Více k poučení ohledně osobních údajů na přihláškách
Seznámení se se způsobem zpracovávání a nakládání s osobními i citlivými údaji osoby, důvody k jejich zpracovávání i případný výslovný či "doplňkový" souhlas, je nedílnou součástí vstupu osoby do Junáka - českého skauta. Toto vše člen, případně jeho zákonný zástupce, potvrzuje na přihlášce ke vstupu do organizace. Všechny osobní údaje jsou Junákem - českým skautem i jeho činovníky zpracovávány řádně a v souladu s evropskou i českou legislativou a plní platné požadavky GDPR i navazujících zákonů.
Přihlášky do organizace pro nové členy
Přihláška nováčka obsahuje jednotné poučení k nakládání s osobními údaji ve všech oddílech a střediscích v rámci Junáka - českého skauta a deklaruje, že osobní údaje budou zpracovávány řádně bez ohledu na místo působení člena.
Údaje v rámci poučení k osobním údajům na přihlášce označené jako povinné, jsou nutnou podmínkou členství. Jestliže není takový údaje vyplněn, nemůže se osoba stát členem Junáka - českého skauta. Dotčené údaje jsou nutné k zajištění skautské činnosti a také zákonných i dalších povinností s tím spojených.
Nepovinné údaje mohou být vyplněny v rámci přihlášky (respektive tzv. evidenčního listu) nebo doplněny kdykoliv později. Jejich neuvedení není překážkou v členství a i bez nich se může osoba stát členem organizace.
Podrobné znění poučení k osobním údajům je součástí nejen papírových, ale i elektronických přihlášek, které lze vyplňovat online. Text poučení si lze také přečíst na tomto webu v rámci sekce k osobním údajům a GDPR
.
Doplňkové souhlasy na přihláškách
S ohledem na více jak stoletou historii naší skautské organizace, je možné poskytnout doplňkový souhlas se zpracováváním osobních údajů i po ukončení členství. Takové údaje nejsou činovníkům organizace běžně dostupné a standardně s nimi nemohou ani pracovat. Slouží pro situace, kdy je vhodné bývalé členy oslovit a pozvat například na výroční akci (např. setkání oddílu/střediska po 20 letech) nebo informovat o současné činnosti či vyzvat ke spolupráci s organizací ve chvíly, kdy to může být pro bývalé členy zajímavé.
Budeme rádi, pokud takový souhlas naší organizaci udělíte.
Poznámka: Bez ohledu na udělení či neudělení tohoto doplňkového souhlasu jsou po ukončení členství vždy odstraněny všechny citlivé osobní údaje, neboť ty organizace potřebuje pouze k zajištění bezpečné činnosti v době členství osoby v organizaci. Později již nejsou nikdy uchovávány.
V rámci skautské činnosti vznikají fotografie či audiovizuální záznamy (video apod.) zachycující jednotlivé členy během skautské činnosti. Udělením tohoto doplňkového souhlasu může být takový materiál zveřejněn např. na veřejné nástěnce oddílu (jednotky), na webových stránkách dané jednotky a obdobných místech. Jde tedy o místa, kde má daná jednotka přehled o tom, kde jsou materiály uloženy a zveřejněny.
Typicky jde o sdílení fotografií a materiálů s členy a jejich rodiči (např. fotografie z proběhlé výpravy dostupné na webových stránkách oddílů - mohou i nemusí být zabezpečeny například speciálním heslem - jsou dostupné i ostatním členům jednotky či rodičům). Součástí není zveřejňování na sociálních sítích ani označování - identifikace - osob v rámci sociálních sítí.
Budeme rádi, pokud takový souhlas naší organizaci udělíte a bude možné běžně skautskou činnost se všemi jejími členy prezentovat pomocí uvedených komunikačních a prezentačních kanálů.
Jsme si vědomi, že používání sociálních sítí může být někdy komplikované. Přesto mnoho skautských jednotek a akcí má své prezentace řešeny právě prostřednictvím Facebooku, Instagramu apod. Pokud v rámci přihlášky udělíte tento doplňkový souhlas, bude možné na sociálních sítích zveřejňovat z běžné skautské činnosti i fotografie a videa daného člena.
Jestliže máte z uveřejňování fotografií a audiovizuálních materiálů na sociálních sítích obavy, tento souhlas není třeba udělovat. Pokud však tento souhlas udělíte, usnadníte prezentaci činnosti jednotky či akce jak s ostatními členy a rodiči, tak i širší veřejností.
V rámci běžného zpracování osobních údajů standardně dochází ke kontaktu s členy a jejich zákonnými zástupci např. ohledně výprav, fungování oddílu, ale také třeba v rámci využívání skautských metodických materiálů a dalších nástrojů přímo souvisejících se skautskou činností. To je běžnou součástí naší činnosti a je to nutné pro fungování jednotek, organizace i podílení se členů na činnosti.
Ovšem doplňkový souhlas k dalším marketingovým a informačním účelům, který je možné na přihlášce volitelně udělit, se týká zcela jiných věcí, které nemusí přímo souviset s naší skautskou činností, ale budou spíše zajímavé pro osobní využití jednotlivými členy.
Tento doplňkový souhlas může být využit například pro komunikaci ohledně nabídky dalších služeb, které mohou být pro členy organizace (příp. jejich zákonné zástupce) užitečné, ale nemusí se skautskou činností souviset. Může jít například o nabídky služeb a produktů zcela nad rámec skautské činnosti, které mohou využít jednotlivé osoby pro své osobní potřeby jinak nesouvisející s členstvím v organizaci.
Pokud se rozhodnete nám tento doplňkový souhlas udělit, budeme rádi. Přesto nepředpokládáme, že bychom takové marketingové informace běžně členům zasílali.
Další přihlášky na akce v rámci skautské činnosti
Kromě přihlášek do organizace Junák - český skaut, se můžete setkat i s přihláškami na skautskou akci či přímo na tábor. V těchto případech je nutné, aby účastníci akce potvrdili svou účast závazným odevzdáním takové přihlášky.
Účastníci akce, kteří jsou již členy Junáka - českého skauta, odevzdávají případnou přihlášku bez poučení o zpracování osobních údajů a dalších informací, neboť to se řídí již poučením na přihlášce do organizace. Všichni potenciální účastníci akce, kteří však nejsou členy Junáka - českého skauta, musí odevzdat přihlášku včetně poučení o zpracování osobních údajů a dalších informací pro nečleny.
V rámci elektronických přihlášek na tábor realizovaných prostřednictvím systému skautIS je řádně řešena ochrana a zpracování osobních údajů pro členy i nečleny organizace.
