( Aktuální )
Zveřejněno 7. 2. 2023
Jan Chmelař
KÚJ – asistent organizačního zpravodaje
jan.chmelar@skaut.cz
Jana Hrnčířová
KÚJ – vedoucí pro administrativu a organizaci
jana.hrncirova@skaut.cz
Zodpovědná osoba: Ondřej Peřina (Jerry)

Změna sídla organizační jednotky

Pokud chce organizační jednotka provést změnu svého sídla, musí novou adresu včetně potřebných dokumentů zadat do skautISu. Návrh na změnu sídla následně zajistí Kancelář ústředí prostřednictvím soudu, který ji zapíše do spolkového rejstříku.

Všechny informace související se změnou sídla střediska (okresu, kraje či ZvOJ) najdete na této stránce a to včetně vzorů potřebných dokumentů. 

⚠️ Upozorňujeme, že změnu sídla jednotka dělá prostřednictvím skautISu a sama nesmí žádné změny posílat přímo na rejstříkový soud. Vždy postupujte dle níže uvedených informací.

Co vše je potřeba ke změně sídla

Pokud zvažujete změnu sídla vašeho střediska (okresu, kraje či ZvOJ), dobře si rozmyslete, kam ho nově umístíte. Sídlem organizační jednotky musí být vždy takové místo, kde se veřejnost může se zástupcem jednotky setkat a na kterou lze jednotce doručovat písemnosti. 

Obvyklá místa pro sídlo:

  • bydliště vedoucího - jedna z nejběžnějších variant, 
  • adresa klubovny - jen pokud má reálnou adresu a pravidelně zvládnete vyzvedávat poštu,
  • bydliště jiného činovníka - může to být zástupce vedoucího, hospodář nebo kdokoliv jiný, kdo dokáže přebírat poštu a následně ji také včas předat vedení jednotky.

Pamatujte, že s umístěním vašeho sídla musí souhlasit vlastník dané nemovitosti. Nemůžete tedy nové sídlo dát například do klubovny patřící městu, pokud s tím nesouhlasí.

Povinnou součástí adresy sídla je obec (případně také část obce, městská část, obvod), ulice (pokud v obci existuje), dále vždy číslo popisné nebo číslo evidenční (je-li přiděleno, pak také číslo orientační) a PSČ

Adresa sídla musí být existující adresou ověřitelnou v rámci RÚIAN . Nelze tedy zapsat „srub za městem, Praha“, ale musí jít o objekt s přiděleným číslem popisným či evidenčním. Pokud si nejste jisti, zkuste si nejdříve adresu dohledat (skautIS se v tomto snaží pomoci a napovídá adresy, které jsou v registru RÚIAN dohledatelné a opravdu existují).

Pro úspěšný zápis adresy nového sídla bude rejstříkový soud vyžadovat doklad  “o právním důvodu užívání prostor”. Jestliže nové sídlo není budova přímo ve vlastnictví jednotky, bude třeba doložit souhlas vlastníka s umístěním sídla v jeho objektu (s jeho úředně ověřeným podpisem, případně kvalifikovaným elektronickým podpisem).

Podle situace použijte jeden ze vzorů souhlasu vlastníka s umístěním sídla jednotky:

Kromě dokladu “o právním důvodu užívání prostor” bude rejstříkový soud také požadovat doložení rozhodnutí příslušného orgánu jednotky o změně sídla. Změna sídla běžně patří do pravomoci střediskové rady (rady OJ), není třeba kvůli změně sídla svolávat sněm. Výsledkem bude v zápise uvedené a schválené usnesení potvrzující změnu sídla na konkrétní novou adresu.

Na rejstříkový soud se neposílá celý zápis, ale jen výpis potvrzující změnu sídla. Doporučujeme použít připravený vzor: 

Nakonec organizační jednotka zadá novou adresu i se všemi dokumenty do skautISu a vyčká, až Kancelář ústředí zpracuje návrh na změnu údajů ve spolkovém rejstříku. Tu pak přímo KÚJ odešle rejstříkovému soudu, který během cca 3 týdnů změnu provede a zveřejnění ve spolkovém rejstříku.

Sama organizační jednotka nic na soud neposílá.

Zajištění potřebných dokumentů

K provedení změny sídla je nutné (až na velmi specifické výjimky popsané dále) doložit všechny dokumenty s úředně ověřenými podpisy a provedenou autorizovanou konverzí do elektronické podoby (alternativně mohou být rovnou opatřeny kvalifikovaným elektronickým podpisem). 

Typicky tak na CzechPOINT musí vyrazit vedoucí střediska i majitel nemovitosti.

💡Jestliže nové sídlo bude v objektu, který vlastní přímo vaše organizační jednotka a tato skutečnost se dá dohledat v online nahlížení do katastru nemovitostí, žádný další souhlas majitele není potřeba.

Souhlas majitele nemovitosti

Dle situace použijte jeden ze vzorů souhlasu vlastníka nemovitosti: 

⚠️ Pozor, souhlas vlastníka nesmí být starší 3 měsíců. Nelze použít souhlas z dávné minulosti.

Aby byl dokument rejstříkovým soudem uznán, musí být podpis úředně ověřen (příp. uznán za vlastní). Úředník na CzechPOINTu na základě občanského průkazu vlastníka provede ověření osoby a jeho podpisu na dokumentu. Ten následně opatří tzv. legalizační doložkou - zkontrolujte si, že tam jsou opravdu vypsány údaje o dané osobě.

Protože veškerá komunikace s rejstříkovým soudem probíhá elektronicky, je třeba na CzechPOINTu nechat podepsaný dokument autorizovaně zkonvertovat do elektronické podoby. Tuto konverzi může případně nechat udělat až jednotka a tím ušetřit majiteli správní poplatek (spolky za konverzi na úřadě neplatí - podrobně viz CzechPOINT a poplatky).

Rozhodnutí organizační jednotky

Změnu sídla je třeba schválit na střediskové radě a také uvést do zápisu. Rejstříkovému soudu se však nepředkládá celý zápis, ale jen výpis obsahující rozhodnutí o změně sídla.

Použijte k tomu připravený vzor: 

Ověřené podepsání dokumentu následně musí zajistit vedoucí organizační jednotky nebo jeho zástupce.

Aby byl dokument rejstříkovým soudem uznán, musí být podpis úředně ověřen (příp. uznán za vlastní). Úředník na CzechPOINTu na základě občanského průkazu vedoucího či jeho zástupce provede ověření osoby a jeho podpisu na dokumentu. Ten následně opatří tzv. legalizační doložkou - zkontrolujte si, že tam jsou opravdu vypsány údaje o dané osobě.

Následně je třeba na CzechPOINTu nechat podepsaný dokument autorizovaně zkonvertovat do elektronické podoby. Dokument si nechte nahrát do Úschovny CzechPOINTu, odkud na základě kódů obdržených od úředníka musíte finální PDF co nejdříve stáhnout. Pokud byste to neudělali do 30 dní, dokument se smaže a budete muset návštěvu CzechPOINTu opakovat. 

Pokud vše provedete na CzechPOINTu na úřadě, nebudete muset za ověření podpisu ani konverzi dokumentu platit. Podrobnosti viz CzechPOINT a poplatky.

Jakmile máte potřebné dokumenty v PDF z úschovny CzechPOINTu stažené, konečně můžete změnu sídla zadat k vaší jednotce do skautISu. Změnu sídla je poté třeba zadat do skautISu, při uprávě adresy je potřeba vložit příslušné dokumenty - Souhlas o užívání (není-li nemovitost v majetku jednotky) a Rozhodnutí rady o změně sídla.

Kdy není třeba nový souhlas vlastníka

💡Jestliže sídlo jednotky bude v objektu, jehož majitelem je přímo ta stejná organizační jednotka a toto vlastnické právo lze dohledat v katastru nemovitostí , pak není souhlas vlastníka vůbec potřeba ("organizační jednotka sama sobě souhlas nedává").

⚠️Pozor, pokud objekt nevlastní přímo daná jednotka, souhlas potřeba bude. Např. pokud by středisko měnilo sídlo na adresu klubovny vlastněné skautským okresem, musí středisko souhlas od skautského okresu získat (vlastníkem je jiná právnická osoba).

💡Pokud je majitelem nemovitosti obec a jednotka má k jejímu využívání nájemní smlouvu, ve které je souhlas s umístěním sídla přímo uveden a zároveň je smlouva vložena do tzv. registru smluv (dle zákona č. 340/​2015 Sb. ), nebude potřeba žádný další souhlas získávat.

⚠️ V takovém případě je nutné do dokumentu s rozhodnutím střediskové rady o změně sídla uvést informaci, že souhlas vlastníka je uveden ve smlouvě o užívání prostor, která je online dohledatelná v registru smluv. Do skautISu následně místo samostatného nového souhlasu vlastníka nahrajete obyčejně smlouvu staženou právě z registru smluv .

⚠️Upozornění: V případě, že nemáte s obcí nájemní smlouvu s uvedením souhlasu nahranou do veřejného registru smluv , je nutné úplně standardně získat souhlas obce s ověřeným podpisem (příp. kvalifikovaným elektronickým podpisem) oprávněné osoby. Na menších obcích to bývá běžně starosta, na větších to zpravidla řeší nějaký úředník, který má nemovitosti obce na starosti.

Jak změnu sídla a dokumenty zadat do skautISu

Novou adresu a souhlas majitele vložíte do skautISu na stránce jednotky, na první záložce  "Základní údaje". Na konci stránky klikněte na tlačítko “Upravit”, abyste mohli provést potřebnou změnu.

Nyní vyplňte novou adresu sídla - skautIS vám zároveň bude našeptávat skutečně existující adresy. Nezapomeňte správně zaškrtnout, zda je či není objekt vlastněn jednotkou. Nakonec klikněte na tlačítko "Uložit" dole pod formulářem. 

Následně se zobrazí stránka, kde musíte nahrát potřebné dokumenty. Vždy to bude dokument s rozhodnutím rady o změně sídla, a pak dle situace (viz informace výše) i souhlas vlastníka nemovitosti s umístěním sídla.

Je-li vše v správně nahrané, kliknete na “Uložit všechny změny” a máte hotovo.

⚠️Upozornění: Nová adresa sídla jednotky je platná až od okamžiku, kdy je skutečně zapsána soudem do spolkového rejstříku! Do té doby používejte původní adresu. Zápis a zveřejnění nové adresy trvá cca 3 týdny.

Jako potvrzení o sídle jednotky slouží výpis ze spolkového rejstříku. Ten je možné kdykoliv pro jednotku (např. pomocí IČO) najít online na webu or.justice.cz .

Podrobnosti ke spolkovému rejstříku, vyhledávání v něm a výpisech najdete přímo v sekci Spolkový rejstřík

Směrnice ke stažení

Závazné informace související se zápisy změn o organizačních jednotkách do spolkového rejstříku a jak rychle je nutné změny do skautISu zadávat, najdete ve vnitřním právu organizace.

Nevíte si rady?

Ozvěte se do Kanceláře ústředí, ideálně přímo na rejstrik@skaut.cz , kde se vám pokusíme pomoci a vaše dotazy odpovědět. 

Byla tato stránka užitečná?
Děkujeme!
Pomozte nám Křižovatku vylepšit!

Prosím napiš nám, co je na této stránce špatně. Co chybí, či přebývá. Co je nejasné. Co jsi hledal. Doporučujeme vyplnit kontakt, obzvláště, pokud očekáváš reakci. Budeš-li chtít, napiš nám i něco o sobě – kolik ti je let, jakou funkci ve středisku/oddíle máš a odkud jsi.