• Cílovou skupinou jsou oddíly a střediska, o dotaci žádá vždy organizační jednotka. Dotace je určena na podporu konkrétních členů ve věku 6 až 26 let z rodin v tíživé ekonomické situaci, která členům znemožňuje plnohodnotnou účast na skautských aktivitách.
• Na jednoho člena je možné žádat o dotaci ve výši minimálně 2 000 Kč a maximálně 7 000 Kč. Člen/​ka může být v jednom kalendářním roce podpořen/​a maximálně jednou z dotace na podporu skautské činnosti a jedním příspěvkem na tábor.  
• OJ může v jednom kole výzvy podat jen jednu žádost. V rámci jedné žádosti lze žádat minimálně o 6 000 Kč. 
• Žádosti o podporu více než 10 členů z jedné OJ mohou být před finálním přiznáním finanční podpory předmětem individuální konzultace.
• Dotaci lze žádat nejvýše na 70 % celkových nákladů projektu, 30 % musí být hrazeno z vlastních zdrojů OJ (příp. darů či dotací jiných subjektů). Více viz informace níže.
• Žádost se podává skrze skautIS. Uzávěrka příjmu žádosti v tomto kole výzvy je 8. října 2023. 
• O výši podpory vás informujeme co nejdříve po uzavření přijímání žádostí - během několika málo dnů. Oproti jarní výzvě totiž nemusíme čekat na informace od donora.
• OJ musí mít stanovena pravidla pro poskytnutí podpory včetně seznamu kritérií, která musí být schválená střediskovou radou. Více viz stanovení kritérií níže.
• Všechny přidělené finanční prostředky musí být vyčerpány v roce 2023.
• Vyúčtování dotace se vyplňuje ve skautISu a musí být odevzdáno do 1 měsíce po vyčerpání prostředků finanční podpory, nejpozději však do 6. prosince 2023.

Je na posouzení OJ, koho a jak má dotace z programu Dostupný skauting podpořit. Oddíloví vedoucí dobře znají kluky a holky, jejich rodinné zázemí a podmínky. Díky tomu jsou výrazně lépe schopni rozhodnout o vhodné a adresné pomoci, než hodnotící komise na ústředí.

-> Pravidla výběru vč. konkrétních kritérií musí být schválena střediskovou radou a uvedená v zápisu z jednání. 

-> Pokud máte pravidla výběru schválená již z prvního kola výzvy Dostupný skauting - podpora skautské činnosti či Dostupný skauting - letní tábory a stále na nich ve vaší radě panuje shoda, lze je využít i pro toto podzimní kolo.

Doporučený postup pro vytvoření pravidel:

• Vytvořte si seznam kritérií (viz. příklady níže) a stanovte, jaký počet musí dítě/rodina splňovat, aby mohli být příjemci podpory (doporučujeme, aby to byla 2 - 3 kritéria).
• Upozorňujeme, že seznam kritérií je povinnou součástí žádosti o dotaci a bez nich bude žádost zamítnuta.
• Kritéria by měla být co nejobjektivnější, zároveň si jsme vědomi toho, že i zdánlivě objektivní kritéria mohou mít své slabiny. Například často využívaným indikátorem o finanční situaci rodiny je pobírání přídavků na děti. Nárok na pobírání tohoto přídavku ovšem zohledňuje pouze příjem rodiny, ne její výdaje. Pokud jsou výdaje vysoké (nebo skokově vzrostly), rodina může být v aktuální finanční tísni, přestože podmínky pro pobírání přídavků na dítě nesplňuje.   
• Doporučujeme nevyžadovat úřední potvrzení o splnění těchto kritérií, můžete ale rodiny požádat o podepsání čestného prohlášení. Vzor čestného prohlášení je k dispozici zde .
• Kritéria kombinujte s konkrétními zkušenostmi vedoucích a rádců s rodinným zázemím jednotlivých členů. Možná se k nim/​vám donesly signály o finančních těžkostech rodiny např. neúčast dítěte na víkendové výpravě kvůli vysokému poplatku nebo těžkostem při pořizování potřebného vybavení. Nebojte se brát tyto ukazatele v potaz. 

 Příklad kritérií: 

• rodina má 3 a více dětí
• rodina čelí náhlému výpadku v příjmech 
• rodině výrazně vzrostly náklady (nájemné, energie atp.)
• rodina se ocitla ve stavu finanční nouze a pobírá dávky hmotné nouze
• rodina se ocitla ve stavu finanční nouze a pobírá příspěvek na bydlení
• rodina se ocitla ve stavu finanční nouze a pobírá přídavky na dítě
• rodina se ocitla ve stavu finanční nouze a pobírá příspěvek na mobilitu
• rodič je samoživitel/​samoživitelka
• rodina je v exekuci
• probíhá oddlužení rodiny formou osobního bankrotu
• rodina dříve žádala o snížený členský příspěvek (pokud máte tuto kategorii ve vaší OJ zavedenou)
• rodina uprchlíků (rodina pobývá v ČR na základě „Víza za účelem strpění“ či „Víza za účelem dočasné ochrany“) 

Tato pravidla vč. konkrétních kritérií od vás budeme chtít uvést v žádosti o dotaci. Jedná se o jednu z  podmínek ze strany MŠMT a zároveň potřebujeme mít lepší představu o vašem způsobu výběru podpořených holek a kluků.

Lze financovat neinvestiční náklady na člena/členku, například na:

• účastnické poplatky na výpravy a akce 
• materiál na skautské aktivity, který bude podpořený člen užívat - např. uzlovačka, KPZ, šátek, zápisník.
• vybavení, které členovi/člence půjčíte - například batoh, spacák, karimatka, ešus, kroj.

Vybavení musí zůstat ve vlastnictví střediska, tzn. je podpořenému členovi dlouhodobě vypůjčeno a evidováno dle pravidel OJ a směrnice o majetku . Stejně tak vyřazení tohoto vybavení z vlastnictví střediska musí probíhat dle pravidel OJ.  

Pro půjčení vybavení je možné využít smlouvu - vzor k dispozici zde .

• Členský příspěvek,
• poplatek za letní tábor (na něj byla určena jiná výzva),
• poplatky na akce dotované z prostředků MŠMT, ziskové akce, akce delší než 6 dní a zahraniční akce,
• výchovné programové materiály (stezky, nováček atp.).

Pro dobré porozumění podmínkám dotace je nutné rozlišovat mezi pojmy dotace, spolufinancování (kofinance) a celkový objem finanční podpory. Celkovým objemem finanční podpory (100%) rozumíme vyčíslení všech nákladů na dítě, o kterých v tuto chvíli pro potřeby žádosti uvažujeme. 70% z nich můžeme získat jako dotaci, 30% z nich musíme pokrýt z jiných zdrojů (může být i od rodičů). 

Příklad: Pokud identifikujete, že do prosince rodina vynaloží na skautskou činnost dítěte 5 000 Kč (= poplatky za 2 výlety, 2 víkendové výpravy, výprava na podzimní prázdniny a nové boty), můžete požádat o dotaci 3 500 Kč a zbylých 1 500 Kč (30%) pokryjete z jiných zdrojů. Do rozpočtu ve skautISu uvedete všechny tyto částky - 5 000 Kč jako celkový objem, 3 500 - Dotace MŠMT, 1 500 Kč - vlastní prostředky OJ nebo účastnické poplatky (typicky od rodičů). 

Je vhodné rovnou přemýšlet o tom, z čeho bude placeno zbylých 30 %. Může to být:

• jiná dotace (ne od MŠMT), třeba z města či obce,
• vlastní prostředky střediska (např. z darů, jak na fundraising najdete zde ),
• poplatek od rodičů člena.

-> Prosíme o co nepřesnější odhad, kolik peněz na jaké položky žádáte. Zároveň víme, že je to stále jen odhad, který se může v průběhu čerpání měnit. V případě potřeby větších úprav můžete vždy kontaktovat koordinátorku programu nebo ekonomické oddělení.

Dotace je v roce 2023 vypsána poprvé jako pilotní projekt, který bude pravděpodobně pokračovat i v roce 2024, pak jeho fungování vyhodnotíme. Je dobré přemýšlet o tom, zda a jak budete podporovat holky a kluky i nadále, ať bude či nebude poskytována podpora z ústředí. Pokud byste hledali peníze i jinde, je dobré s tím začít včas, abyste jich měli dostatek, až bude potřeba. K tomu opět doporučujeme tipy v rámci fundraisingu .

Pro finanční podporu svých členek a členů můžete využít také program nabízený Českou radou dětí a mládeže “Darujme kroužky dětem!”, bližší informace o něm naleznete zde .

Obecná nápověda k vyplňování dotace je k dispozici v nápovědě ke SkautISu . Jsme si vědomi, že struktura daného formuláře ve skautISu příliš neodpovídá obsahu této konkrétní dotace. Je to proto, že všechny formuláře žádostí o dotace jsou jednotné. Do budoucna uvažujeme o možnosti úpravy tohoto formuláře, aby více odpovídal specifikům programu Dostupný skauting.

-> POZOR - Při zakládání nové žádosti (podzimní kolo) vyberte správný název dotace: Dostupný skauting 2, číslo 9572

-> Doporučujeme si nejdřív žádost sepsat do textového formuláře a až poté informace kopírovat do políček ve skautISu. Pokud byste formulář ve skautISu vyplňovali příliš dlouho, může vás systém odhlásit a vy přijdete o neuložená data.

-> Průběžně si formulář ukládejte. 

Žádost vyplňte následujícím způsobem:

1. Záložka Základní údaje o projektu (“projektem” se v našem případě myslí žádost o podporu členů a členek):

• Typ dotace: Dostupný skauting 2, č. dotace 9572.
• Název projektu: “Dostupný skauting” a název střediska, např. “Dostupný skauting - Sedmikrásky Kocourkov”
• Žádost se podává pro rok: 2023
• Období realizace: Uvádějte předpokládaný termín čerpání dotace. Předpokládané rozmezí čerpání této dotace je září - prosinec 2023 (náklady lze uznat i zpětně). Dotace musí být celá vyčerpaná a zaúčtovaná v roce 2023, nejpozději 6. 12. 2023.
• Vedoucí projektu: Zástupce OJ zodpovědný za žádost.
• Hospodář projektu: Zvolená osoba, příp. ta samá, jako vedoucí projektu.

2. Záložka Detail projektu

• Cíl projektu: Uveďte cíl (stačí stručně), kterého má dotace dosáhnout, např. Skrze finanční podporu umožnit, aby se holky a kluci z rodin v tíživé ekonomické situaci mohli plnohodnotně účastnit skautských aktivit.
• Stručná charakteristika projektu: Nepovinná položka, lze nechat prázdné  
• Podrobný popis projektu: Zde popište, jakým způsobem jste posuzovali, pro koho budete žádat finanční podporu. Povinně uveďte seznam kritérií a popište, jak jste je kombinovali se zkušeností vedoucích a rádců/rádkyň.
• Další informace o projektu: Jakékoliv doplňující informace a vaše zkušenosti se sestavováním žádostí, komunikací s rodiči, procesem posuzování potřebnosti apod.  

• Cílová skupina: Povinně uveďte seznam dětí a u každého z nich:

  • věk
  • název oddílu, do kterého jsou zařazeni
  • požadovanou částku na každé dítě (lze žádat o různé částky na různé děti na základě jejich konkrétní potřeby) a na co finanční podporu plánujete u tohoto dítěte využít (např. spacák, pohorky, 3 výpravy)

  • důvod, proč na dané dítě žádáte o podporu. Není nutné jít do detailů, stačí uvést např. následující důvod:

    • nováček z rodiny s finančními těžkostmi
    • rodina dítěte se v posledním roce dostala do finančních těžkostí
    • rodina dítěte je v dlouhodobých finančních těžkostech 
    • v rodině dítěte se stala nečekaná událost, která zapříčinila finanční těžkosti
    • (… jiný důvod)

    Proč se na to ptáme? Naším záměrem zde je mít lepší představu o situaci členů a členek, což nám pomůže pro dobré nastavení programu do budoucna.

  • Neuvádějte konkrétní jména dětí, pro účely odlišení dětí v žádosti je označte číslem.

  Vzor:

  • Dítě 1: 9 let, Delfíni, 7 000 Kč - spacák, karimatka, poplatky na 4 výpravy, materiál na schůzky. Rodina dítěte je v dlouhodobých finančních těžkostech (matka je samoživitelka se 3 dětmi).
  • Dítě 2: 7 let, Berušky, 6 500 Kč - pohorky, poplatky na 4 výpravy, materiál na schůzky. V rodině dítěte se stala nečekaná událost (úmrtí jednoho z rodičů), která zapříčinila finanční těžkosti.

• Předpokládaný rozpočet akce: 

  • Protože v poli Cílová skupina uvádíte rozpočet na každé dítě (a máte na paměti povinnost spolufinancování), není nutné v části “Náklady” vyplňovat všechna políčka.

    • Do řádku “Materiál” uveďte celkové náklady za vybavení a materiál
    • Přidejte nový řádek pomocí tlačítka “+” v pravém horním rohu (viz červená šipka) a vytvořte položku “Výpravy”, kam uvedete celkové náklady za výpravy.
  • V tabulce “Výnosy” vyplňte předpokládanou výši účastnických poplatků, vlastních prostředků (tedy spolufinancování) a požadovanou výši dotace. 

  • 

Pokud dotaci nevyužijete v plné výši, nezapomeňte přebytek vrátit. Z dotace lze uhradit maximálně 70% nákladů na skautskou činnost podpořeného dítěte. Vyúčtování dotace je potřeba odevzdat prostřednictvím skautISu do 1 měsíce po vyčerpání prostředků finanční podpory, nejpozději však do 6. prosince. 

Pokud budete nad něčím ve vyúčtování váhat, obraťte se prosím co nejdřív na ekonomicke@skaut.cz .

Vyúčtování dotace musí zahrnovat:

• vyplnění seznamu dotovaných dokladů,
• zhodnocení toho, jestli a jakým způsobem finanční podpora pomohla splnit cíl dotace, počet podpořených členů,
• vyplnění závěrečného rozpočtu využité dotace (tzn. rozpočtu včetně nákladů, které jste financovali z povinné spoluúčasti), 
• potvrzení vedoucím OJ a jedním členem revizní komise.

Podrobná metodika pro vyúčtování dotace:

Ve skautISu je třeba vyplnit několik záložek: Vyhodnocení projektu, Vyúčtování dotace, Závěrečný rozpočet a nakonec vše odevzdat v záložce Odevzdání a potvrzení. Podklady pro zápis do skautISu samozřejmě plynou z vašeho účetnictví. Podrobný návod k vyúčtování dotace viz nápověda Dotace: Závěrečný rozpočet .

Vyhodnocení projektu

Zde zhodnoťte:

• jestli a jakým způsobem finanční podpora pomohla splnit cíl dotace (váš pohled, zkušenosti vás a oddílových vedoucích),
• jaký byl počet podpořených členů,
• pokud máte, přidejte zpětnou vazbu od rodin, které finanční podporu přijaly.

Vyúčtování dotace a závěrečný rozpočet

Vyúčtování dotace slouží jen pro zapsání dokladů, které jste dotovali. Částka z této tabulky se propíše do Vyúčtování dotace, kam pak doplníte i ostatní náklady a výnosy.

Příklad využití dotace na výpravy

Jeli jste na výpravu, účastnický poplatek byl 450 Kč. Rozhodli jste se, že z dotace budete platit 200 Kč a z jiných zdrojů půjde 250 Kč (např. je vyberete od rodičů, z vlastních zdrojů střediska, jiného grantu atp.). 

Je nutné se rozhodnout, jaké konkrétní doklady byly hrazeny z dotace (200 Kč) i jaké náklady šly z kofinancování 250 Kč, abyste to mohli napsat do přehledů. Pokud z dotace podporujete jen 1 nebo část dětí, není potřeba, abyste z každého dokladu dotovali část pro tyto podpořené děti (tedy z každého dokladu např. 15%).  Pokud byste dotaci dali na doklad/​y za potraviny a jiné zdroje na doklad/​y za dopravu, pak to bude v rozpočtu vypadat následovně:

POZOR! Každou tabulku (tj. tabulku nákladů a tabulku výnosů v rozpočtu) je třeba ukládat zvlášť. Vždy vyplňte a uložte nejprve jednu, a až pak druhou.

Evidence v účetnictví

V účetním SW budete mít vyúčtovanou výpravu normálně, jak jste zvyklí (náklady a výnosy / výdaje a příjmy z výpravy označíte příslušným číslem například činnosti/​zakázky/ hospodářského střediska apod.) a zároveň jinou z těchto možností označíte zdroj krytí - tedy dotace DS - ty hrazené z dotace nebo kofinanc DS - ty, s nimiž počítáte jako se spoluúčastí). Účetní softwary tyto třídící znaky nabízí pro podvojné i pro jednoduché účetnictví.

V účetnictví vedeném mimo účetní SW, např. v excelu,  si opět označíte náklady a výnosy / výdaje a příjmy z výpravy, jak jste zvyklí, třeba přidáním sloupce v excelu s číslem / kódem akce. Obdobně můžete přidat i sloupec na dotované položky a na položky sloužící jako spoluúčast.

Pokud budete výpravu dotovat, není možné, aby skončila ziskem!

Příklad využití dotace na vybavení:

Koupili jste spacák za 4000 Kč. Z dotace jste zaplatili 2800 Kč a z vlastních zdrojů střediska 1200 Kč.

V tomto případě lze vytvořit i jednu činnost (zakázku atp.) na kterou zaúčtujete náklad i dotaci - zde vás zajímají jen zdroje krytí (nepotřebujete rozlišovat akci).

Vidíme dvě možnosti, jak rodiče oslovit a nabídnout jim program finanční podpory Dostupný skauting. Obě s sebou nesou určité výhody a rizika vzhledem k procesu výběru, koho budete chtít podpořit.   

1. Rodiče oslovit hromadně pomocí e-mailu / letáku. Mezi výhody patří, že spravedlivě oslovíte všechny, a tak nikoho omylem neopomenete (např. kvůli nedokonalé znalosti situace ve středisku/​oddílu). Rizikem může být větší množství různě oprávněných žádostí, mezi kterými budete muset vybírat. 
2. Oslovit konkrétní rodiče s adresnou nabídkou podpory jejich dítěte. Zde hrozí riziko opomenutí potřebných rodin a riziko ve vztahu k ostatním, neosloveným rodičům, kteří tento postup mohou vnímat jako netransparentní. Zároveň může být takové oslovení pro vybrané rodiny nepříjemné - dáváte jim najevo, že je vnímáte jako potřebné. Toto riziko se dá zmírnit citlivou formou oslovení a komunikace.   

• Program Dostupný skauting je veřejně komunikován skrze skautské mediální kanály, je proto možné, že se na vás v tomto kontextu někteří rodiče obrátí sami.
• Ať už zvolíte jakýkoliv přístup, je třeba mít citlivost tématu na paměti a podle toho volit formu komunikace.  

• Ze zpětných vazeb na jarní dotační výzvu vyplynulo, že se některé rodiny ostýchaly o finanční podporu požádat či ji přijmout, přestože z pohledu vedoucích by jim takový příspěvek velmi pomohl. Pokud se setkáte s podobnou situací, určitě není dobré na takové rodiny tlačit, nicméně v diskuzi vám mohou pomoci argumenty:

  • Finanční podpora není určena pouze rodinám v existenční finanční krizi, ale všem, pro které je vlivem událostí posledních měsíců či let náročné platit svému dítěti náklady ve skautu, protože těch výdajů je prostě moc. Ve finanční tísni se dnes může lehce ocitnout téměř každý a je nejenom v pořádku, ale i správné si říci o podporu, když je dostupná. 
  • Věříme, že skautská výchova má na děti zásadní pozitivní vliv. Pokud s námi souhlasíte, pojďme spojit síly a podpořit vaše dítě, aby mohlo ve skautování plnohodnotně pokračovat. Přesně k tomu je finanční příspěvek určený.  
• Součástí komunikace rodičům může být i výzva pro ty z nich, kteří mohou naopak poslat peníze navíc, aby takto podpořili vaši OJ a vy tím můžete získat další zdroj spolufinancování.

Vzorový text e-mailu k oslovení rodičů najdete zde   - pečlivě si ho projděte a doplňte informace dle Vaší konkrétní situace. E-mail nabízí také návrh postupu, který ve spolupráci s rodiči můžete zvolit.

• Otevřete téma na střediskové radě, aby o programu Dostupný skauting věděli oddíloví vedoucí. Pokud se rozhodnete žádat o dotaci, sestavte společně kritéria výběru (viz výše). Následná komunikace dovnitř oddílů bude záviset mj. na tom, jestli se rozhodnete oslovovat rodiče hromadně, nebo konkrétně. 
• Je třeba mít na paměti, že téma finanční situace rodin je citlivé a se získanými údaji musí všechny zapojené osoby (oddíloví vedoucí, příp. rádci/​rádkyně, pokud budou procesu výběru zahrnuti) nakládat diskrétně. V souvislosti s tím doporučujeme v každém oddíle jmenovat jednu kontaktní osobu, která bude jako jediná informace shromažďovat, stejně jako na úrovni OJ by pouze jedna osoba tyto údaje shromažďovala a využila k sestavení a podání žádosti o dotaci.