Evidenci darů vedeme obdobně jako evidenci dotačních prostředků - např. již v účetnictví oddělíme dary pomocí příznaku zakázka, činnost apod. Zároveň evidujeme veškeré výdaje/​náklady hrazené z přijatého daru, v účetnictví označíme obdobně jako přijaté prostředky. Využití darů sledujeme až do jejich úplného utracení. 

V podvojném účetnictví evidujeme dary přímo v účetnictví.

V jednoduchém účetnictví je třeba mít samostatnou evidenci.

Podvojné účetnictví

Ve výnosech bude účtováno jen o části daru, která bude krýt náklady souvisejícími s tímto darem. Výsledek hospodaření s tímto darem bude pro rok  2017 nulový (náklady se budou rovnat výnosům).

Zůstatek nevyčerpaného daru účtujeme podle toho, zda víme, kdy bude vyčerpán:

• Bude čerpán v následujícím roce -  nevyčerpaná část bude z výnosů odúčtována na účty časového rozlišení 38xxx
• Nevím, kdy a na co bude čerpán - dar bude přeúčtován na účty fondů 91xxx, ze kterých bude čerpán v následujících letech

Výsledek hospodaření související s tímto darem bude i v následujících letech vždy roven nule.

Z účetnictví je po celou dobu patrné, kolik nevyčerpaného daru zůstává.

I pro účetnictví platí povinnost sledovat čerpání daru až do jeho celého utracení - může to být 2 roky, 5 let, nebo i třeba 10let.

Pro bližší pochopení problematiky osvobození daru v podvojném účetnictví přikládáme jednoduché příklady .

Jednoduché účetnictví

V peněžním deníku bude v příjmech celá částka daru a ve výdajích bude pouze část daru utracená v průběhu daného roku, výsledek hospodaření s tímto darem bude pro daný rok v zisku.

V následujícím roce nebude v příjmech již žádná částka daru, ale ve výdajích budou výdaje s darem související, výsledek hospodaření s darem bude pro následující roky ve ztrátě.

Není zde žádná kontrola v účetní evidenci, kolik darů ještě zbývá utratit.

Evidenci čerpání darů je třeba sledovat až do jeho celého utracení – může to být 2 roky, 5 let, nebo i třeba 10let.        

Informaci o osvobození daru píšeme do komentáře k řádku 109 přímo do daňového přiznání a do přílohy v účetní závěrce (tam také uvádíme informace o čerpání jednotlivých darů). Rozhodnutí o osvobození daru je třeba zanést do zápisu z jednání rady OJ, aby bylo kdykoliv dohledatelné. Rozhodnutí o osvobození nelze zpětně měnit.

Z daňového hlediska je pro OJ osvobození daru výhodné, protože pak:

• nemusí jen kvůli přijatému daru podávat daňové přiznání k dani z příjmu právnických osob,
• osvobozený dar se jí nepočítá do základu daně, což je důležité zejména v situaci, kdy dar jednotka v daném účetním období (kalendářním roce) neutratí.