Doplňkové služby Google Workspace for Nonprofit pro střediska a VOJ
Google Workspace pro neziskovky
Google (ve spolupráci se společností Percent) nabízí možnost získat bezplatně předplatné služeb Google Workspace pro neziskové organizace (“nonprofit”) oprávněným neziskovým organizacím. V našem případě jde o všechny skautské organizační jednotky (střediska, okresy, kraje, případně i ZvOJ), které se nechají ověřit právě společností Percent. Jednotka musí mít vlastní internetovou doménu či subdoménu (lze použít i skautskou doménu neco.skauting.cz).
⚠️Upozornění: Vlastní předplatné “nonprofit” Google služeb nemohou získat přímo oddíly, družiny ani jednotlivé akce. Služby musí být vždy čerpány přes právnickou osobu skautské organizační jednotky (tedy právě například skrze předplatné střediska).
Na stránce k doplňkovému předplatnému pro sdílené disky jednotek najdete
Jak získat vlastní “nonprofit” služby
Zřídit a spravovat vlastní služby Google Workspace for Nonprofit může pouze k tomu pověřená osoba. Než se do toho pustíte, prostudujte si všechny potřebné informace a domluvte se o tom na středisku. Je nutné, aby to bylo provedeno se souhlasem vedení střediska, protože služby budou objednány a používány jménem střediska (příslušné organizační jednotky).
V návodu níže postupně projdeme třemi částmi - od ověření společností Percent, přes samotné zřízení “nonprofit” Google služeb, až po vytvoření prvních účtů a sdíleného disku ve vlastním předplatném.
Žádost a zřízení vlastních “nonprofit” Google služeb
Abyste mohli využívat služby společnosti Google pro neziskové organizace , tedy i například vlastní Google Workspace for Nonprofit, musíte si nejprve zřídit potřebný správcovský účet u společnosti Google.
Přejděte na registrační formulář a přihlaste se vlastním Google účtem budoucího správce za středisko (můžete použít jak skautský google účet, tak třeba osobní gmail.com účet). Účet, kterým se přihlásíte bude následně používat osoba správce za vaše středisko u společnosti Google.
V dalších krocích potvrdíte několik informací (např. že jste oprávněnou neziskovou organizací, což všechna skautská střediska jsou, kde je vaše organizace zaregistrována apod) až dojdete do kroku pro zadání informací pro ověření společností Percent.
Následně již budete žádat o zařazení mezi neziskové organizace a pak přímo o zřízení služeb Google Workspace for Nonprofit. K tomu budete potřebovat vlastní doménu, na které služby budou používány (v případě potřeby lze později doplnit i další domény či subdomény). Tím, že projdete celým procesem nezískáte přístup jen ke Google Worspace pro neziskové organizace, ale také budete mít možnost příspěvku na reklamu nebo budete mít přístup do YouTube pro neziskové organizace.
Pokud vaše středisko (okres, kraj či ZvOJ) ještě není registrováno do Google pro neziskové organizace, je to nutné provést prostřednictvím online postupu společnosti Percent, která od května 2023 spolupracuje se společností Google na validaci neziskových organizací v České republice.
V rámci registrace do programu Google pro neziskové organizace (viz předchozí krok) budete vyzváni k ověření vaší způsobilosti jako neziskové organizace, což provede právě společnost Percent.
S ohledem na to, že v jejich registru neziskových organizací je zatím minimum našich organizačních jednotek, budete muset pravděpodobně zadat identifikační údaje sami. K identifikování jednotky budete potřebovat oficiální název vašeho střediska, IČO a výpis ze spolkového rejstříku (stáhnete na detailové stránce po vyhledání vaší jednotky na webu or.justice.cz ).
Jako název registru vyplňujete "Ministerstvo spravedlnosti České republiky".
Následně vyplníte web vaší jednotky, adresu, čím se organizační jednotka zabývá (můžete použít i obecnou formulaci ze Stanov uvedenou třeba ve spolkovém rejstříku v části “Účel” + “Ostatní skutečnosti - předmět činnosti”) a vaše kontaktní údaje. Po jejich vyplnění a odeslání můžete čekat až několik dní na dokončení samotné validace.
Pro ty z vás, kdo jste jste již proces validace u společnosti Percent v minulosti zahájili a máte k němu další dotazy, můžete společnost kontaktovat na jejich stránkách .
Žádost a zřízení vlastního “nonprofit” Google Workspace
Pro vlastní “nonprofit” Google Workspace musí středisko mít také vlastní internetovou doménu. Může jít i o subdoménu (tzv. doménu třetího řádu), což doporučujeme, protože pak vaše hlavní doména může být využívána v běžných skautských Google službách a pro tyto doplňkové “nonprofit” Google služby budete používat jen tuto speciální subdoménu.
Vlastní předplatné může být na doménách např. jako stredisko.vasejednotka.cz (pokud ji vlastníte a umíste sami spravovat DNS záznamy). Nebo si můžete zřídit novou doménu v rámci skautského LEBEDA hostingu . S hostingem získáte doménu v podobě např. stredisko-skautiXY.skauting.cz (typicky by mělo jít o jinou adresu, než běžně používáte pro váš skautský web jednotky), a pak vám s ověřením a nastavením DNS záznamů pomůže skautská ústřední podpora@skaut.cz (až budete Googlem vyzváni k ověření a nastavení DNS záznamů, pošlete potřebné údaje právě naší podpoře).
⚠️Upozornění: Při ověřování nároku na bezplatné služby pro neziskovky je potřeba, aby na uvedené adrese existovala alespoň jedna stránka s informací, že jde o web vaší jednotky. Proto je nutné na příslušné adrese webu zajistit jednu z následujících věcí:
- nahrát na web alespoň jednu HTML stránku, na které bude název střediska, kontakty a případně nějaké další údaje (tuto variantu doporučujeme)
- nebo na web nahrát např. PHP stránku zajišťující přesměrování na váš oficiální střediskový web
Jakmile dojde ze strany Google ke schválení přístupu do programu pro neziskové organizace, může váš střediskový administrátor přejít na web google.com/nonprofits a zde objednat vlastní služby Google Workspace pro neziskové organizace.
- V rámci online formuláře objednáte službu. Ta se nejprve tváří jako testovací verze běžných Google Workspace pro firmy, ale později právě na základě ověření Googlem bude služba aktivovaná jako “nonprofit” a bude tedy pro středisko bezplatná.
- V registraci musíte zadat vlastní doménu a provést její ověření pomocí TXT záznamu v DNS záznamech domény. Jestliže používáte vlastní doménu, proveďte potřebné ověření sami. Pokud budete mít skautskou doménu neco.skauting.cz, napište na podpora@skaut.cz a údaje k nastavení TXT domény nám pošlete (s ověřením vám pomůžeme).
- Při registraci také budete nastavovat účet administrátora vašich “nonprofit” Google služeb. Bývá to adresa například ve tvaru admin@data.vasedomena.cz (jde již o účet ve vašem novém předplatném). Velmi doporučujeme, abyste si nastavili i jinou záložní adresu, na kterou vám budou moci od Google chodit všechny klíčové informace a pomůže v budoucnu v případě problémů s přihlášením.
- Během registrace služeb doplníte ještě několik dalších údajů, které Google při registrace vyžaduje. Stačí se řídit informacemi uvedenými na dané webové stránce.
- Zřízení a aktivace služby po vyplnění všech potřebných údajů a ověření vaší domény, může ze strany Google trvat opět až tři dny, ale obvykle je rychlejší.
V rámci konfigurace “nonprofit” Google služeb budete vyzváni k nastavení MX záznamů vaší domény, abyste v případě potřeby mohli z jednotlivých založených účtů nejen psát, ale i do nich přijímat e-mailovou poštu. U skautských domén neco.skauting.cz za vás nastavení provede skautská ústřední podpora.
- Jakmile jsou všechny služby nastaveny, schválené Googlem a aktivní, můžete začít vytvářet účty jednotlivým uživatelům, začít zakládat jednotlivé sdílené disky a naplno vlastní “nonprofit” Google služby používat. Několik tipů přinášíme v další části tohoto návodu níže.
- Veškerá správa probíhá na webu admin.google.com po přihlášení vašim administrátorským účtem na vaší doméně.
Úvodní nastavení a vytvoření prvních účtů a sdílených disků
Pro úspěšné používání vlastních “nonprofit” Google služeb střediskem je potřeba vytvořit uživatelské účty. Pozor, v tomto typu předplatného je možné zakládat účty jen dobrovolníkům, tento typ předplatného není určen pro děti. Administrátor předplatného nové účty vytvoří na webu admin.google.com v sekci “(Adresář >) Uživatelé”.
Doporučujeme vytvořit uživatelské účty aktivním činovníkům. Bez uživatelů nedává vlastní “nonprofit” Google předplatné smysl, nezískali byste žádný relevantní prostor pro středisková data. Po založení účtů doporučujeme, aby se do účtů administrátor nebo lépe přímo uživatelé přihlásili a nastavili si přeposílání veškeré pošty na svůj běžný e-mailový účet. K běžné činnosti tyto nové účty aktivně používat nemusíte a i nadále členové střediska mohou používat své běžné skautské či jiné e-mailové (google) účty.
Stav úložiště v předplatném zjistí administrátor na webu admin.google.com v sekci “Úložiště”. Pozor, údaje se typicky aktualizují jednou za den a údaj tedy může mít zpoždění. Obvykle zde uvidíte nejen již obsazené místo, ale i informaci o tom, kolik vám ještě ve vašem předplatném zbývá volného prostoru. Administrátor navíc další přehledy o využívání prostoru i jednotlivých služeb najde v sekci “Přehledy”.
V předplatném “nonprofit” Google garantuje až 100 TB místa pro všechna data, které můžete klidně využít právě jen pro “Sdílené disky”, případně využívat i jednotlivými uživatelskými účty (pokud se rozhodnete jich mít v předplatném více než jen střediskového správce).
Přestože administrátor vlastních “nonprofit” Google služeb má na webu admin.google.com přístup k základnímu přehledu všech sdílených disků v předplatném, nemá zde přímo možnost zakládat nové sdílené disky. Ty mohou vytvářet uživatelé v rámci svého běžného Google disku. Administrátor v nastavení může (Aplikace > Google Workspace > Disk a Dokumenty > Nastavení sdílení > část Vytvoření sdíleného disku) povolit nebo zakázat, zda nové sdílené disky můžou zakládat všichni uživatelé, nebo jen administrátoři.
Nový sdílený disk běžně vytvoříte pomocí uživatelského účtu z vašeho vlastního “nonprofit” předplatného v rámci Google disku v sekci “Sdílené disky” . Následně "Sdílený disk" můžete nasdílet libovolným uživatelům či Google skupinám (konferencím). Sdílet lze všem typům Google účtů / e-mailových adres (běžné skautské adresy založené ve skautISu, osobní gmail.com účty nebo i jiné osobní či firemní adresy). K přístupu na sdílené disky není nutné používat účty speciálně vytvořené ve vašem “nonprofit” předplatném.
Následně ve svém běžném účtu na Google disku uživatel uvidí všechny sdílené disky, které mu jsou někým sdíleny. Je jedno, jestli jsou z běžných skautských Google služeb, vlastních “nonprofit” Google služeb jednotky nebo třeba nějakých jiných firemních služeb. U jednotlivých sdílených disků je uvedeno z jaké organizace pochází a tedy jaké organizaci se všechna data na daném sdíleném disku započítávají do předplatného a jeho limitu.
Otázky, odpovědi a tipy
Pokud máte ve středisku nějakého dobrovolníka, který dokáže s pomocí popsaného návodu pro středisko (organizační jednotku) vlastní doplňkové předplatné zřídit, a pak vám sdílené disky zakládat, určitě to udělejte.
Střediskům (i dalším OJ) velmi doporučujeme, aby si zřídila své vlastní bezplatné doplňkové předplatné Google Workspace for Nonprofit, ve kterém získají až 100 TB místa pro data svých jednotek a akcí a zbytečně nečerpala prostor mnoha “Sdílenými disky” v rámci celostátního prostoru pro sdílené disky.
Zároveň doporučujeme jednotlivé skautské uživatele i nadále nechat v rámci běžných skautských Google služeb, kde budou moci své účty i nadále zřizovat a spravovat přímo ve skautISu, stejně tak tam budete moci využívat napojení na Google skupiny (e-mailové konference). A vaše nové střediskové Google Workspace for Nonprofit předplatné pak využívat jen pro “Sdílené disky”, které si dle potřeby budete zřizovat a jejich limity nastavovat nastavovat dle svého uvážení.
V tomto typu předplatného Google garantuje až 100 TB prostoru pro vaše skautská data. Můžete je klidně využít pro jakýkoliv počet vašich “Sdílených disků”, případně i pro další uživatele v jejich účtech, pokud se (po pečlivém zvážením výhod a nevýhod) rozhodnete tam mít i jiného uživatele než správce vašeho předplatného.
Pokud uživatel nahraje jakákoliv data na svůj osobní “Můj disk” nebo do běžné složky, kterou mu někdo sdílí, ale není umístěná v rámci “Sdíleného disku”, pak taková data vlastní a zabírají místo přímo danému uživateli (u dat i ve sdílení je vidět jako “vlastník”).
Jestliže máte přístup k nějakému “Sdílenému disku” nebo je s vámi sdílená složka z nějakého “Sdíleného disku” (u složek se objevuje ikona sdíleného disku a v rámci sdílení není uveden žádný konkrétní uživatel jako “vlastník”), pak veškerá data tam nahraná nezabírají konkrétnímu uživateli žádné místo, ale obsazují místo z předplatného organizace a počítají se do limitu dané jednotky. U takových složek a souborů není uveden žádný vlastník, neboť soubory nevlastní žádný konkrétní uživatel, ale organizace.
K ukládání fotek z akcí skautských jednotek (v přiměřeném množství a kvalitě s uvedenými limity a pravidly) lze použit “Sdílené disky” v rámci skautských Google služeb nebo ještě lépe v rámci vlastních doplňkových “nonprofit” Google služeb.
Navíc můžete na váš web jednotky či akce umístit skautský doplněk Google galerie pro WordPress, který umožňuje přehledně a pohodlně zobrazovat fotky i videa z vašeho “Sdíleného disku” přímo na webu jednotky.
Vedle toho lze je možné použít bezplatně i jiné služby, které existují. Mnoho skautských jednotek a akcí tak využívá
web Zonerama , který bezplatně umožňuje ukládat a zobrazovat na webu (nebo skrývat za heslem) fotografie. Tuto službu lze využívat jak čistě na webu, tak ji lze volitelně propojit s grafickým správcem/editorem Zoner Photo Studio X.
V případě další dotazů se můžete obrátit na skautskou podporu e-mailem podpora@skaut.cz
