( Aktuální )
Zveřejněno 20. 4. 2022
Jan Chmelař
KÚJ – asistent organizačního zpravodaje
jan.chmelar@skaut.cz
Ondřej Peřina – Jerry
VRJ – zpravodaj pro ICT a organizaci
ondrej.perina@skaut.cz
Zodpovědná osoba: Ondřej Peřina – Jerry

Přínosy a úskalí používání datové schránky

Při zřízení a používání datové schránky je potřeba se připravit na to, že datová schránka není prostě obyčejný e-mail, ale státem autorizovaný prostředek elektronické komunikace (hlavně s úřady). Věříme, že výhody zásadním způsobem převažují, ale je dobré se připravit na to, že některé věci v komunikaci s úřady budou prostě trochu jinak.

Přínosy datová schránky

  • elektronická komunikace a konec chození na poštu - zásadní výhoda v podobě konce chození pro dopisy z úřadu na poštu a čekání ve frontách, úřady mají ze zákona povinnost vám všechny dokumenty a dokumenty posílat přímo do datové schránky; dopis ze spolkového rejstříku, obecního či krajského úřadu už nebude zbytečně čekat na poště (pokud by se náhodou stalo, že vám úřad pošle papírový dopis, upozorněte úředníka, aby svůj omyl do budoucna napravil)
  • rychlost a zaručené doručení - už se nemusíte bát, že by vám pošta omylem nedoručila dopis, že by se někde zatoulal či se ztratila výzva k vyzvednutí úředního dopisu na poště; jakmile úřad elektronický dopis pošle, ihned se objeví ve vaší datové schránce
  • posílání zpráv úřadům zdarma - vše co datovkou pošlete na úřady, bude posláno zcela zdarma a ušetříte za tisk dopisů i poštovné
  • jistota doručení - ke každé poslané zprávě vždy získáte doručenku, máte tak průkazný doklad nejen o odeslání, ale i o okamžitém doručení (např. žádost o dotaci bude úřadu doručena v jakýkoliv den a čas, i kdyby to byl víkend či hluboká noc; ale nezapomínejte na to, že některé dotační a grantové programy nemusí být vypsány úřadem, případně z nějakého důvodu mohou vyžadovat poslání i jinou cestou, a tak vždy dobře čtěte podmínky dotačních programů) 
  • ověření odesílatele - dokumenty poslané datovou schránkou se standardně považují za “ověřeně podepsané”, prostě se na ně pohlíží tak, že je odeslalo závazně vaše středisko jakoby s ověřeným podpisem vedoucího střediska
  • notifikace o nové zprávě - bezplatně si můžete nastavit zasílání notifikace o nové zprávě na jakoukoli e-mailovou adresu (případně za poplatek i SMSkou), případně se do datové schránky dá dostat i z mobilu; každopádně doporučujeme mít aktivní notifikace, abyste nepromeškali nějakou lhůtu související s úředním dopisem, co vám byl doručen 
  • přístup více osob - do datové schránky jednotky může mít přístup více pověřených osob (případně i s různou úrovní přístupu), díky čemuž se k důležitým dopisům dostane nejen vedoucí, ale třeba i hospodář, tajemník či jiná střediskem pověřená osoba (delší dovolená, pobyt na táboře některých osob apod. vás už nezaskočí)
  • bezplatný přístup k výpisu skutečných majitelů - jednou z novinek posledních let je tzv. evidence skutečných majitelů, jde o neveřejný rejstřík s uvedením osoby vedoucího střediska jako “majitele”, což se může hodit třeba pro některé dotace; díky datové schránce máte úplný neveřejný výpis snadno a bezplatně ke stažení na webu esm.justice.cz

Případná úskalí

  • povinná elektronická podání - věříme, že pro většinu jednotek to už nebude ani překážka, ale je třeba upozornit, že stát stanovil povinnost některé věci posílat úřadům elektronicky; jakmile máte datovou schránku, už budete daňové přiznání (nejen k dani z příjmu, ale i případná jiná) za středisko podávat vždy elektronicky posláním skrze datovou schránku (nemůžete již vyplnit papírový formulář daňového přiznání a přinést ho na finanční úřad; elektronické formuláře za vás však pohlídají chyby, které byste při vyplňování na papír mohli omylem udělat a i nadále se samozřejmě můžete s úředníky předem poradit, a až pak výsledek poslat). Drobnou výhodou ale může být, že takto elektronicky podané daňové přiznání se může odevzdat až na konci dubna.
  • automatické mazání starých zpráv - na rozdíl od e-mailu se po 90 dnech stará zpráva z datové schránky nevratně smaže, proto si nezapomínejte zprávy z datové schránky stahovat a ukládat nejen samotné přílohy, ale celé zprávy i s informacemi o doručení ve formátu ZFO (třeba na skautský Google disk), případně můžete využít speciální aplikace, které za vás budou zprávy ukládat či si platit službu “trezoru”, která bude zprávy uchovávat v datové schránce trvale

Ani s datovou schránkou se samozřejmě nezbavíte úplně veškeré papírové pošty. Pokud vám například váš dodavatel energií posílá smlouvy či faktury papírovou poštou, bude vám i nadále chodit běžný dopis. Ale při komunikaci s partnery z běžné komerční sféry by neměl být problém se domluvit na zasílání běžným e-mailem a většina firem bude naopak ráda, že vám nemusí posílat papírové dopisy.

Byla tato stránka užitečná?
Děkujeme!
Pomozte nám znalostní bázi vylepšit!

Prosím napiš nám, co je na této stránce špatně. Co chybí, či přebývá. Co je nejasné. Co jsi hledal. A budeš-li chtít, napiš nám i něco o sobě – kolik ti je let, jakou funkci ve středisku/oddíle máš a odkud jsi.