Pro práci s papírovými dokumenty obsahující osobní údaje (např. papírové přihlášky a evidenční listy členů, přihlášky na akce apod.) je nutné si v jednotce stanovit pravidla uchovávání dokumentů tak, aby byly zabezpečeny před odcizením i přístupem neoprávněných osob. Je třeba určit, kdo takové dokumenty vybírá od členů a rodičů, komu z dalších činovníků je předává a kde jsou uchovávány (např. zamykací skříň v klubovně).
Kromě dlouhodobého uchovávání papírových přihlášek s evidenčními listy, je také možné její naskenování (včetně podpisů rodičů a členů) a další bezpečné uchovávání v digitalizované podobě. Nejvhodnější variantou bude uložení takto kompletně naskenované přihlášky k dané osobě právě do skautISu a následné (např. po roce či první úspěšné registraci člena) bezpečné zničení papírové přihlášky. Tím bude zajištěno řádné a bezpečné uchování dokumentů a přístup k údajům jen oprávněným osobám v rámci skautISu.
Pokud se rozhodnete pro ukládání přihlášek pouze v digitalizované (naskenované) podobě je nutné zajistit dostatečnou průkaznost, tedy mít naskenované celé přihlášky včetně všech podpisů atd. (to si při nahrávání dokumentu vždy zkontrolujte). Zároveň tím můžete ušetřit "trochu starostí" s bezpečným a řádným uchováváním papírových originálů přihlášek.
