Sdílené disky pro střediska
Zřízení této doplňkové služby vyžaduje projít několika online kroky při jejím zakládání a následně je nutné si zajišťovat alespoň úplně základní průběžnou správu služby (řešenou mimo skautIS, přímo v prostředí Google) ideálně nějakým dobrovolníkem z vašeho střediska. Pokud však budete službu používat pouze pro vlastní “Sdílené disky”, bude správa velmi snadná.
💡Doporučujeme jednotlivé skautské uživatele i nadále nechat v rámci běžných skautských Google služeb, kde budou moci své účty i nadále zřizovat a spravovat přímo ve skautISu, stejně tak tam budete moci využívat napojení na Google skupiny (e-mailové konference). A vaše nové střediskové Google Workspace for Nonprofit předplatné pak využívat jen pro “Sdílené disky”, které si dle potřeby budete zřizovat a jejich limity nastavovat nastavovat dle svého uvážení.
Jak získat vlastní Google Workspace for Nonprofit
Informace a návod jak se střediska, okresy, kraje, případně i ZvOJ, vč. jimi pořádaných skautských akcí, mohou dostat k těmto službám s možností většího prostoru najdete na níže odkazované stránce. Seznamte se se základními informacemi o službě, srovnáním variant a hlavně návodem, který vás krok za krokem provede zřízením služby.
⏩Informace a návod ke zřízení Google Workspace for Nonprofit
Kdo může “nonprofit” Google služby získat
Google (ve spolupráci se společností Percent) nabízí možnost získat bezplatně předplatné služeb Google Workspace pro neziskové organizace (“nonprofit”) oprávněným neziskovým organizacím. V našem případě jde o všechny skautské organizační jednotky (střediska, okresy, kraje, případně i ZvOJ), které se nechají ověřit právě společnosti Percent. Jednotka musí mít vlastní internetovou doménu či subdoménu (lze použít i skautskou doménu neco.skauting.cz).
⚠️Upozornění: Vlastní předplatné “nonprofit” Google služeb nemohou získat přímo oddíly, družiny ani jednotlivé akce. Služby musí být vždy čerpány přes právnickou osobu skautské organizační jednotky (tedy právě například skrze předplatné střediska).
Porovnání verzí Google služeb
V tabulce je základní srovnání různých předplatných Google služeb (a pro ilustraci i srovnání se soukromým bezplatným Gmail účtem). Jde o zjednodušující srovnání pro rychlý přehled (detaily některých věcí je v případě zájmu nutné hledat na webu služby).
| Skautské (celostátní přes skautIS) | Nonprofit (vlastní správa jednotkou) | Osobní Gmail (není pro jednotky) | |
| Kdo může služby používat? | každá skautská jednotka i akce, ✅člen či členka organizace (od 6 let) | skautská střediska (a další OJ) schválené prostřednictvím společnosti Percent, ⚠️jen dospělí dobrovolníci | ⚠️není určeno jednotkám jednotlivé osoby pro soukromé účely |
| Hlavní výhoda | bezplatné ✅vlastní účty mohou mít i děti (od 6 let) ✅snadno dostupné ve skautISu ✅možnost obnovy smazaných dat (až 20 dní zpět) ✅spravované ústředím (nevyžaduje sledování změn služeb a právních věcí) ✅vysoké zabezpečení dat a ochrana osobních údajů (soulad s GDPR i pro mladší členy) ✅bez reklam a využívání dat pro trénování AI či kontextovou reklamu | bezplatné ✅možnost získat více prostoru (především na “Sdílených discích”) ✅možnost obnovy smazaných dat (až 20 dní zpět) ✅vysoké zabezpečení dat a ochrana osobních údajů (soulad s GDPR) ✅bez reklam a využívání dat pro trénování AI či kontextovou reklamu | bezplatné ✅využití pro osobní účely ✅vhodné jako výchozí účet pro telefon / tablet |
| Dílčí nevýhoda | ⚠️dané limity a pravidla pro sdílené disky i uživatelské účty ⚠️bez aplikace Fotky Google | ⚠️nutnost spravovat předplatné dobrovolníkem z jednotky (alespoň částečně) ⚠️uživatelské účty jen pro dospělé (doporučujeme nevyužívat pro běžné účty, ale jen pro “Sdílené disky”) | ⚠️omylem smazaná data nelze nijak obnovit ⚠️neslouží jednotkám (nelze bezpečně používat pro skautská data) ⚠️date uživatele mohou být využívána pro kontextovou reklamu a trénování AI ⚠️může obsahovat reklamy |
| Maximální počet uživatelů | ✅desítky tisíc (díky speciálním Google podmínkám pro skauty) | ⚠️300 | ⚠️1 |
| Data - limit pro uživatele | ✅30 GB | ✅dle rozhodnutí správce (v základu obvykle 30 GB) | ⚠️ 15 GB ✅lze navýšit až na 2 TB |
| Data - limit pro sdílené disky | ✅70 GB na jednotku či akci | ✅dle volného místa v předplatném | ⚠️není součástí služby |
| Data - limit celého předplatného | globální limit pro celý Junák - český skaut (dáno podmínkami společnosti Google) | 100 TB | --- |
| Dostupné domény (pro e-mail a konference) | ✅skaut.cz ✅skautka.cz různé domény jednotek a akcí (např. cokoliv.skauting.cz, skauti-lhota.cz) | vlastní doména jednotky (např. stredisko.skauti-lhota.cz, stredisko-lhota.skauting.cz) | ⚠️ gmail.com |
| Výchozí účet pro telefony a tablety | ⚠️pro uživatele není vhodný jako výchozí účet v zařízeních (po skončení členství bude účet zrušen) | ⚠️v předplatném nedoporučujeme dělat účty pro běžné uživatele | ✅ideální výchozí uživatelský účet pro zařízení (je soukromý a osobě dostupný trvale) |
| Dostupné služby | Gmail, Disk + Sdílené disky, Meet (až 24 hodin hovoru), Chat, Kalendář, Classroom, Sites, Skupiny, Úkoly | Gmail, Disk + Sdílené disky, Meet (až 24 hodin hovoru), Chat, Kalendář, Classroom, Sites, Skupiny, Úkoly | Gmail, Disk, Meet (max. 1 hodina hovoru), Kalendář, Úkoly |
| Speciální služby a funkce | zakládání a rušení účtů přes skautIS správa e-mailových konferencí (vč. automatických členství) ve skautISu | --- | --- |
| Rozšíření v Google Meet | ✅bezplatně půjčováno vzdělávacím akcím ✅ až 250 účastníků v hovoru, nahrávání videohovoru, dělení do místností, ankety a otázky během hovoru, seznam účastníků, streamování na YouTube | ⚠️v bezplatné verzi max. 100 účastníků, bez nahrávání videohovoru a bez dalších rozšíření | ⚠️max. 100 účastníků, bez nahrávání videohovoru a bez dalších rozšíření |
| Možnost placeného rozšíření prostoru pro data | ⚠️uživatelé si nemohou platit žádný prostor navíc | ✅možnost navýšit limit v předplatném (s ohledem na bezplatné velké množství prostoru je dokupování zbytečné) ⚠️pozor: platba má mít vliv na daňové povinnosti střediska a může nastat povinnost stát se plátcem DPH, což výrazně nedoporučujeme | ✅uživatel si pro sebe může platit prostor navíc 100 GB až 2 TB (služba Google One) |
| Sledování změn služeb a podmínek | ✅nemusíte řešit, podstatné změny hlídá skautské ústředí | 💡dobrovolník z jednotky (správce předplatného) by měl sledovat alespoň základní novinky; ✅v případě používání jen pro “Sdílené disky” ke změnám v podmínkách spíše nedochází | ⚠️jde o odpovědnost každého uživatele samostatně |
💡Doporučení
Střediskům (i dalším OJ) doporučujeme zřídit si navíc i vlastní “nonprofit” předplatné a tím získat více prostoru v cloudovém úložišti pomocí vlastních “Sdílených disků” pro data skautské jednotky a akcí. Ale je zbytečné vlastním předplatným nahradit i běžné skautské uživatelské účty, ty doporučujeme i nadále nechat v rámci celostátních skautských Google služeb. Budete tak moci čerpat výhody obou řešení dohromady. Můžete získat více prostoru pro sdílené disky a přitom i nadále používat skautské e-mailové adresy i e-mailové konference (skaut.cz, skautka.cz i vlastní domény) spravované pohodlně přes skautIS. Zároveň, pokud už dnes používáte standardní skautské Google služby zřízené přes skautIS, tak si ušetříte komplikovaný přenos dat z jednotlivých účtů, který často není možný bez mazání dat.
📋Další informace o službách
Detailní možnosti i omezení pro Google Workspace for Nonprofit jsou dostupná webu google.com/intl/cs/nonprofits/offerings/workspace . Skautské Google služby odpovídají licenci Google Workspace for Education s popisem na webu edu.google.com/workspace-for-education/editions/education-fundamentals - běžně je poskytována varianta “Fundamental”, pro vzdělávací akce je navíc možné požádat o dočasné zapůjčení rozšířených účtů s funkcemi v rozšíření “Teaching and Learning Upgrade”.
📝Zřízení služby
⏩Informace a návod ke zřízení Google Workspace for Nonprofit
