Abyste mohli využívat služby společnosti Google pro neziskové organizace , tedy i například vlastní Google Workspace for Nonprofit, musíte si nejprve zřídit potřebný správcovský účet u společnosti Google.

Přejděte na registrační formulář a přihlaste se vlastním Google účtem budoucího správce za středisko (můžete použít jak skautský google účet, tak třeba osobní gmail.com účet). Účet, kterým se přihlásíte bude následně používat osoba správce za vaše středisko u společnosti Google.

V dalších krocích potvrdíte několik informací (např. že jste oprávněnou neziskovou organizací, což všechna skautská střediska jsou, kde je vaše organizace zaregistrována apod) až dojdete do kroku pro zadání informací pro ověření společností Percent.

Následně již budete žádat o zařazení mezi neziskové organizace a pak přímo o zřízení služeb Google Workspace for Nonprofit. K tomu budete potřebovat vlastní doménu, na které služby budou používány. Tím, že projdete celým procesem nezískáte přístup jen ke Google worspace pro neziskové organizace, ale také budete mít možnost příspěvku na reklamu nebo budete mít přístup do YouTube pro neziskové organizace.

Pokud vaše středisko (okres, kraj či ZvOJ) ještě není registrováno do Google pro neziskové organizace, je to nutné provést s pomocí společnosti Percent, která od 22. května 2023 spolupracuje se společností Google na validaci neziskových organizací v České republice.

V rámci registrace do programu Google pro neziskové organizace (viz předchozí krok) budete vyzváni, aby společnost Percent ověřila způsobilost vaší neziskové organizace.

S ohledem na to, že v registru neziskových organizací je zatím minimum našich jednotek, budete muset pravděpodobně zadat identifikační údaje sami. K identifikování jednotky budete v prvním kroku potřebovat jméno vašeho střediska, IČO a Výpis ze spolkového rejstříku, který naleznete na stránkách Veřejný rejstřík a Sbírka listin , kde je vidět, že jsme registrovaný spolek a všechny další důležité informace.

Jako název registru vyplňujete "Ministerstvo spravedlnosti České republiky".

Následně vyplníte web vaší jednotky, adresu, čím se jednotka (a organizace) zabývá a vaše kontaktní údaje. Po jejich vyplnění můžete čekat až několik dní na samotnou validaci

Pro ty z vás, kdo jste jste již proces validace u společnosti Percent zahájili a máte dotazy, můžete se na ně obrátit na jejich stránkách .

Pro vlastní “nonprofit” Google workspace musí středisko mít také vlastní internetovou doménu. Může jít i o subdoménu (tzv. doménu třetího řádu), což doporučujeme, protože pak vaše hlavní doména může být využívána v běžných skautských Google službách a pro tyto doplňkové “nonprofit” Google služby budete používat jen tuto speciální subdoménu.

Vlastní předplatné může být např. na doménách jako data.vasestredisko.cz, stredisko.vasejednotka.cz (pokud ji vlastníte a umíste sami spravovat DNS záznamy). Nebo si můžete zřídit novou doménu v rámci skautského LEBEDA hostingu . S hostingem získáte doménu v podobě např. strediskoXY-data.skauting.cz (typicky by mělo jít o jinou adresu, než běžně používáte pro váš skautský web jednotky), a pak vám s ověřením a nastavením DNS záznamů pomůže skautská ústřední podpora@skaut.cz (až budete Googlem vyzváni k ověření a nastavení DNS záznamů, pošlete potřebné údaje právě naší podpoře).

⚠️Upozornění: Při ověřování nároku na bezplatné služby pro neziskovky je potřeba, aby na uvedené adrese existovala alespoň jedna stránka s informací, že jde o web vaší jednotky. Proto je nutné udělat na příslušné adrese webu jednu z následujících věcí:

• nahrát na web HTML stránku, na které bude název střediska, případně nějaké kontakty
• nebo na web nahrát PHP stránku zajišťující přesměrování na váš oficiální střediskový web

Jakmile dojde ze strany Google ke schválení přístupu do programu pro neziskové organizace, může váš střediskový administrátor přejít na web google.com/​nonprofits a zde objednat vlastní služby Google Workspace pro neziskové organizace.

• V rámci online formuláře objednáte službu. Ta se nejprve tváří jako testovací verze běžných Google Workspace pro firmy, ale později právě na základě ověření Googlem bude služba aktivovaná jako “nonprofit” a bude tedy pro středisko bezplatná.
• V registraci musíte zadat vlastní doménu a provést její ověření pomocí TXT záznamu v DNS záznamech domény. Jestliže používáte vlastní doménu, proveďte potřebné ověření sami. Pokud budete mít skautskou doménu neco.skauting.cz, napište na podpora@skaut.cz a údaje k nastavení TXT domény nám pošlete (s ověřením vám pomůžeme).
• Při registraci také budete nastavovat účet administrátora vašich “nonprofit” Google služeb. Bývá to adresa například ve tvaru admin@data.vasedomena.cz (jde již o účet ve vašem novém předplatném). Velmi doporučujeme, abyste si nastavili i jinou záložní adresu, na kterou vám budou moci od Google chodit všechny klíčové informace a pomůže v budoucnu v případě problémů s přihlášením.
• Během registrace služeb doplníte ještě několik dalších údajů, které Google při registrace vyžaduje. Stačí se řídit informacemi uvedenými na dané webové stránce.
• Zřízení a aktivace služby po vyplnění všech potřebných údajů a ověření vaší domény, může ze strany Google trvat opět až tři dny, ale obvykle je rychlejší.

V rámci konfigurace “nonprofit” Google služeb budete vyzváni k nastavení MX záznamů vaší domény, abyste v případě potřeby mohli z jednotlivých založených účtů nejen psát, ale i do nich přijímat e-mailovou poštu. U skautských domén neco.skauting.cz za vás nastavení provede skautská ústřední podpora.

• Jakmile jsou všechny služby nastaveny, schválené Googlem a aktivní, můžete začít vytvářet účty jednotlivým uživatelům, začít zakládat jednotlivé sdílené disky a naplno vlastní “nonprofit” Google služby používat. Několik tipů přinášíme v další části tohoto návodu níže.
• Veškerá správa probíhá na webu admin.google.com po přihlášení vašim administrátorským účtem na vaší doméně.

Pro úspěšné používání vlastních “nonprofit” Google služeb střediskem je potřeba vytvořit uživatelské účty. Pozor, v tomto typu předplatného je možné zakládat účty jen dobrovolníkům, tento typ předplatného není určen pro děti. Administrátor předplatného nové účty vytvoří na webu admin.google.com v sekci “(Adresář >) Uživatelé”. 

Doporučujeme vytvořit uživatelské účty aktivním činovníkům. Bez uživatelů nedává vlastní “nonprofit” Google předplatné smysl, nezískali byste žádný relevantní prostor pro středisková data. Po založení účtů doporučujeme, aby se do účtů administrátor nebo lépe přímo uživatelé přihlásili a nastavili si přeposílání veškeré pošty na svůj běžný e-mailový účet. K běžné činnosti tyto nové účty aktivně používat nemusíte a i nadále členové střediska mohou používat své běžné skautské či jiné e-mailové (google) účty.

Stav úložiště v předplatném zjistí administrátor na webu admin.google.com v sekci “Úložiště”. Pozor, údaje se typicky aktualizují jednou za den a údaj tedy může mít zpoždění. Obvykle zde uvidíte nejen již obsazené místo, ale i informaci o tom, kolik vám ještě ve vašem předplatném zbývá volného prostoru (bohužel s různými aktualizacemi Google občas údaj zobrazuje, občas ne). Administrátor navíc další přehledy o využívání prostoru i jednotlivých služeb najde v sekci “Přehledy”. 

V předplatném “nonprofit” Google garantuje každému uživateli max. 30 GB dat, zároveň se toto využívá k určení celkového limitu pro data organizace. Kromě toho může administrátor nastavit i nižší limit pro osobní data uživatelů, případně uživatelé nemusí účty používat vůbec a jejich prostor je celý k dispozici středisku pro sdílené disky. Občas k tomu (ne zcela jasným způsobem) Google přidá nějaký prostor navíc. Garantovat lze prostor pro středisková data jako: počet uživatelů * 30 GB.

Přestože administrátor vlastních “nonprofit” Google služeb má na webu admin.google.com přístup k základnímu přehledu všech sdílených disků v předplatném, nemá zde přímo možnost zakládat nové sdílené disky. Ty mohou vytvářet uživatelé v rámci svého běžného Google disku. Administrátor v nastavení může (Aplikace > Google Workspace > Disk a Dokumenty > Nastavení sdílení > část Vytvoření sdíleného disku) povolit nebo zakázat, zda nové sdílené disky můžou zakládat všichni uživatelé, nebo jen administrátoři.

Nový sdílený disk běžně vytvoříte pomocí uživatelského účtu z vašeho vlastního “nonprofit” předplatného v rámci Google disku v sekci “Sdílené disky” . Následně sdílený disk můžete nasdílet libovolným uživatelům či Google skupinám (konferencím). Sdílet lze všem typům Google účtů / e-mailových adres (běžné skautské adresy založené ve skautISu, osobní gmail.com účty nebo i jiné osobní či firemní adresy). K přístupu na sdílené disky není nutné používat účty speciálně vytvořené ve vašem “nonprofit” předplatném.

Následně ve svém běžném účtu na Google disku uživatel uvidí všechny sdílené disky, které mu jsou někým sdíleny. Je jedno, jestli jsou z běžných skautských Google služeb, vlastních “nonprofit” Google služeb jednotky nebo třeba nějakých jiných firemních služeb. U jednotlivých sdílených disků je uvedeno z jaké organizace pochází a tedy jaké organizaci se všechna data na daném sdíleném disku započítávají do předplatného a jeho limitu.