Důležité termíny

31. 1. - nejzazší termín, pro odevzdání registrace celého střediska na vyšší jednotku

únor - kontroly, přebírání a řešení případných oprav registrace střediska s VOJ

14. 2. - odevzdání registrace okresů na skautský kraj

28. 2. - uhrazení členských příspěvků za středisko na vyšší jednotku

28. 2. - odevzdání kompletní registrace všech jednotek v kraji na ústředí

10. 5. - nejpozdější termín pro odevzdání hospodářských výkazů a účetních závěrek ve skautISu

Vnitřní předpisy

Termíny a další věci kolem registrace se řídí platnými vnitřními předpisy, zejména Směrnicí k registraci. Součástí povinností organizační jednotky je i odevzdání hospodářského výkazu a souvisejících dokumentů účetní závěrky.

Checklist s úkoly k řešení registrace organizační jednotky

⬜ Založit registraci včetně registračních kategorií 

• Pro řešení registrace ve skautISu je třeba pracovat v roli vedoucí/admin jednotky .
• Výši členského příspěvku v rámci střediska i vyšší organizační jednotky schvalují vždy příslušná rada OJ. Do skautISu je pak potřeba dané kategorie zadat (včetně případných bezplatných kategorií pro čestné členství a hostování), aby je podřízené jednotky mohly převzít a v registraci osob využít.

⬜ Být k dispozici při zpracování registrace a dotazů podřízených jednotek 

⬜ Aktualizovat údaje a zaregistrovat všechny osoby, které mají členství přímo u střediska

• Aktualizujte údaje osob vč. adresy a kontaktů.
• U činovníků nezapomeňte uvádět hlavní telefon a hlavní e-mail, stejně tak dosaženou skautskou kvalifikaci
• Každá osoba má právo si založit vlastní účet ve skautISu a spravovat své údaje i sama
• Bývalým členům, kteří se po pauze vrací do střediska, můžete obnovit členství
• Zadejte osoby do registračních kategorií příslušného členského příspěvku

⬜ Zkontrolovat a aktualizovat údaje i činovníky organizační jednotky 

• Pokud došlo ke změně sídla jednotky, aktualizujte adresu a doložte případné souhlasy a rozhodnutí ke změně sídla pro spolkový rejstřík
• Aktualizujte kontaktní telefon a e-mail jednotky (nesmí být uzavřenou konferencí)
• Zkontrolujte obsazení funkcí ve vedení jednotky, revizní komisi a zpravodajských pozicích
• Využijte registraci i ke kontrole oprávnění uživatelů ve skautISu (přidat či odebrat role osob v jednotce)
• Nezapomeňte zkontrolovat údaje o nemovitostech střediska (klubovny používané oddíly, základny nabízené k pronájmu apod.)

⬜ Zkontrolovat správnost registrace OJ i podřízených jednotek a odstranění vad

• Popis nejčastějších registračních vad a jak je vyřešit najdete v nápovědě
• V případě, že podřízená jednotka žádá o udělení výjimky, projednejte ji a schvalte, nebo najděte jiné vhodné řešení, které umožní vyřešit registraci bez výjimky

⬜ Převzít správně zpracované podřízené registrace

• Jsou-li odevzdané registrace podřízených jednotek bez chyby, nebo byly vypořádány všechny výjimky, převezměte registraci těchto jednotek
• Při vypořádávání podřízených registračních vad k nim můžete dopsat potřebný komentář či udělení výjimky

⬜ Odevzdat registraci organizační jednotky

• Nezapomeňte dodržet závazné termíny dané směrnicí, okres ani kraj nesmí posunout termín odevzdání na pozdější

⬜ Zkontrolovat automaticky nastavené časopisy 

• Zkontrolujte, že klíčoví činovníci dostávají metodickou přílohu časopisu Skauting (automaticky na ni mají nárok vedoucí a výchovní činovníci), případně můžete přidělit několik kusů z nároku jednotky
• Jestliže osoba v registrační kategorii časopis odmítne, nebude moci v průběhu roku již časopis ani dodatečně ve skautISu objednat

⬜ Předat vybrané členské příspěvky 

• V řádném termínu po převzetí vaší odevzdané registrace uhraďte na nadřízenou jednotku členské příspěvky

⬜ Vyplnit a odevzdat hospodářský výkaz

• U organizační jednotky vyplňte hospodářský výkaz a nahrajte soubory účetní závěrky
• Vedoucí OJ nebo jeho zástupce musí do 10. května závěrku ve skautISu potvrdit (nebo vyznačit odložený termín z důvodu zpracování daňového přiznání daňovým poradcem)

Řešení problémů s registrací

Narazíte-li na problém při zpracování registrace, podívejte se do nápovědy . Pokud tam odpověď nenajdete, zkuste se obrátit na vaši nadřízenou jednotku nebo na podpora@skaut.cz