Spolkový rejstřík je užitečný při činnosti skautských jednotek ve chvíli, kdy potřebují někomu doložit svou existenci, sídlo či vedení. Už není nutné nikam chodit se zápisy ze sněmů a složitě vysvětlovat naše Stanovy, důležité údaje jsou zveřejněny přímo na webu . Díky možnosti si vyhledat a zkontrolovat správnost údajů o našich organizačních jednotkách je rejstřík užitečný nejen pro naše členy, ale i širokou veřejnost.

Spolkový rejstřík a údaje v něm zveřejněné:

• zvyšují transparentnost neziskového sektoru – každý si z pohodlí svého domova na webu rejstříku ověří všechny klíčové údaje o jakémkoliv spolku, tedy i o všech našich organizačních jednotkách, 
• usnadňuje jednání jménem střediska – vedoucí střediska (organizační jednotky) i jeho zástupce je v rejstříku veřejně zapsaný, a tak při jednání s třetí stranou stačí znát IČO nebo název střediska a mít s sebou svůj občanský průkaz, každý hned pozná, že jste za jednotku oprávněni jednat, případně na jaké údaje vystavit doklad či smlouvu.

Veřejný rejstřík je každému přístupný na webu or.justice.cz  

Součástí jsou jak výpisy údajů o právnických osobách (tedy i našich organizačních jednotkách), ale také klíčové dokumenty v tzv. sbírce listin (účetní závěrky, výpisy o volbách na sněmech, stanovy celého spolku a další významné dokumenty).

Spolkový rejstřík vede a spravuje rejstříkový soud. Údaje o všech našich pobočných spolcích (střediska, okresy, kraje, ZvOJ) a také o hlavním spolku (Junák - český skaut) vede Městský soud v Praze. Veškerou komunikaci s rejstříkovým soudem zajišťuje Kancelář ústředí.

Přímo zákon určuje, jaké údaje je povinné do spolkového rejstříku o každé právnické osobě uvádět. Mezi údaji, které o každém skautském středisku (i dalších OJ) v rejstříku najdete, patří: 

• úplný název,
• sídlo,
• IČO, 
• spisová značka (pod kterou soud vede složku jednotky),
• že jde o pobočný spolek Junáka - českého skauta, 
• osoby ve vedení (statutární orgán i jeho zástupce, včetně informací o oprávnění jednat),
• informace ze Stanov (např. poslání a účel, omezení k nakládání s nemovitostmi), 
• důležité dokumenty vložené k jednotce do tzv. sbírky listin (Stanovy jsou uloženy přímo u hlavního spolku).

Spisová značka je pro naše jednotky ve tvaru “L xxxx” a často se využívá např. v záhlaví smluv či na fakturách vystavených jednotkou, typicky v podobě věty: „Zapsán v rejstříku spolků u Městského soudu v Praze pod spisovou značkou L xxxxx.“ Každá organizační jednotka má svou vlastní spisovou značku (najdete ji také v základních údajích jednotky ve skautISu), přímo Junák - český skaut, z. s. jako hlavní spolek má spisovou značku L 659.

Dojde-li u některého z uvedených údajů ke změně, zákon ukládá povinnosti změnu bezodkladně nechat zapsat do rejstříku. Proto je důležité včas takovou změnu i se všemi potřebnými dokumenty zadat do skautISu, aby mohla Kancelář ústředí změnu v rejstříku zajistit.

Pamatujte, že ten, kdo se údaji zapsanými v rejstříku řídí (např. pošle dopis na uvedenou adresu sídla), jedná v dobré vůli a vy ho nemůžete jen tak odbýt slovy „ale to jste měli napsat na jinou adresu, v rejstříku je ještě stará adresa“, protože údaje v rejstříku se považují za platné a závazné.

Údaje o všech organizačních jednotkách Junáka – českého skauta najdeme ve veřejném rejstříku na webu or.justice.cz Nejsnáze se vyhledává podle identifikačního čísla (IČO) nebo názvu jednotky.

Výpis ze spolkového rejstříku skvěle sloužit k dokládání základních skutečností o středisku třetím stranám – že existuje a má právní osobnost, že je pobočným spolkem, jaký má název a sídlo, kdo jeho jménem jedná apod.

Výpis lze získat ve třech podobách:

• zobrazit přímo na webu – to uděláte na adrese or.justice.cz , vyhledáním požadované právnické osoby a následným zobrazením aktuálně platných či úplných (i historických) údajů, na webu lze procházet i dokumenty ve sbírce listin,
• stáhnout PDF výpis s elektronickým podpisem – vpravo dole na stránce zobrazené jednotky najdete odkaz pro stažení PDF výpisu (je elektronicky podepsaný soudem, a tak má platnost úředně ověřeného originálu, můžete jej využít třeba v žádosti o grant),
• jako papírový výpis – na CzechPOINTu je možné nechat si pro vaše středisko vytisknout papírový výpis z rejstříku (pozor, pořízení papírového výpisu je zpoplatněno; pokud byste chtěli papírový výpis získat zdarma, je nutné si stáhnout PDF výpis a ten následně nechat na CzechPOINTu na úřadě zkonvertovat do listinné podoby – více viz článek o osvobození od vybraných poplatků ).

V souladu se zákonem a dle Stanov Junáka - českého skauta provádí zápisy do rejstříku o všech organizačních jednotkách vždy Výkonná rada a to prostřednictvím Kanceláře ústředí. 

Prakticky to celé proběhne přibližně takto:

1. na střediskovém sněmu zvolíte nové vedení nebo na střediskové radě rozhodnete o změně sídla,
2. zapíšete tyto změny k jednotce do skautISu a také přiložíte všechny potřebné dokumenty (s úředně ověřenými či kvalifikovanými elektronickými podpisy), 
3. pokud něco není úplně správně, Kancelář ústředí vás kontaktuje a požádá o doplnění či opravu,
4. následně Kancelář ústředí zpracuje a na soud podá návrh na zápis změn ve spolkovém rejstříku (o odeslání na soud jste zpravidla informováni zprávou ze skautISu), 
5. soud změny zapíše (výjimečně by mohl něco odmítnout zapsat nebo si vyžádat nějaké doplnění),
6. změna se po uplynutí termínu nabytí právní moci zobrazí veřejně ve spolkovém rejstříku (celá změna obvykle trvá 2-3 týdny od odeslání kompletního návrhu na soud).

Jestliže dochází ke změně ve vedení organizační jednotky, soud po dokončení a zveřejnění změn ve spolkovém rejstříku provede automaticky i propis potřebných údajů do evidence skutečných majitelů .

V našem skautském prostředí celou problematiku a povinnosti jednotek řeší:

• Směrnice k evidenci údajů ve skautISu (konkrétně kapitola 6  ( Neaktuální ) ).

Obecně problematiku zápisu údajů do spolkového rejstříku upravují především dva zákony:

• zákon č. 89/​2012 Sb. , občanský zákoník a
• zákon č. 304/​2013 Sb. , o veřejných rejstřících.

Jestliže ve vaší jednotce proběhl volební sněm, je třeba provést kroky vedoucí k zapsání příslušných osob do spolkového rejstříku. To se týká vedoucího organizační jednotky a jeho zástupce a to jak v situaci, kdy nastupují nově do funkce, tak i pokud v ní dále pokračují. Stejně tak je potřeba řešit mimořádné situace, kdy ke změnám vedení dojde mimo běžný volební sněm (např. s ohledem na rezignaci či úmrtí a ustavení jiné osoby do funkce).

V souladu se Směrnicí k registraci všechny organizační jednotky nejpozději do 10. května musí zadat do skautISu údaje hospodářského výkazu a soubory účetní závěrky za předchozí rok. Po kontrole správnosti příslušný dokument Kancelář ústředí odešle na rejstříkový soud k vložení do sbírky listin.

Pokud chce organizační jednotka provést změnu svého sídla, musí novou adresu včetně potřebných dokumentů zadat do skautISu. Návrh na změnu sídla ve spolkovém rejstříku následně zajistí Kancelář ústředí.

O změně názvu může rozhodnout svým usnesením středisková rada, je však nutné aby název splňoval požadavky dané Směrnicí pro označování jednotek . Následně bude potřeba dodat potřebné dokumenty, které se mohou lišit podle konkrétní situace. 

Proto v případě záměru změny názvu střediska nejprve kontaktujte Kancelář ústředí, ideálně přímo rejstrik@skaut.cz a věc konzultujte s organizačním zpravodajem VRJ.