Zásady pro hospodaření na akci

Vždy si přepočítej hotovost
Ať už přebíráš peníze od pokladníka či hospodáře střediska, vybíráš účastnické poplatky, nebo proplácíš účtenky a faktury, vždy si zkontroluj, kolik peněz přijímáš nebo vydáváš.

Každý pohyb v pokladně si eviduj
Při přebírání a vydávání hotovosti si přesně zapisuj kolik peněz dostáváš či vydáváš (kdy, komu / od koho, kolik).

Při proplácení dokladů si je vždy předem zkontroluj
Pokud proplácíš paragon nebo fakturu, zkontroluj, že má všechny údaje, které potřebujeme:

• identifikaci prodejce (jméno firmy, adresa, IČO),
• u ručně vypsaných dokladů nesmí chybět podpis,
• konkrétně popsané položky - jaké zboží či službu přesně pořizujeme,
• cena za jednotku a cena celkem,
• datum

U faktury je navíc nutné uvést inentifikační údaje odběratele, to bude vždy tvé středisko (celý název, adresu, IČO). Tyto údaje můžeš najít ve SkautISu nebo se zeptej střediskového hospodáře. Faktury doporučujeme vždy přednostně hradit ze střediskového účtu (převodem nebo kartou). Pokud ale fakturu někomu proplácíš, je potřeba k ní mít doklad o zaplacení faktury (Příjmový doklad, výjezd o platbě kartou, doklad ze Zásilkovny nebo doklad z dobírky). Pozor, i faktura, kterou proplácíš, musí mít jako odběratele uvedené středisko (pokud to tak není, požádej dodavatele o opravu faktury).

Můžeš vypsat jeden Výdajový pokladní doklad k více účtenkám najednou
Není nutné na každou účtenku zvlášť vypisovat Výdajový pokladní doklad. Proplácíš jednomu člověku více účtenek? Sečti částky dohromady a všechny přilož k jednomu Výdajovému dokladu. Můžeš se také domluvit s lidmi, kteří jezdí na nákupy, na nějaké rozumné záloze. Vyúčtují ti potom více dokladů najednou.

Veď si pokladní knihu v průběhu celého tábora (akce)
Do pokladní knihy zapisuj průběžně, abys měl přehled o penězích, které zbývají. Doklady by měly být zapsány v časové posloupnosti.

Zůstatek v pokladně nesmí být nikdy záporný
Pokladna vždy začíná příjem a končí 0. Zůstatek v pokladně nesmí být záporný, vždy ti má popisovat, kolik peněž v pokladně fyzicky právě máš. Jako poslední zápis bude převod zbylých peněz do pokladny střediska.

Správné vedení pokladní knihy
Do jedné řádky pokladní knihy se obvykle zapisuje jeden Příjmový či Výdajový pokladní doklad. U výdajů se jednotlivé typy (např. materiál, potravidy apod.) rozepisují do sloupců vpravo. Pokud ti to bude vyhovovat, můžeš si zapisovat i jednotlivé paragony. Jen si je nezapomeň v pokladní knize očíslovat tak, aby bylo jasné, ke kterému Výdajovému dokladu patří (např. 150/​001/​a). Jak na pokladní knihu si připomeň v tomto metodickém listu .

Správné číslování dokladů
Domluv se s hospodářem střediska na číslování dokladů - většinou se přiřazuje nějaké číslo (např. číslo oddílu) nebo písmeno a za lomítko potom pořadová čísla, obvykle se číslují jednou ucelenou řadou Příjmové i Výdajové doklady.

Vyúčtování tábora měj uzavřené včas
V září je nutné uzavřít vyúčtování tábora a předat ho hospodáři střediska. Dopředu se společně domluvte na konkrétním termínu.

Jak by mělo vyúčtování tábora vypadat
Očekává se, že předáš nalepené a očíslované Příjmové pokladní doklady, Výdajové pokladní doklady a k nim příslušné účtenky či faktury na papírech A4 (jen z jedné strany). Doklady by se neměly překrývat, aby je bylo možné naskenovat. Případně je už měj i okopírované (doklady na termopapírech rychle vyblednou).
S doklady je třeba předat i vyplněnou a vytištěnou pokladní knihu, vyúčtování akce a denní účast na táboře (jmenný seznam s vyznačením dnů, kdy se účastnili tábora). Přesnou podobu si potvrď s hospodářem střediska.
Nezapomeň, že tyto údaje se musí vyplnit i do skautIS spolu s rekapitulací příjmů a výdajů, kde je nutné započítat i výdaje placené přes běžný účet.

Jak si lze práci zjednodušit? 

• Můžeš využít pokladní knihu předpřipravenou v Excelu – ke stažení zde.
• Pokud nemáš možnost využívat notebook, vezmi si kalkulačku.
• Účtenky si vždy vyfoť. Předejdeš tak komplikacím, pokud by se ti nějaká na táboře zničila (vybledla, zčernala aj.)
• Vezmi si vše, co budeš potřebovat na zpracování – tedy prázdné papíry, lepidlo/​sešívačku, pokladní doklady (pokud je rovnou netiskneš), samostatnou peněženku nebo desky s drukem/​pytlík se zipem – peníze je dobré mít odděleně.
• Pokud to lze, zapisuj rovnou do notebooku či tabletu, kde ti mohou pomoci některé automatizované tabulky (máte okamžitý přehled a po táboře méně práce).
• Pokud budeš online, můžeš využít h.skauting.cz , usnadní ti práci - počítá zůstatek, připraví pokladní doklady, můžeš v něm zpracovat i cestovní příkaz.
• Pokud bereš s sebou tiskárnu, můžeš pokladní doklady rovnou tisknout bez ručního vypisování dokladů; např. h.skauting je automaticky generuje.