvitaci-balicky/1382-predseda-okresu-po-zvoleni?autologin=1"

ŘÍZENÍ STŘEDISKA

Předseda okresu - po zvolení

Jak vykročit při přebírání funkce tím správným směrem a na nic podstatného nezapomenout? Jaké základní dokumenty okresu bys měl mít? Přečtěte si, co sněmem teprve začíná.

Skončil náš okresní sněm a já jsem nově předseda okresní rady Junáka (ORJ). Na co bych neměl zapomenout?


Předání funkce a věcí a dokumentů s ní spojených

Měl by ses s bývalým předsedou okresu domluvit na schůzce k předání všech potřebných dokumentů a dalších věcí, čím dříve, tím lépe. Ideálně do 30 dnů od zvolení do funkce.

Co si předat:

  1. okresní vyhlášky, usnesení okresní rady atd. (případně i archiv krajských vyhlášek, které se vás týkají),
  2. základní dokumenty okresu, přidělení IČO,… (viz dále),
  3. smlouvy a dohody s jinými subjekty,
  4. ostatní písemnosti (okresní spisovna, zápisy z okresních rad a jejich přílohy, rozpočty, revizní zprávy, inventarizační protokoly, výroční zprávy, okresní archív,…),
  5. hospodářská dokumentace (jaká je kde – např. účetnictví,…),
  6. inventář (zde je nutné provést mimořádnou inventarizaci majetku, pokud není možná inventarizace v plném rozsahu ihned, je třeba dohodnout termíny a vyjasnit, za co přebírá odpovědnost nový předseda okresu a za co ještě předávající),
  7. razítka, klíče od kanceláře a uzamčených „skladů",
  8. ostatní věci dle zvyků okresu.

Ne vše uvedené (účetnictví, archiv, jednotlivé věci z inventáře) nutně musíš jako nový předseda okresu osobně převzít, je ale třeba, abys nad těmito věcmi měl dobrý přehled.

O předání je třeba sepsat Protokol o předání a převzetí funkce (kde co nejpřesněji popíšete, co všechno jste si předali), a který oba podepíšete. Protokol je třeba vyhotovit 4× : jeden podepsaný výtisk zůstane trvale okresu, jeden si nechá předávající, další přebírající a jeden je zaslán nadřízené OJ (krajské radě Junáka).

Stejně tak bys měl přebrat věci od osob, které skončily v nějaké funkci a nikomu ji nepředávají (více se o tom dočteš v kapitole 5.4 Organizačního řádu Junáka – dále jen OŘJ).


Formální změny a úkony

  • změna sídla okresu – pokud sídlo okresu bylo dosud u bývalého předsedy okresu doma, ten zřejmě nebude chtít dál okresu vyzvedávat poštu apod. – v tom případě by okresní rada měla svým usnesením schválit změnu sídla na jinou adresu (máte-li sídlo trvale umístěno např. na adrese kanceláře či jedné z kluboven, nemusíte pochopitelně nic měnit); nové sídlo je třeba zadat také do skautISu, o změně vyrozumět své partnery (obecní úřad, Finanční úřad aj.) a změnit razítka atd. Ústředí zařídí změnu na MV ČR.
  • bankovní účet – měl bys zajít do banky, kde má okres vedený účet, a nastavit u něj dispoziční práva; máte-li okresní vyhláškou či jinak určeno, které funkce mají mít přístup k účtu, pak podle nich, jinak bývá obvyklé dispoziční právo pro předsedu okresu, zástupce předsedy okresu a hospodáře (ke změnám budou v bance takřka jistě vyžadovat základní okresní dokumenty, viz dále).
  • zápis ze sněmu – měl bys dohlédnout na to, že zápis je hotový se vším všudy včetně podpisů (předlohy pro zápisy jsou ke stažení na Křižovatce či předpřipravené ve skautISu; obecně je nutný podpis zapisovatele a podpis předsedy okresní rady, případně krajské. Zvažte, zda je vhodné, aby aspoň jedna osoba stvrzující zápis měla úředně ověřený podpis. Originál zápisu ze sněmu je základním dokumentem, který budeš potřebovat např. v bance. Oskenovaný zápis je třeba vložit do skautISu. Zápis stačí mít jednou, kraj si může v případě potřeby váš zápis ze skautISu stáhnout.
  • sněm a změny ve skautISu – po nahrání zápisu je třeba také zadat výsledky voleb a sněm uzavřít, čímž se provedou změny ve funkcích. Nezapomeň také na kontrolu Tvých kontaktních údajů i údajů okresu.

Získat přehled o důležitých věcech

  • zásadní hospodářské věci – měl bys mít jistotu, že hospodaření okresu je zajištěno; získat přehled o majetku okresu – jak inventáře, prostředků na účtu či v hotovosti, tak i pohledávek a závazků; zjistit termíny podávání žádostí o dotace či granty, které jsou pro váš okres zásadní (i termíny jejich vyúčtování); zajistit vedení účetnictví, případně podávání daňových přiznání, sestavení rozpočtu.
  • fungování středisek – měl bys mít u všech středisek pro začátek alespoň základní přehled o tom, jak fungují, jaké jsou jejich aktuální největší problémy; velmi podstatné je obsazení vedení středisek – měl bys od každého vedoucího střediska zjistit, jaké kvalifikace členové vedení středisek mají, jaké jsou jejich představy o fuknci okresní rady, nabídnout jim možnost obrátit se na tebe pro radu či pomoc.
  • kancelář (klubovna), základny, sklady – měl by ses dostat do obrazu, jaké prostory či nemovitosti okres vlastní či pronajímá (od koho, za jakou cenu a jakých dalších podmínek, najít nájemní smlouvy), zjistit, kdo od nich má klíče, případně zda mají své správce, jaké jsou další důležité skutečnosti (kde může hrozit ztráta klubovny, kde je nutná rekonstrukce, zda jsou nemovitosti pojištěné atd.

Nastartování okresní rady, rozdělení práce

Na okresním sněmu jsi kandidoval/a se svým zástupcem – ten by ideálně měl být základem tvého týmu a měl/a by ses s ním domluvit na rozdělení práce. Pro dobré vedení okresu bývá vhodné najít další osoby, které vám s některými věcmi pomohou. Příloha organizačního řádu (odkaz pod článkem) popisuje například rozdělení činností pro hospodáře, výchovného zpravodaje, mediálního zpravodaje, tajemníka, duchovního zpravodaje a další.

Rozdělení práce a odpovědnost za to, jak bude váš systém fungovat, je právě na Tobě-předsedovi okresu. Se souhlasem okresní rady můžeš jmenovat zpravodaje pro takové oblasti, které právě váš okres potřebuje (usnesení okresní rady o jmenování by se tak mělo objevit v zápise). Jmenování nových zpravodajů a jejich potvrzení novou okresní radou je vhodné udělat i v případech, kdy se fakticky zpravodajové nemění (nově navržení jsou titíž, co současní). Nezapomeň okresní radu svolat, není-li už daný termín.

Najít lidi ochotné pomoci nemusí být vždy jednoduché – ulehčit vše může co nejkonkrétnější zadání, co by tito lidé měli dělat; pomoc s problémy kolem jejich úkolů a poděkování za odvedenou práci. Aby všichni lidé po změnách na sněmu věděli, co se od nich očekává a jak orgány na okresu fungují, je možné doporučit všem k přečtení:

  1. články 128–161 OŘJ, které vysvětlují roli a činnost okresní rady, statutárního orgánu – předsedy okresu, revizní komise i zpravodajů
  2. Přehled a vlastnosti funkcí v Junáku (příloha Organizačního řádu a systemizace) – všechny popisy funkcí, které se týkají vedení okresu

Dosavadní a budoucí směřování okresu

Nové vedení okresu by mělo přezkoumat, zda poslání okresní rady zůstane stejné, či je po okresním sněmu třeba ho upravit – ať kvůli snaze nového vedení okresu dělat něco jinak, zavést nové věci nebo něco zrušit.

Rovněž je žádoucí připomenout si roční plán okresu (pokud nic takového okres nemá, tak alespoň informace o probíhajících aktivitách okresu a nedokončených procesech), aby nedošlo k nepříjemnostem, že nějaká aktivita okresu nebude dokončena – např. vyúčtování dotací či grantů, uzavření táborů včetně vyúčtování a revize, inventarizace apod.


Základní okresní dokumenty

Tyto dokumenty jsou zpravidla potřeba pro jednání s úřady jménem okresu (např. při žádání o grant):

  1. Stanovy Junáka – úředně ověřený výtisk stanov informuje úřad např. o tom, že okres má právní subjektivitu a že předseda okresu je oprávněn jeho jménem jednat (ověřené stanovy ti rádi pošlou z Kanceláře ústředí Junáka, když si napíšeš na skaut@junak.cz), jsou potvrzené od MV ČR, které Junáka vede v registru občanských sdružení pod č. j. VSP/1–1366/90-R
  2. potvrzení od MV ČR – tento dokument zasílá po změně sídla či názvu jednotky Kancelář ústředí Junáka, dokládá přidělení IČ tvému okresu (lze jej také nahradit tzv. veřejným výpisem ze základního Registru osob – ten lze snadno získat na CzechPointu)
  3. doklad o registraci na Finančním úřadě – okres je podle svého sídla registrován na odpovídajícím Finančním úřadě
  4. smlouva o vedení bankovního účtu – zejména pro žádosti o granty si chtějí úřady ověřit, zda účet uvedený v žádosti opravdu patří tvému okresu
  5. zápis z volebního sněmu – úřady si chtějí ověřit, zda jsi oprávněný jednat jménem okresu, tedy zda jsi byl zvolený do funkce předsedy okresu
  6. potvrzení ve funkci – od ústředí bys po dodání zápisu ze sněmu měl/a dostat potvrzení, kde se stvrzuje, že jsi byl/a do své funkce zvolen/a

Potřebuješ v něčem poradit?

  • zkus se zeptat svého předchůdce
  • zkus se zeptat ostatních předsedů okresu a předsedy kraje
  • domluv se a zajdi se podívat pro inspiraci na okresní radu k jinému okresu
  • napiš nám na skaut@junak.cz

 

 

 

logo

Článek publikoval

Zobrazeno: 579x

Práce s článkem

1
kladných hlasů

Diskuse o článku

1 Názor
Komentáře jsou dostupné jen přihlášeným členům Junáka.

Navigace:

  Nahlásit chybu