Základní dokumenty

• Písemná přihláška na akci – Měla by obsahovat souhlas rodičů s vycestováním nezletilých účastníků do zahraničí, podobně jako přihláška na skautský tábor. Dále by měla obsahovat kontakty na rodiče, informace o zdravotních omezeních, alergiích či užívaných lécích.
• Doklad totožnosti – V rámci EU postačí občanský průkaz, pro ostatní destinace je nutný pas. Před cestou je dobré ověřit platnost těchto dokladů.
• Dokumenty pro cizí orgány – V případě nezletilých účastníků je vhodné mít dokument, který prokazuje vztah skautské organizace k dítěti. Lze využít vzor Ministerstva zahraničních věcí ČR.

Cestovní pojištění a zdravotní péče

• Cestovní pojištění – Každý účastník musí mít sjednané cestovní pojištění. Některé oddíly uzavírají pojištění hromadně, jiné nechávají tuto odpovědnost na jednotlivcích. Možnost pojištění přes Junák je rovněž dostupná.

Finanční zabezpečení

• Peníze na cestu – Účastníci by měli mít k dispozici dostatek finančních prostředků v hotovosti (v eurech nebo místní měně) nebo platební kartu.

Organizační záležitosti

• Jasně určený pořadatel akce – U akcí pořádaných v zahraničí je důležité předem vyjasnit, kdo je pořadatelem ve vztahu k dítěti. Může to být zahraniční skautská organizace, Junák, středisko apod.
• Komunikace s rodiči – Vedoucí by měl mít přehledné kontakty na rodiče a být schopen je informovat o průběhu akce a případných změnách.

Zvláštní okolnosti

• Účastníci s jiným než českým občanstvím – Některé situace mohou vyžadovat dodatečné dokumenty nebo víza. Například pokud by skauti navštěvovali vojenskou základnu, mohou být omezení pro občany některých zemí.

Pečlivá příprava a zajištění všech náležitostí pomůže zajistit, aby skautská výprava do zahraničí proběhla hladce a bez komplikací. Vždy se vyplatí zkontrolovat specifické požadavky dané země a akce, aby se předešlo případným nepříjemnostem.