Základním místem pro ukládání a správu údajů členů i jednotek v elektronické podobě je skautIS. Za jeho provoz a zabezpečení odpovídá skautské ústředí. Ale svůj díl odpovědnosti nese i každý činovník a uživatel skautISu. 

Je nutné, aby každý uživatel:

1. měl silné bezpečné heslo, které nesmí znát nikdo jiný
2. svůj účet nezpřístupňoval jiným osobám
3. skautIS používal jen na bezpečných zařízeních
4. ideálně měl nastavené dvoufázové přihlašování (povinně je vyžadováno u všech rolí na středisku a výš, pro oddíly je silně doporučováno)

Bezpečné získání a zpracování osobních údajů nováčků vám může snadno ulehčit používání e-přihlášky člena do organizace . Kromě přímo do skautISu vložených elektronických dat, je možné do skautISu nahrát i jeho z papírové podoby digitalizovanou (naskenovanou) přihlášku s evidenčním listem. 

Pro práci s papírovými dokumenty obsahující osobní údaje (např. papírové přihlášky a evidenční listy členů, přihlášky na akce apod.) je nutné si v jednotce stanovit pravidla uchovávání dokumentů tak, aby byly zabezpečeny před odcizením i přístupem neoprávněných osob. Je třeba určit, kdo takové dokumenty vybírá od členů a rodičů, komu z dalších činovníků je předává a kde jsou uchovávány (např. zamykací skříň v klubovně).

Kromě dlouhodobého uchovávání papírových přihlášek s evidenčními listy, je také možné její naskenování (včetně podpisů rodičů a členů) a další bezpečné uchovávání v digitalizované podobě. Nejvhodnější variantou bude uložení takto kompletně naskenované přihlášky k dané osobě právě do skautISu a následné (např. po roce či první úspěšné registraci člena) bezpečné zničení papírové přihlášky. Tím bude zajištěno řádné a bezpečné uchování dokumentů a přístup k údajům jen oprávněným osobám v rámci skautISu. 

Pokud se rozhodnete pro ukládání přihlášek pouze v digitalizované (naskenované) podobě je nutné zajistit dostatečnou průkaznost, tedy mít naskenované celé přihlášky včetně všech podpisů atd. (to si při nahrávání dokumentu vždy zkontrolujte). Zároveň tím můžete ušetřit "trochu starostí" s bezpečným a řádným uchováváním papírových originálů přihlášek.

Přihlášky s evidenčními listy členů spadají podle Směrnice pro nakládání s dokumenty do kategorie "QB" a musí být uchovávány alespoň 5 let po zániku členství dané osoby. 

Pokud nahrajete digitalizovanou (naskenovanou) přihlášku do skautISu, není třeba se touto lhůtou následně trápit, neboť skautIS ji pohlídá za vás. V takovém případě doporučujeme papírovou přihlášku uchovat např. rok od začátku členství nebo alespoň do první úspěšné registrace člena, a pak papírovou verzi bezpečně zlikvidovat a zachovat už jen tu digitalizovanou ve skautISu. Navíc skautIS řádně zajišťuje odstraňování citlivých osobních údajů členů (např. zdravotní údaje) ihned v návaznosti na ukončení členství i další zákonné povinnosti.