Informace k textu článku: Vydáno v září 2020, aktualizováno k únoru 2022.

Naše středisko má vlastní datovou schránku od roku 2010 a díky tomu jsme spoustu byrokratických bojovek naznačených v úvodním odstavci nemuseli absolvovat.  Naše zkušenosti by mohly pomoci dalším střediskům, obzvláště v době pandemie koronaviru, pokusím se o ně tedy v tomto článku podělit.

Co je datová schránka a k čemu je

Pozadí datovek aneb proč je tu máme: před rokem 2009 se zejména úřady (včetně soudů aj.) často trápily tím, že se úřední dopisy nedařilo doručit (zejména v případě různých podvodníků, kteří se tím vyhýbali spravedlnosti). Tento problém vyřešil ambiciózní projekt, jehož cílem bylo zejména přivést státní správu aspoň z části do elektronické doby.

Stát umožňuje každému občanovi nebo právnické osobě (firmy, advokáti apod. to mají dokonce povinně) zřídit si tzv. datovou schránku, což si můžete představit třeba jako webmail. Datová schránka má svůj identifikátor (např. naše středisko má m53utbp), což je pak analogie e-mailové adresy (nicméně při odesílání zpráv lze snadno vyhledávat příslušný úřad nebo jiného adresáta i podle názvu). Když si vedoucí střediska (zapsaný v rejstříku) zajde na CzechPOINT a zažádá o zřízení datové schránky pro středisko, za týden dva mu přijde dopis do vlastních rukou s přístupovými údaji. Ty zadá na webu www.mojedatovaschranka.cz  a přihlásí se.

Doručování a vůbec používání téhle schránky pak má následující zajímavé vlastnosti:

• úřady do ní musí posílat všechnu korespondenci (s pár výjimkami jako stavební výkresy)
• nastavíte si upozorňování (e-mailem zdarma, SMS placeně), takže když vám tam něco přijde, dozvíte se to včetně odesílatele (je nutné nastavit zvlášť - rozšířený obsah notifikace)
• vše, co do ní úřady pošlou, se považuje za „doručené“ okamžikem přihlášení uživatele do datové schránky (a pokud k němu nedojde, pak za 10 dnů od doručení do schránky) - to má zásadní dopad na nejrůznější lhůty, např. pro odvolání se. V opačném směru, tedy k úřadům, se podání považuje za doručené okamžikem dodání do datové schránky úřadu - tedy prakticky ihned! - ten dnešní grant tedy ještě stihnete!)
• na rozdíl od papírového „doručení“ je tady jasně doložený i obsah přijatých dokumentů - co konkrétně jste úřadu poslali (nebo on vám), i u starších zpráv lze ověřit, zda systémem datových schránek prošly

• ve směru od střediska na úřad máte možnost volby:

  • buďto pošlete zprávu datovou schránkou (zdarma a s výhodami uvedenými dále),
  • nebo můžete stejně jako dosud použít papírový dopis, e-mail atd. (s výjimkou daňového přiznání apod., viz dále)
• cokoliv, co je přes datové schránky posláno, je laicky řečeno na úrovni dokumentu opatřeného podpisem statutárního orgánu (a v praxi je brán i jako ověřený podpis) - nemusíte nikam nosit Stanovy, výpis ze spolkového rejstříku, zápisy ze sněmu, ověřovat podpis, prostě jen ze střediskové schránky pošlete zprávu. Otázky spojené s převáděním pravomocí vedoucího střediska (statutárního orgánu) na další uživatele datové schránky jsou předmětem vyjasňování - viz článek  a stanovisko soudu .
• cokoliv, co je z a do datové schránky posláno, si můžete nechat tzv. zkonvertovat - tedy vyrobit z toho úředně ověřenou papírovou verzi (pozor na certifikáty – viz úskalí níže); z rozhraní datové schránky to jde jedním kliknutím u přílohy, vytisknete si papírek s kódem a na CzechPOINTu vám to (pro spolky na úřadech zdarma) ověřeně vytisknou (více také v Kdy nemusíme platit správní poplatek )
• existují i tzv. Poštovní datové zprávy, které si mohou zasílat i firmy či občané mezi sebou navzájem - stojí méně než doporučený dopis  a v době koronaviru se nám podařilo přimět některé neochotné dodavatele (správní firma nemovitosti, kde máme klubovnu), aby místo dopisu s pruhem poslali dokument datovkou. Jelikož coby právnické osoby máme jejich příjem zapnutý (povinně), mohou nám takto také psát např. rodiče či firmy.

Do datové zprávy se nepíše žádný text (jen předmět), ale přikládají se tam přílohy – typicky PDF, ale dovolené jsou např. TXT, RTF, JPEG, XML.

Ve vaší schránce pak zprávy zůstávají standardně 90 dnů (můžete si je stáhnout buď jako jednotlivé přílohy, nebo celou zprávu se všemi souvisejícími informacemi ve speciálním formátu ZFO, který umí otevřít např. FormFiller ), pak se smažou. Je možné připlatit si službu Datový trezor, který zprávy uchovává dlouhodobě (ceník  je dle počtu zpráv) nebo je stahovat pravidelně třeba aplikací Datovka .

Hlavní výhody

• příjem zpráv: odpadá nutnost chození na poštu pro dopisy z úřadů (nebo riziko ztráty obsílky někde v klubovně)
• příjem zpráv: rychlost – zprávu od úřadu si můžete obratem přečíst odkudkoliv
• odesílání zpráv: máte možnost odkudkoliv zdarma a rychle posílat za středisko na úřad zprávy, které jako by měly “ověřený podpis statutárního orgánu”

Jak zjistím, komu mohu napsat?

• píšeme tu „úřadům“ - zákon pro to má pojem OVM, orgány veřejné moci - státní orgány, územní samosprávné celky, státní fondy, zdravotní pojišťovny, Český rozhlas, Česká televize, samosprávné komory zřízené zákonem. My si tak typicky píšeme s obcemi (ohlášení táborů, granty, zábory), finančním úřadem (daňová přiznání), katastrem, KHS (tábory)
• placené Poštovní datové zprávy můžete poslat i komukoliv dalšímu, kdo datovou schránku má a má povolený jejich příjem (např. vlastník louky, firma, správa povodí aj.); ze zákona to jsou všechny schránky právnických osoby a podnikatelů.
• adresář pro hledání je přímo v rozhraní datových schránek, ale můžete si to předem ověřit i bez přihlášení  (zlaťáky znamenají, že přijímají Poštovní datové schránky, bez nich jde o OVM)

Prakticky na středisku

• používali jsme už dříve kontaktní adresu střediska info@hiawatha.cz , která chodí nejméně vedoucímu, zástupkyni, hospodářce
• tenhle e-mail jsme nastavili jako příjemce notifikací na nové zprávy do datové schránky (aby tak více osob vědělo, že něco došlo)
• vedoucí střediska může po přihlášení do schránky založit i další účty tzv. pověřených osob, kterým může nastavit práva (např. aby hospodářka mohla odeslat daňové přiznání či jí umožnit jen čtení zpráv)
• v datové schránce si může každý její uživatel nastavit zasílání upozornění e-mailem či SMS
• ten, kdo zprávu přečte, ji případně předá odpovědným osobám

Na co je třeba si dát pozor

S datovou schránkou je spojeno i pár háčků, které je dobré zvážit před tím, než si ji necháte zřídit:

• schopnost vybrat zprávy - s ohledem na její vlastnosti ohledně lhůt je nutné mít ve středisku vymyšlený systém, aby ji byl někdo schopen pravidelně vybírat (a neměl plnou schránku, do které mu chodí upozornění atd.), jelikož promeškání lhůty může v krajním případě vést k prohrání sporu či exekuci atd. Mějte nastaveny notifikace, třeba i SMSkou (placené).
• povinná elektronická podání - stát (zejména pak finanční správa) stanovil před pár lety povinnost, aby osoby s datovou schránkou některé dokumenty na finanční úřad předávaly pouze elektronicky, tj. např. datovou schránkou (v elektronickém formátu, tj. ne naskenované do PDF) - z dokumentů relevantních pro střediska je to především daňové přiznání daně z příjmů. S ohledem na to, že vyplňování přes EPO či podejto.cz  je rychlejší a komfortnější, než vyplňování růžových papírů - a vyplňují se tam ta stejná čísla, co váš hospodář či účetní dá dohromady, to asi není velký problém, ale je vhodné to zvážit (a mohou přijít další podobné povinnosti).
• riziko smazání zprávy - po 90 dnech se zpráva z datové schránky nevratně smaže a nezbude po ní ani stopa, je tedy třeba na to myslet a přinejmenším podstatnější zprávy si ukládat (např. do sdílené složky na skautském Google Drive)
• riziko vypršení certifikátů, kterými je PDF v příloze zprávy podepsáno - Jedním z úskalí elektronických dokumentů je fakt, že po pár letech expirují certifikáty, použité k jejich podpisu. Pravost samotného takového dokumentu (např. PDF) pak již nelze ověřit a tedy ho nelze ani zkonvertovat do papírové podoby. Pokud máte uloženu celou datovou zprávu (tj. soubor ve formátu ZFO), dokáže vám CzechPoint dokument ve zprávě obsažený přesto zkonvertovat. Drtivou většina dokumentů jsou jednorázové výzvy apod., dokumentů zásadního významu v praktickém životě potkáte minimum (část z nich si v případě nouze lze vyžádat od úřadu, který je vydal). Kromě možnosti zkonvertovat takový zásadní dokument nedlouho po přijetí do papírové podoby existují i další možnosti (viz třeba článek J. Peterky Zachraňte své starší datové zprávy ).
• změna vedoucího střediska - zanikne účet oprávněné osoby po zápisu nového vedoucího do rejstříku, je vhodné připravit se na to vytvořením účtů „pověřených osob“ dalším lidem z vedení střediska na překlenutí této doby, aby do schránky mělo stále nejlépe více lidí přístup
• občas úřady korespondenci odesílají běžnou poštou, i když mají povinnost používat datovku (stává se to u menších úřadů nebo v agendách, které se složitě digitalizují, např. velké stavební výkresy). Může to způsobit občasné komplikace, když čekáte nějakou korespondenci do datovky a ona přijde poštou.
• při podávání žádostí o dotace podrobně prostudujte podmínky čerpání dotací – některé to datovkou neumožnují nebo vyžadují navíc elektronický podpis
• i nadále vám budou chodit běžné dopisy od firem a jiných partnerů, které nejsou úřadem na což je potřeba nezapomínat (často se však dá domluvit, aby vám např. dodavatel energií posílal vše běžným e-mailem a ne dopisem, nebo využil placenou datovou zprávu, která ho vyjde levněji než doporučený dopis)

Jak datové schránky vypadají

Další informace

Datovou schránku má založenu Junák – český skaut (pro ústředí jde o klíčový nástroj, přes který každoročně odesílá a přijímá tisíce datových zpráv) a narůstající počet jeho pobočných spolků (organizačních jednotek): k únoru 2022 je to 148, září 2020 jich bylo 62 a v roce 2017 jich bylo pouze 19. Třeba i vám tak mohou ještě usnadnit práci. Dobrým zdrojem informací o datových schránkách jsou články (zejména) Jiřího Peterky na lupa.cz: www.lupa.cz/​n/datove-schranky Základní přehled nabízí také web MVČR  a zejména web DatovéSchránky.info

Technické drobnosti

• do Datové schránky se dá přihlásit na webu  vícero způsoby - např. heslem, novou elektronickou občankou nebo mobilním klíčem  (bezpečný a pohodlný)
• stahovat a ukládat zprávy zdarma a pohodlně na počítači lze programem Datovka  z dílny CZ.NIC (může tak sloužit jako náhrada datového trezoru)
• existuje aplikace pro Android, např. Mobilní datovka  od CZ.NIC
• skrze přihlašovací údaje do datové schránky se dá dostat i k dalším eGovernment službám , většina z nich je ale spíš pro běžné občany (než pro právnické osoby)

Ladislav Pelcl - Bilbo (ladislav.pelcl@skaut.cz )
bývalý vedoucí střediska Hiawatha Praha

#stredisko #prakticky Děkuji moc za připomínky Ondřeje Kněžoura (Knížy), Barbory Cimlerové, Petra Mateleška (Lapky), Ondřeje Peřiny (Jerryho) a Kryštofa Horna (Krastyho).