Když se v roce 2019 v parlamentu začala chystat změna ohledně ubytovávání, byl primárně s cílem zasáhnout služby typu Airbnb novelizován zákon č. 565/​1990 Sb., o místních poplatcích  (Hlava II). Ten tak od roku 2020 umožňuje obcím zavést obecný poplatek z pobytu a zároveň zavedl evidenční povinnost všech ubytovaných bez ohledu na to, zda se jich placení poplatku týká či nikoliv.

Ve spolupráci s Českou radou dětí a mládeže jsme v rámci legislativního procesu dosáhli osvobození od poplatku nejen pro děti, ale i pro vedoucí a další dospělé zajišťující zázemí akcí našeho typu. Většiny skautských akcí se tak povinnost platit poplatek z pobytu netýká.

Po schválení novely se bohužel ukázalo, že osvobození od poplatku neznamená osvobození od povinnosti vést evidenci ubytovaných, která v případě skautských akcí znamená administrativní zátěž jak pro oddíly či pořadatele akcí, tak i vlastníky či provozovatele základen a kluboven využívaných k ubytování.

Ve spolupráci s právníky jsme hledali cesty, jak věc vyřešit a zátěž eliminovat. Ukázalo se však, že věc bohužel nemá přiměřeně jednoduché řešení, které by bylo platné pro akce našeho typu (nebo alespoň jejich výraznou většinu).

Na jakých místech se nás to týká?

Situace může být na různých místech republiky a při různých akcích odlišná. Řešení agendy poplatků a hlavně evidence se nás dotkne ve chvíli, kdy jde o akci s přespáním a jsou splněny následující podmínky: a) za ubytování se někomu platí (na formě a zdůvodnění platby nezáleží) a b) přespání probíhá na území katastru obce, která vydala svou vlastní vyhlášku řešící místní poplatek z pobytu. Budou tedy existovat obce, na jejichž území není potřeba věc vůbec řešit, ale těch bude s časem spíše ubývat (v atraktivních lokalitách je totiž poplatek z ubytování nezanedbatelným příjmem obce).

Tip pro oddíly: Jedete-li na výpravu, o placení poplatku - nutnosti dodat údaje osob do evidence ubytovaných, by vás měl informovat ten, u koho budete za úplatu přespávat.

Tip pro klubovny/​základny: Pokud k pobytům svou nemovitost pronajímáte, je možné si ověřit, zda má obec vyhlášku k poplatku z pobytu, na oficiálním webu obce či dotazem na obecním či městském úřadě. Ve vyhlášce najdete i různá místní specifika (např. jak často musí základna obci poplatek platit, jestli je zavedena ohlašovací povinnost a jakou formou se plní, jestli není osvobozena od poplatku i nějaká další skupina osob), ale většina obcí vydala vyhlášku přesně podle vzoru ministerstva bez speciálních úprav.

Poplatek z pobytu

Jak uvádíme výše, samotný poplatek se většiny skautských akcí netýká, neboť jsou od něj mj. osvobozeny: 

• děti a mladí lidé do 18 let,
• osoby pečující o děti na zotavovací akci nebo jiné podobné akci pro děti,
• osoby, které mají v obci trvalý pobyt.

Osvobození se tedy vztahuje na výpravy, tábory, rádcovské kurzy, většinu regionálních, velkých či celostátních akcí a většinu vzdělávacích akcí. (Při rozhodování zda se bude poplatek platit, je potřeba zohlednit, zda je akce primárně pro mladší členy, kdy účastnící se dospělí ji pomáhají zajistit a tedy se neplatí poplatek za nikoho, nebo jestli akce cílí primárně na dospělé, a pak jsou osvobozeni od poplatku jen výjimeční účastníci mladší 18 let.)

Poplatek z pobytu se vztahuje na dospělé (18+) přespávající osoby na

• akcích pro dospělé - typicky vůdcovské, instruktorské kurzy a další
• různých rodinných akcích - nejde-li o oficiální skautské akce s primárním zaměřením na děti (může se tedy dotknou některých “rodinných táborů” či neformálních víkendových pobyt několika skautských rodin apod.)

Vedení evidence ubytovaných a odvod poplatků

Povinnost vedení evidence (příp. výběr a odvádění poplatku) se týká primárně organizačních jednotek, které nabízejí úplatné ubytování (pronájmy) ve svých základnách či klubovnách (a to i pokud pronajmete klubovnu jen párkrát do roka). Zároveň ale dopadá také na oddíly či akce, které musí mít k dispozici úplný seznam ubytovaných včetně všech zákonem požadovaných údajů.

Pozor: Protože jde o osobní údaje, je potřeba s nimi řádně nakládat. Pro základny to znamená vést evidenci (ať už elektronicky či papírově) bezpečně a zpřístupnit ji co nejmenší skupině osob (těm co to pro práci na základně/klubovně opravdu potřebují). Pro oddíly to vyžaduje mít přístup k seznamu členů / účastníků dané akce a předávat danému ubytovateli vždy seznam jen opravdu ubytovaných osob a nikde nenechávat “povalovat” kompletní seznamy osob. Zároveň ale platí, že máme povinnost evidenci vést a předávat všechny údaje, které zákon (skrze místní vyhlášky obcí) vyžaduje - tak je to v souladu i s předpisy na ochranu osobních údajů (GDPR).

Kdo má povinnost evidovat (a platit)

• evidence se týká veškerého ubytování za úplatu bez ohledu na typ ubytování (na postelích, na zemi, na zahradě ve stanech či bez nich)
• povinnost vést evidenci ubytovaných (a odvádění peněz městu) jde typicky za vlastníkem pronajímaného prostoru

• existují však situace, kdy je provozovatelem pronajímaného prostoru či pořadatelem placeného pobytu někdo jiný - a pak je vhodnější, když tuto povinnost zajistí on, např.

  • evidenci za přespávání v klubovně na faře dlouhodobě pronajaté ke skautské činnosti (s povolením dále pronajímat k pobytům) nebude vést zástupce farnosti, ale středisko, které má klubovny v nájmu
  • evidenci za tábor na pozemku pronajatém od místního zemědělce nebude řešit on, ale pořadatel tábora (od platby je tábor osvobozený; seznam účastníků si tábor navíc stejně vede)

Tip: Povinnost se týká pouze úplatných pobytů, tj. pokud se jedná o ubytování zdarma, není třeba vést evidenci ani platit poplatek obci! To budou např. akce, kdy spíte pod širákem či stanem a nikomu za pobyt neplatíte, různá oddílová přespání ve vlastní dlouhodobě pronajaté klubovně, přespávání na střediskové základně během brigád apod.

Co to celé znamená pro různé skautské činnosti?

1) Skautské akce (oddílové, střediskové, vzdělávací, ...)

• vědět, zda daná obec či město kam vyrážíme na vícedenní výpravu má vyhlášku o poplatcích; tuto informaci by vám měl primárně poskytnout subjekt, který vám pronajímá klubovnu či základnu k ubytování a který má také povinnost vést evidenci ubytovaných

• mít připravený seznam všech účastníků akce, kteří přespávají, obsahující všechny požadované údaje:

  • jméno (příp. jména) a příjmení
  • adresa bydliště
  • datum narození
  • číslo a druh průkazu (typicky číslo občanského průkazu)

• do seznamu pak ve spolupráci s pronajímatelem základny doplníte ještě

  • den začátku a den konce pobytu (poplatek odpovídá “počtu nocí”)
  • důvod osvobození (typicky “mladší 18 let” nebo “dospělý dozor na akci pro děti”), nebo výše poplatku (kterou budete muset uhradit)
• dle instrukcí poskytovatele ubytování a s ohledem na ochranu osobních údajů tento seznam osob ubytovateli bezpečně předat (vytisknout na místě, ručně přepsat, zkopírovat elektronicky do formuláře ubytovatele, nahrát předpřipravený elektronický seznam jako přílohu do Google formuláře či Google složky ubytovatele apod.)

Tip: Všechny údaje potřebné pro tuto evidenci můžete snadno získat ze skautISu. Stačí si nově u osob vést i číslo občanského průkazu (nová možnost u osob na záložce “Další údaje”) a před akcí, nebo klidně až na místě online z mobilu, si ze skautISu jedním kliknutím vyexportovat seznam členů oddílu s povinnými údaji (připravená šablona obsahující povinné údaje je v “Osoby > Exporty”; stejně tak agenda táborů a agenda vzdělávacích akcí obsahuje tlačítka pro export seznamu účastníků s povinnými údaji).

2) OJ nabízející přespání za úplatu na základně či v klubovně

• je třeba si zjistit, zda obec/​město má vyhlášku o poplatcích, příp. zda obsahuje ohlašovací povinnost (tj. povinnost nahlásit, že klubovna/​základna slouží jako ubytovací zařízení a další požadované údaje např. sídlo OJ, číslo účtu atp.)
• pokud obec vyhlášku má, je OJ povinna vést úplnou (elektronickou či papírovou) evidenci ubytovaných (bez ohledu na to, zda jsou přespávající osoby od poplatku osvobozené či nikoliv)
• evidence musí být uchovávána až 6 let po skončení pobytu, proto ji doporučujeme vést elektronicky s využitím skautského Google disku (např. jako on-line tabulku nebo složku, do které mohou vstoupit jen oprávněné osoby spravující základnu); můžete také vytvořit skautský Google formulář, do kterého bude možné přiložit soubor se seznamem ubytovaných (a ty to budou moci udělat celé online); případně lze na konci pobytu s ubytovanými vyplnit papírovou evidenci (tu pak ideálně přenést do elektronické podoby a papírovou evidenci nikde volně nenechávat)
• o existenci poplatku z pobytu pro obec a povinnost vést tuto evidenci je třeba předem vhodně informovat ubytované oddíly či akce, aby si mohly připravit seznam účastníků s požadovanými údaji
• za neosvobozené osoby je třeba obci/​městu odvádět stanovený poplatek

3) Pořadatele táborů

• je třeba zjistit, zda obec, v jejímž katastru se tábor koná, má vyhlášku o poplatcích a pokud obec vyžaduje ohlášení, tak to ideálně spojit s běžným hlášením tábora obci

• evidenční povinnost bude v tomto případě plnit přímo pořadatel tábora, nikoli nutně vlastník pozemku, tj.

  • pokud středisko využívá pozemek místního zemědělce, tato evidenční povinnost se jeho osobně nijak nedotkne
  • podobně pokud oddíl využívá tábořiště jiného střediska, nebude evidenční povinnost nutně zatěžovat domácí středisko (které ale samozřejmě musí vést evidenci svých vlastních táborů)
• evidence opět musí obsahovat seznam všech účastníků a všechny požadované údaje - reálně však takovou evidenci již tábory běžně vedou, nově je však do ní potřeba zaznamenat i čísla občanských průkazů
• tábory jsou od poplatku kompletně osvobozené a tedy obci se nic platit nebude (pozor: výjimkou mohou být tábory rodičů s dětmi (family skauting) nebo tábor Kmene dospělých)

Několik tipů závěrem

• evidujte si čísla OP u svých členů ve skautISu (u osoby na záložce “Další údaje”), a pak v případě potřeby snadno exportujte připravený seznam členů oddílu  (ve skautISu je připravený a nazvaný “Evidence ubytovaných (místní poplatek z pobytu)”) či účastníků akce
• používejte vhodný a přehledný formulář k evidenci ubytovaných osob na základně (lze použít jako papírová kniha, skautská Google tabulka, offline Excel); přiložený vzor umožňuje snadné vložení dat z exportu oddílu ze skautISu Vzor: evidence ubytovaných osob na základně / klubovně
• na základně doporučujeme používat elektronickou formu evidence (např. používejte skautský Google disk, nahrávání seznamů přes skautský Google formulář apod.), nikdy neposílejte seznamy e-mailem na libovolné adresy, nepoužívejte osobní gmail účty, ale ty skautské
• najděte si vyhlášku o místním poplatku vaší obce; pro ilustraci přikládáme ukázku jedné typické Ukázka: vyhláška města