Přístupové údaje a informace o zřízení nové datové schránky stát rozesílá pomocí doporučeného dopisu do vlastních rukou přímo vedoucímu organizační jednotky (pouze přímo osobě statutárního orgánu). Pokud vás pošta nezastihne doma, bude na vás dopis “se žlutým pruhem” čekat na poště a je potřeba si ho nejpozději do 10 dní převzít. (Pokud má vedoucí OJ zřízenou svou osobní datovou schránkou, přijdou informace o zřízené datové schránce jednotky a o přístupu do ní elektronicky do osobní datové schránky.)

⚠️Upozornění: Na vyzvednutí dopisu máte 10 dní. Pokud to nestihnete, dopis se vrátí odesílateli a nastane tzv. “fikce doručení”, po které se nejpozději do dalších 15 dní se sama datová schránka jednotky aktivuje, bez ohledu na to, zda jste se do ní přihlásili či nikoliv. 

Pokud jste si nestihli dopis s přístupovými údaji včas vyzvednout, datová schránka se vaší jednotce stejně aktivuje (nejpozději do 15 dní). Dodatečně naštěstí můžete získat přístupové údaje na kterémkoliv CzechPOINTu, podobně jako při jakémkoliv zapomenutí údajů. Další možností je Identita občana. Tento způsob přihlášení funguje pouze na webu oficiálních datových schránek (v aplikacích třetích stran nepochodíte).

V dopise se dozvíte identifikátor datové schránky (každá datovka je označená kombinací 7 znaků písmen a čísel), vaše osobní uživatelské jméno a heslo pro první přihlášení. 

Až se budete přihlašovat, nespleťte si uživatelské jméno a identifikátor datové schránky. Vypadají podobně, ale liší se délkou. Uživatelské jméno je běžně 6 písmen. Patří vám jako konkrétnímu uživateli (uživatelů jedné datové schránky může být víc), narozdíl od identifikátoru, který je pro celou schránku a slouží jako “poštovní adresa”, na kterou se zprávy mezi datovými schránkami posílají.

Datové schránky se nachází na webu mojedatovaschranka.cz . Zde jednoduše provedete i své první přihlášení - vyberte přihlášení pomocí jména a hesla. 

Po prvním přihlášení se objeví průvodce k dalšímu nastavení vašeho účtu (viz další krok). V budoucnu se již běžně po přihlášení rovnou zobrazí obsah vaší datové schránky.

V prvním kroku průvodce aktivací datové schránky si nastavte nové vlastní heslo (to z dopisu slouží opravdu jen pro první přihlášení). V základním nastavení po vás datovka bude požadovat změnu hesla každých 90 dní. Pokud si však nastavíte dostatečně bezpečné heslo, doporučujeme tuto volbu vypnout a v datové schránce si nastavit trvalou platnost vašeho hesla. 

Pokud tuto změnu nyní neprovedete a později si ji rozmyslíte, můžete platnost hesla kdykoliv změnit v Nastavení > Možnosti přihlášení > Platnost hesla.

Dále si nastavte e-mailovou adresu, na kterou vám mají být posílána upozornění, že na vás v datové schránce čeká nová zpráva. Bez nastavených notifikací byste museli datovku kontrolovat neustále ručně a zbytečně byste si tak práci s ní komplikovali. Jednoduše tak zadejte svou e-mailovou adresu a pro ověření vložte ověřovací kód (číslo), který vám do e-mailu přijde.

Jakmile máte e-mailové notifikace nastavené, tak ve chvíli, kdy vám do schránky přijde jakákoliv zpráva, na e-mail vám obratem přijde upozornění z adresy notifikace@mojedatovaschranka.cz . V budoucnu můžete nastavení adresy změnit v Nastavení > Notifikace > Notifikace e-mailem.

Kromě e-mailové notifikace je možné si zapnout i zasílání SMS upozornění. To je však zpoplatněno jako Premium SMS a za každou zprávu byste platili operátorovi 3 Kč. Pro běžné používání je obvykle dostatečné zasílání notifikací na e-mail, což je zcela zdarma.

Tímto máte svůj přístup do datové schránky nastaven a zobrazí se vám přímo obsah vaší datovky. Je to podobné jako v e-mailu (přijaté zprávy, odeslané zprávy atd.)

Od této chvíle je datová schránka vaší organizační jednotky aktivní a vy z ní můžete zprávy odesílat, ale hlavně vám do ní budou chodit zprávy - nejčastěji od úřadů (ty do ní od teď mají povinnost doručovat). 

Do každé datové schránky může mít přístup i více několik osob. Ve skautském prostředí je proto velmi vhodné (spíše nutné), aby vedoucí OJ přidal přístup i svému zástupci (či zástupcům). Stejně tak může být vhodné, aby do datové schránky měl přístup hospodář nebo další činovníci, kteří ji jménem organizační jednotky budou používat (např. pro komunikaci s městem ohledně dotací, finančním úřadem kvůli daňovému přiznání, …).

Pečlivě tedy zvažte, kdo další kromě vedení organizační jednotky má do datové schránky mít přístup. Vybraným osobám pak můžete ve schránce spolku vytvořit přístupový účet s rozdílnými právy (pouze čtení zpráv,  zasílání zpráv apod.). Stát jim zašle jejich vlastní přístupové údaje (viz bod 1) a oni se budou přihlašovat svými vlastními přihlašovacími údaji. Jak další osobě přidat přístup do datové schránky jednotky, najdete v oficiální nápovědě .

⚠️Upozornění: Nikdy nikomu nesdělujte své přihlašovací údaje.

Do datových schránek, podobně jako do mnoha jiných služeb státu, se lze přihlašovat i pomocí tzv. Identity občana. Typickým a asi nejrozšířenějším způsobem bude bankovní identita (BankID), které možná používáte spolu se svým internetovým bankovnictvím. Případně lze použít i jiné způsoby MojeID nebo e-Občanka.

Pokud se na webu mojedatovaschranka.cz přihlásíte právě pomocí vaší Identity občana, zobrazí se vám výběr, do jaké datové schránky se chcete přihlásit (pokud máte např. střediskovou, osobní či podnikatelskou, uvidíte všechny).

Je však možné, že po přihlášení se vám výběr žádných datových schránek, které z minulosti máte přístupné nezobrazí, pak je potřeba v dané datové schránce provést tzv. ztotožnění osoby, aby se vaše přístupové údaje spojili s přihlášením pomocí Identity občana.

Před samotným úkonem zřízení schránky si ověřte, že statutární orgán a jeho zástupce jsou řádně zapsaná ve spolkovém rejstříku .

Budete potřebovat najít místo, které je i kontaktním místem tzv. “Czech pointu”. Může k tomu pomoci i mapa kontaktních míst . Často to je pošta nebo obecní úřad.

Zřídit datovou schránku může vedoucí organizační jednotky. S ohledem na způsob zapisování našich zástupců do spolkového rejstříku je opravdu potřeba, aby u založení byl přímo vedoucí OJ. Zástupci vedoucího OJ či další činovníci mohou k datovce jednotky mít také přístup (mohou být přidáni hned při zřízení nebo kdykoliv dodatečně online už z prostředí datové schránky).

Na CzechPOINTu ke zřízení datové schránky jednotky budete potřebovat:

1. svůj občanský průkaz k prokázání totožnosti a
2. IČO jednotky, pro kterou datovou schránku zřizujete

Samotné zřízení znamená jen několik úkonů úředníka, vaše podepsání potřebných dokumentů a za pár minut si žadatel odnáší potvrzení o realizované žádosti o zřízení datové schránky (s přiděleným “jednacím číslem”). 

Přibližně za týden vám přijde poslední papírový dopis “od úřadu”. V tomto dopise již najdete své přístupové údaje pro přístup do vaší nové datové schránky jednotky.

Upozornění: Datová schránka má svůj identifikátor IDDS (přidělená kombinace znaků a čísel), stejně tak každá osoba má pro přístup do datovky své, systémem vygenerované, uživatelské jméno (bohužel také kombinace znaků a písmen, kterou nemůžete změnit). Do datové schránky se přihlašujete uživatelským jménem a heslem, tak ať si to nespletete s identifikátorem datové schránky.

Jakmile máte datovou schránku zřízenou, už se do ní jednoduše přihlaste na webu www.mojedatovaschranka.cz , změňte si své heslo a úspěšně svou novou datovou schránku používejte.