....

Chyba na stránce: Nové přihlášky a texty nových poučení k přihláškám členů (aktualizováno k 25. květnu 2018) - Křižovatka"

URL: https://krizovatka.skaut.cz/zpravodajstvi/3895-nove-prihlasky-a-texty-novych-pouceni-k-prihlaskam-clenu?autologin=1"

Nové přihlášky a texty nových poučení k přihláškám členů (aktualizováno k 25. květnu 2018)

Nové přihlášky a texty nových poučení k přihláškám členů (aktualizováno k 25. květnu 2018)

V souvislosti s novelou ochrany osobních údajů (tzv. GDPR) přidáváme informace a vzory dokumentů, a tak v sekci Ochrana osobních údajů naleznete nové vzory přihlášek. V tomto souhrnném článku najdete přihlášky pro členy (ve verzi přímo k tisku či vyplnění), tak i nové texty poučení na přihlášky členů (v upravitelné verzi pro vlastní grafiku), stejně tak odkazy na táborové přihlášky (klíčové pro nečleny).

Od 25. května 2018 je třeba používat už jen nové upravené přihlášky s novým textem poučení (tak jak jsou uvedeny v odkazech v tomto článku). Nové přihlášky jsou v patičce označeny "ver. 05/2018". Doporučujeme si na Křižovatce stáhnout a v oddíle i středisích používat oficiální nové přihlášky, které plně vyhovují požadavkům nového evropského nařízení pro ochranu osobních údajů (dále jen Nařízení). Pokud jste zvyklí používat vlastní přihlášky, pohlídejte si, abyste je aktualizovali a měli na nich správný nový text zahrnující všechny náležitosti nové právní úpravy dle vzoru poučení k přihláškám z Křižovatky.

Nové přihlášky existují stále v několika podobách, jak jste zvyklí doposud. Zároveň jsme však základní verzi přihlášky, která je rovnou určena k tisku bez nutnosti dalších úprav, upravili tak, že obsahuje najednou jak poučení, tak políčka pro zadání základních osobních údajů v minimálním rozsahu o členovi i případně alespoň jednom zákonném zástupci. Tuto přihlášku si můžete vytisknout a rovnou používat, nebo ji (v případě, že to pro činnost v oddíle potřebujete) můžete opět doplnit o vhodně realizovaný rozšiřující evidenční list s jehož pomocí sesbíráte i další osobní údaje (doplňující údaje můžete sbírat i elektronicky). Nadále však platí, že je nutné mít od členů přihlášku do organizace, která obsahuje poučení k osobním údajům, prohlášení a souhlas člena či zákonného zástupce. Samostatný evidenční list, který neobsahuje poučení a podpisy, nenahrazuje přihlášku člena do organizace a nelze ho tedy zcela samostatně použít (samostatný formulář slouží pouze jako případná příloha přihlášky).

V sekci nových přihlášek naleznete přihlášku pro mladšího i dospělého člena vhodnou přímo k tisku, případně i verze dokumentů k vlastní grafické úpravě včetně rozšiřujícího evidenčního listu. Poslední aktualizovanou přihláškou je přihláška na skautské akce určená pro neplnoleté nečleny, kterou byste využili v případě účasti nečlena na akci či táboře, když potřebujete osobní údaje evidovat i od nečlenů.

Na základě podnětů jsme doplnili i PDF verzi přihlášek mladších i dospělých členů, které je možné vyplnit pohodlně elektronicky v počítači a teprve následně je nutné je vytisknout a podepsat. Pokud se rozhodnete používat v oddíle (či středisku) tyto PDF formulářové verze, doporučujeme nejprve doplnit úplný název střediska, IČ a adresu (to lze udělat třeba v bezplatném Adobe Reader) a až následně rodičům a dospělým členům zasílat PDF již s takto vyplněnými údaji střediska.

U přihlášek na akci pro nečleny si pohlídejte, abyste od 25. května 2018 používali opravdu jejich novou podobu. V případě přihlášek na tábor pro členy platí, že můžete bez obav použít ty stávající (současná přihláška na tábor ani její aktualizace totiž nemusí řešit poučení k osobním údajům, neboť to řeší přihláška do organizace, a tak maximálně obsahují odkaz na poučení). Níže přihládáme pro úplnost i připravené kompletní nové vzory přihlášek na tábor ve verzi pro členy i nečleny.

Znovu připomínáme, že pokud máte od stávajících členů řádně vyplněné a podepsané přihlášky a evidenční listy, které jsou do současnosti ke stažení na Křižovatce nebo máte vlastní přihlášky obsahující požadované povinné části dle předpisů, není nutné resp. je naprosto zbytečné, abyste rozdávali vašim současným členům přihlášky nové a nutili je znovu podepisovat. Nové přihlášky využijete jen pro nově příchozí členy po 25. květnu 2018.

Pokud máte k novým přihláškám a evidenčním listům jakékoliv dotazy nebo připomínky, pište na registrace@skaut.cz. Další informace naleznete v sekci Ochrana osobní údajů.

Jan Novák
koordinátor pro oblast organizace
 
Ondřej Peřina (Jerry)
zpravodaj pro ICT a organizaci

 


 

Nové verze přihlášek, splňujících všechny náležitosti GDPR (tedy ty co je nutné v oddílech a střediscích používat nejpozději od 25. května 2018), vždy snadno poznáte podle označení v patičce každé stránky dané přihlášky, které určuje měsíc vydání. Nové verze přihlášek jsou označeny "ver. 05/2018" (v budoucnu i novějším měsícem a rokem).

 

Přihláška a evidenční list pro děti a mladistvé

Přihláška a evidenční list pro dospělé

Přihláška na akci (pro nečleny):

Vzor přihlášky na tábor:

 

 


 

 

Záznamy o činnostech zpracování

Součástí agendy řádného zpracovávání osobních údajů je dle GDPR i vedení tzv. záznamů o činnostech zpracovávání. V rámci běžné skautské činnosti se ve všech organizačních jednotkách řeší dvě základní činnosti - evidence členů pro spolkovou činnost a evidence související s akcemi ve vztahu ke členům i nečlenům. Pro tyto agendy musí organizační jednotka vést tabulku evidující danou činnost (pomáhá k identifikaci jaké údaje, z jakého důvodu, s jakými opatřeními, případně jak dlouho jsou údaje zpracovány). Uvedená podoba je povinná a odpovídající zpracovávání osobních údajů v jednotkách dle poučení na přihláškách.

Jednotky, které navíc dělají další rozšiřující činnosti (týká se jen zlomku jednotek, které cíleně dělají i další činnost) mají možnost využít další připravené vzory a ty buď přímo využít, nebo upravit - takovou aktivitou "navíc" je například pronajímání základny či vybavení a s ním související evidence osobních údajů.

 

logo

Článek publikoval

Zobrazeno: 6406x

Práce s článkem

2
kladných hlasů

Diskuse o článku

29 Názorů
Komentáře jsou dostupné jen přihlášeným členům Junáka.

Navigace:

  Nahlásit chybu