Na co si dát pozor při vyúčtování dotací?
Pro všechny typy dotací platí
- všechny dotované doklady musí být řádně zaúčtovány
- všechny položky, které byly hrazeny z dotací, musí být označeny v účetnictví OJ
- dotovat lze jen položky (nebo jejich části), které se vztahují k danému dotačnímu roku
- jednotlivé položky mohou být dotovány ze 100% (i na haléře)
- součet dotace musí být celé číslo (zaokrouhlíte na celé koruny dolů)
- všechny dotované doklady musí splňovat náležitosti účetních dokladů dle Zákona o účetnictví, více o účetních dokladech a jejich náležitostech je uvedeno v metodickém listu Doklady v účetnictví
- u faktur je důležité, aby byly vystaveny skutečně na Vaši OJ (nikoliv na fyzickou osobu)
- popis položek je potřeba uvádět konkrétně a zřetelně:
| Špatně | Vysvětlení |
| drobný materiál, provozní materiál | není z položky zřejmé, co se přesně dotuje |
| kancelářské potřeby | není z položky zřejmé, co se přesně dotuje |
| tužky, papíry, apod., atd., aj. | neuvádějte formulace "aj., apod., atd. |
Provozní dotace
- list dot _v1 od krajů musí být originálně podepsán vedoucím i revizní komisí jednotky (nikoli sken);
- totéž platí u všech dalších přímo rozdělovaných dotací, kde používáte dot _v1;
- razítko OJ není povinná náležitost vyúčtování;
- na listu dot_v2 je vyplněno číslo jednotky a vzestupné číslování jednotlivých položek; jsou vyplněna čísla dokladů dle evidence v účetnictví;
- přehled o úhradách plateb for_dot_v2 stačí pouze kopie formuláře se scanem podpisu.
- částka dotace na formuláři for_dot_v1 souhlasí se součtem dotovaných dokladů na formuláři for_dot_v2
- Měsíční zálohy v JÚ
V jednoduchém účetnictví se Vám položka objeví ve výdajích.Nedávejte je ale do dotací v plné výši. Pokud by Vám poskytovatel vracel přeplatek, mohla by být částka ve výši přeplatku vyhodnocena jako neoprávněné čerpání dotace.
- Měsíční zálohy v PÚ
Zálohy v podvojném účetnictví nejsou nákladem, proto je nelze dotovat. Dotovat lze pouze vyúčtované náklady spotřebované za daný dotační rok - uvádějte konkrétní období (tj. od - do). Nevyúčtované energie lze v krajním případě dotovat na základě vytvořených dohadných položek, nedotujte je ale v plné výši.
Jedná se o platby za služby, které zasahují do více let, např. roční pojistné placené v září.
Významné položky v hospodaření střediska by měly být časově rozlišeny. Platby, které se každoročně opakují a jsou nevýznamné (objemově), se nemusí rozlišovat a lze je dotovat v objemu, který odpovídá danému dotačnímu roku (např. pojistné, web. doména).
- Náklady související s akcemi
Náklady akcí (vstupné do bazénů, zoo, muzea, jízdné na výpravu, dopravu materiálu na tábor, ....) nelze dotovat z provozní dotace. - Kurzovné, účastnické poplatky
Nelze dotovat účastnické poplatky, které OJ proplácí svým činovníkům na kurzy, které byly samy o sobě podpořeny ze státního rozpočtu (typicky z MŠMT - info bývá na na webu akce). Nikdy nelze dotovat doklad, kde je jako odběratel uveden činovník a nikoliv OJ. - Pronájmy související s akcemi
Pronájmy související s akcemi – pronájem tanečního sálu, pronájem autobusu, pronájem techniky na akci - nelze dotovat z provozní dotace. Pravidelné pronájmy např. tělocvičny z provozních dotací dotovat lze. - Jízdné a cestovné na akci
Pokud jde o jízdné na akci, je třeba jej vyúčtovat v rámci akce (ne do provozní dotace). Z provozní dotace lze hradit cestovné např. při správě základny a v podobných “provozních” případech. - Nafta, benzín do vozidel nevlastněných OJ
Na proplacení náhrad na benzín aut nevlastněných jednotkou je potřeba mít cestovní příkazy. Benzín do sekačky či do auta ve vlastnictví jednotky lze dotovat v objemu, který odpovídá dané činnosti (sekání louky), ale i zde je nutno posoudit, zda není nákladem akce (pak nepatří do provozních dotací). - Doprava materiálu na tábor
Není provozním nákladem, ale nákladem tábora (tábory v současnosti nelze dotovat vůbec). Náklady na tábořiště, o které se středisko celoročně stará a využívá ho, je možné z provozní dotace hradit. Náklad je potřeba dobře popsat např. “rozbor vody pro celoroční provoz táborové základny”. - Věci osobní povahy, odměny (trička, kroje)
Nelze dotovat věci osobní povahy - např. tričko, který dáte dítěti jako odměnu. Dotovat lze taková trička, která souvisejí s posláním organizace, např. tedy oddílová, krojová, družinová. Dále lze dotovat trička použitá např. na rukodělnou činnost (upřesněte do popisu). - Kytice, věnce
Nelze dotovat, jedná se o náklady na reprezentaci. - Vystoupení umělců a dalších spolupracovníků
Lze dotovat pouze v rámci vyúčtování akce, ale pouze pokud se jedná o externí službu, nikoliv o mzdový náklad. - Daně
Nelze dotovat daň z příjmu právnických osob, daň z nemovitostí, silniční daň, ani jiné přímé daně. - Občerstvení
Nelze dotovat úhradu výdajů za občerstvení (např. při jednáních orgánů nebo návštěvách hostů; za občerstvení se nepovažuje stravování účastníků na vzdělávacích akcích)- Doporučujeme, pokud máte možnost, z dotace hradit jiný náklad, než je občerstvení.
Další dotační tituly
Provozní dotaci lze použít na drobné opravy kluboven a základen (malování, oprava opotřebení do původního funkčního stavu apod.), při nákladnějších opravách dejte pozor, ať se nejedná o technické zhodnocení majetku. V případě pochybností se obraťte na hospodareni@skaut.cz
Návod, jak postupovat při vyúčtování oprava a údržba kluboven a základen ve skautISu.
