( Aktuální )
Zveřejněno 3. 10. 2023
Olga Dočekalová
KÚJ – ekonomické agendy
olga.docekalova@skaut.cz
Zodpovědná osoba: Olga Dočekalová

Rozpočet

K plánování a sledování finančních prostředků slouží rozpočet. Rozpočet se sestavuje na kalendářní rok a zjistíme z něj, kolik peněz potřebujeme na svoji činnost a z jakých zdrojů peníze získáme.

Povinnost sestavování rozpočtu a také jeho schválení střediskovou radou vyplývá z Hospodářského řádu. Rozpočet na další rok je nejlepší sestavit zhruba 2 měsíce před koncem roku.

Jak na rozpočet – doporučení a tipy

  1. Mějte kvalitní a včasné informace, spolupracujte na tvorbě rozpočtu s vedením střediska (VOJ), s oddílovými vedoucími;
  2. Věnujte čas na vytvoření interaktivního rozpočtu v excelu;
  3. Odhadněte příjmy a výdaje;
  4. Vymyslete více variant vývoje;
  5. Po sestavení rozpočtu jej prodiskutujte na střediskové radě (radě VOJ) a pravidelně jej aktualizujte.

Podrobně se tématu finančního řízení věnuje Metodický list Rozpočet a vše kolem. Naleznete zde mimo jiné ukázky provozního rozpočtu a rozpočtu akce, obvyklé položky v těchto rozpočtech a vysvětlení různých metod pro sestavování rozpočtu.

Jak na přípravu rozpočtu?

Rozpočet je především plán činnosti vyjádřený řečí peněz. Proto základem pro jeho kvalitní sestavení je spolupráce hospodáře s vedením jednotky, které plán činnosti sestavuje.

Většinu provozních výdajů a příjmů budete znát jako hospodáři nejlépe sami (některé vstupy pro rozpočet jsou stejné každý rok). Vedení střediska má zase přehled o tom, jaké akce bude pořádat, zda plánuje nějaké investice nebo obnovu vybavení. Kromě vedení střediska mají k rozpočtu co říct i vedoucí jednotlivých oddílů - jistě plánují oddílové akce vč. tábora a vědí, zda z nich budou mít zisk nebo naopak budou potřebovat peníze (plánují ztrátu), možná má oddíl i klubovnu, o kterou se stará.

Rozpočet je třeba aktualizovat při každé významné změně v plánech, aby středisková rada měla neustále reálný výhled, jak daný rok skončí - zda ziskem, či ztrátou, a jak velkou. Dobré je vytvořit rozpočet v excelu (nebo obdobném programu, nebo třeba rovnou ve sdíleném google dokumentu) tak, aby vstupní informace byly samostatně a do výsledného rozpočtu vstupovaly pomocí vzorců. Pak stačí při změně jen upravit vstupní hodnotu a okamžitě je vidět dopad do všech položek vč. výsledku hospodaření. Prvotní časová investice do tvorby rozpočtového souboru je sice velká, ale vyplatí se! Budete jej moci používat i následující roky.

Nebojte se rozložit položky na pevné (fixní a neměnné) a variabilní, které se mění v závislosti na počtu - např. osob. Při změně počtu osob pak dojde k aktualizaci všech souvisejících příjmů a výdajů - v případě akce jsou to účastnické poplatky, stravné, ubytování, atd.

Teď už nejspíš víte, jak jste hospodařili v končícím roce i na jaké dotace dosáhnete. Má tedy smysl pustit se do aktualizace rozpočtu na letošní rok.

Úpravami jednotlivých položek uvidíte, jak se vám změní výsledek hospodaření. Tyto informace budou důležité i pro tvorbu rozpočtu na následující rok. Přesná čísla mají vyšší vypovídací schopnost než “tušení” a mnohdy překvapí, protože i dobrý vhled do dění ve středisku je nezbytné v rozpočtu vidět v součtu všech změn.

Náklady (výdaje)

  • režijní náklady středisko – nájem klubovny, elektřina, voda (odhad dle předchozího roku)
  • režijní náklady tábořiště – cestovné, opravy (plán oprav tábořiště)
  • materiál, vybavení – potřeby pro činnost oddílů (dle plánu činnosti, výsledků inventarizace, stavu opotřebení a plánu obnovy vybavení)
  • odhad nákladů akcí (dle plánu činnosti, plánovaných rozpočtů akcí)
  • služby – opravy (dle plánu, invenatarizace)
  • ostaní – pojištění
  • proplácení nákladů činovníkům (např. účast. poplatky na vzdělávání, cestovné atd.)

Zdroje (výnosy, příjmy)

  • registrační poplatky
  • dotace MŠMT
  • příspěvky samosprávy (obec, kraj..)
  • účastnické poplatky (akce, tábory)
  • příjmy z pronájmů (klubovny, tábořiště)
  • ostatní příjmy – dary, jiné příjmy z akcí

Vytvoření rozpočtu (variant rozpočtů) je pouze začátek. Při každé významné změně, či upřesnění nejistých informací, rozpočet vždy aktualizujte a znovu jej projděte na střediskové radě (radě OJ)! Jen tak budete dobře připraveni a na konci roku vás vaše hospodaření nepřekvapí :-).

Při tvorbě rozpočtu na další rok se vyplatí vyjít z roku aktuálního - máte-li zpracován rozpočet ve vhodné formě (xls), můžete jej jen zkopírovat a aktualizovat data o:

  • Změny a nové informace
  • Aktualizované odhady – např. spotřeba energií v klubovnách
Doporučujeme sáhnout k tvorbě několika variant rozpočtů (vhodné obzvláště v nejisté době pandemie):
  • Optimistická varianta – jak by to bylo, kdyby nebyla pandemie, tzn. na chvilku pusťte tyto starosti z hlavy a dle předchozího odstavce aktualizujte data vč. akcí. Toto je váš “ideální” rozpočet - uvažujte o obvyklé výši dotace, naplánujte všechny akce, realizujte investice dle plánu
  • Realistická varianta – vychází z optimistické, ale je upravena tak, aby reflektovala vaše očekávání a potřeby, které aktuálně máte. Promítněte do ní vaše obavy ze snížení dotací (ale ne na nulu), obavy z úbytku dalších zdrojů, očekávané zrušení akcí, apod.
  • Pesimistická varianta – scénář nejhorší možné varianty, která je však stále reálná - dlouhodobé přerušení činnosti, omezení pořádání vícedenních akcí, aj. Tato varianta vás připraví na krizové dopady a ukáže slabá místa. Od těch se pak musíte odrazit při návrhu opatření, jak středisko finančně zajistit v dalších letech.

Každá z variant vychází z předpokladů budoucího vývoje. Tyto předpoklady, na nichž rozpočet stojí, si také zapište.

Vytvářet variantní rozpočty má smysl i v klidné době, jen míra nejistoty bude nižší a rizika obvyklá.

Vytvoření rozpočtu (variant rozpočtů) je pouze začátek. Při každé významné změně, či upřesnění odhadovaných informací, rozpočet vždy aktualizujte a znovu jej projděte na střediskové radě (radě OJ), např. pokud nezískáte grant, nebo se v průběhu roku objeví potřeba větší opravy. Pokud jsou naopak výdaje nižší, je dobré včas plánovat další nákupy, abyste získané dotace a granty využili a nemuseli na konci roku vracet peníze, příp. rychle objednávat velké množství vybavení.

Po skončení roku je dobré rozpočet vyhodnotit a zjistit, zda se vám podařilo hospodařit dle plánu a vyhodnotit rozdíly v jednotlivých položkách.

Toto vyhodnocení můžete provést tak, že vedle sloupců s plánovanými výdaji (příjmy) doplníte ještě další sloupec se skutečnými výdaji (příjmy).  Dále porovnáte plánované a skutečné výše položek - u větších rozdílů je dobré zjistit důvody nenaplnění/překročení rozpočtu.

Obdobným způsobem byste měli pracovat i s rozpočty větších akcí a táborů.

Metodický list ke stažení:

Byla tato stránka užitečná?
Děkujeme!
Pomozte nám Křižovatku vylepšit!

Prosím napiš nám, co je na této stránce špatně. Co chybí, či přebývá. Co je nejasné. Co jsi hledal. Doporučujeme vyplnit kontakt, obzvláště, pokud očekáváš reakci. Budeš-li chtít, napiš nám i něco o sobě – kolik ti je let, jakou funkci ve středisku/oddíle máš a odkud jsi.