Základním předpokladem pro obě smluvní formy je, že sněm dané organizační jednotky výslovně rozhodne, že nevolí vlastní RK, a pověří radu OJ k uzavření smlouvy o zajištění revizní činnosti. Sněm musí zvolit pouze jednu ze smluvních forem - buď Sdílené RK nebo SamR (nelze odhlasovat obě varianty do zásoby). 

Doporučujeme mít vybranou formu i potenciálního partnera před sněmem neformálně předdomluvené – pokud by totiž k dohodě nedošlo a chtěli byste formu změnit, je nutné svolat mimořádný sněm.

Výsledek hlasování zadejte do protokolu ve skautISu (záložka Volby) nejpozději do 10 dnů od konání sněmu, aby bylo možné sněm v systému správně schválit a uzavřít. 

Tip pro přípravu sněmu najdete v článku Jak na sněm střediska či přístavu

Přesný postup zápisu výsledků voleb popisuje Nápověda skautIS: Zadání výsledků voleb na sněmu

• Pro Sdílenou RK: Rada OJ se dohodne s jinou organizační jednotkou, která má funkční a zvolenou RK, na podmínkách spolupráce.

• Pro SamR: Rada OJ si vybere konkrétního odborníka ze Seznamu osob s oprávněním samostatného revizora   a dojedná s ním časový rozsah i podmínky.

• Pro Sdílenou RK: Komunikace probíhá standardně mezi vedením a radami obou jednotek (určení notifikační osoby se tedy sdílené RK netýká).

• Pro SamR: Rada OJ schválí usnesením nejméně jednu osobu z řad členů rady (odlišnou od vedoucího OJ a jeho zástupce), které bude samostatný revizor rovněž zasílat revizní zprávy a sdělení pro zajištění nezávislé kontroly (tato osoba bude zapsána ve smlouvě se SamR).

Aby byla spolupráce právně v pořádku, podepíše statutární orgán (vedoucí střediska, okresu či kraje) písemnou Smlouvu o zajištění revizní činnosti. Využijte připravené závazné vzory, které jsou přílohou Směrnice ke smluvnímu zajištění revizní činnosti . Vzory obsahují povinnou část (zajišťuje nezávislost, dodržení předpisů a formální náležitosti) a volitelnou část, kde si přizpůsobíte detaily podle svých potřeb.

Při přípravě smlouvy zvolte nejvhodnější variantu podle toho, o jaký typ smluvní revizní činnosti jde:

Pro Sdílenou RK:

• Odměna: Smlouvu lze sjednat jako bezúplatnou (standardní bratrská/sesterská výpomoc v rámci okresu či kraje) nebo úplatnou (s náhradou nákladů či sjednanou odměnou). Výhodou bezúplatné je jednoduchost a nulové finanční nároky, úplatná zase umožňuje spravedlivě kompenzovat čas a náklady vytíženější RK.
• Doba trvání: Smlouvu lze uzavřít na dobu neurčitou, dobu určitou stanovenou datem (např. do konce roku), nebo dobu určitou stanovenou událostí (typicky do konce volebního období / konání dalšího sněmu). Časově omezená smlouva podle události má tu výhodu, že automaticky kopíruje volební cyklus dané jednotky.

Pro SamR:

• Typ subjektu: Smlouvu můžete uzavřít přímo s fyzickou osobou (držitelem oprávnění), nebo s právnickou osobou (např. OSVČ či firmou, jejímž prostřednictvím certifikovaný revizor své služby poskytuje). Přímá smlouva s fyzickou osobou bývá administrativně nejjednodušší.
• Rozsah činnosti: Lze sjednat jednorázovou kontrolu (např. hloubková revize konkrétního roku/​projektu) nebo průběžný výkon funkce po celé volební období. Jednorázová kontrola se hodí pro rychlé vyřešení překlenovacího období, průběžný revizor zase přináší dlouhodobou stabilitu a systém.
• Odměna: Může být bezúplatná, úplatná s paušálem za stanovenou kontrolu (platba za konkrétní revizní zprávu), nebo úplatná s paušálem za časové období (např. měsíční/roční paušál). Paušál za období dává revizorovi jistotu při průběžné práci, paušál za kontrolu je naopak velmi transparentní u jednorázových kontrol.
• Doba trvání: Volíte mezi dobou neurčitou a dobou určitou (datem či událostí). Smlouva na dobu určitou do dalšího sněmu přirozeně vymezuje funkční období a dává oběma stranám prostor po sněmu dohodu vyhodnotit.

Po výběru partnera a podpisu smlouvy zaevidujte konkrétního poskytovatele revizní činnosti ve skautISu na záložce Obsazení funkcí (v sekci Zajištění revizní činnosti):

• Pro Sdílenou RK: Vyberete ze seznamu konkrétní organizační jednotku, se kterou máte smlouvu uzavřenou. Systém automaticky zobrazí výpis jmen členů dané RK.
• Pro SamR: Vyhledáte konkrétní fyzickou osobu (držitele oprávnění). Na profilu vaší jednotky se následně zobrazí kontakt na tohoto revizora.

Tento krok proveďte ihned po nabytí účinnosti smlouvy. Pokud podpis smlouvy z jakéhokoli důvodu odkládáte, myslete na to, že bez konkrétně přiřazené Sdílené RK nebo SamR nebude možné odevzdat roční registraci jednotky (do 31. ledna) a jednotka nebude moci řádně schválit svou roční účetní závěrku.

Podrobný postup naleznete v příručce Nápověda skautIS: Zajištění revizní činnosti (Obsazení funkcí)