( Aktuální )
Zveřejněno 24. 1. 2022
Jan Chmelař
KÚJ – asistent organizačního zpravodaje
jan.chmelar@skaut.cz
Ondřej Peřina – Jerry
VRJ – zpravodaj pro ICT a organizaci
ondrej.perina@skaut.cz
Zodpovědná osoba: Ondřej Peřina – Jerry

Datová schránka

K čemu je dobrá datová schránka skautskému středisku? Jak si ji zřídit a jak to s “datovkami” vlastně je? Každý občan či právnická osoba si může zřídit tzv. datovou schránku, která je určena ke státem garantovanému doručování elektronických dokumentů mezi orgány veřejné moci (např. úřady) a různými osobami. To se hodí i všem skautským organizačním jednotkám.

Datová schránka organizační jednotky

Jde o elektronickou poštu, která však na rozdíl od běžného e-mailu, má státem garantovanou funkčnost a hlavně zaručenou identitu odesílatelů i příjemců (nejde tedy o žádné “anonymní schránky”). Největší využití má pro komunikaci s orgány státní správy (úřady), kterým datovou schránkou můžete posílat elektronické zprávy zcela bezplatně, zatímco za papírové dopisy byste museli platit poštovné. 

Každá datová schránka má svůj identifikátor (tzv. IDDS, tvořený kombinace čísel a písmen), který slouží jako adresa pro zasílání v rámci prostředí datových schránek. Běžně jej najdete v kontaktech na webech institucí, skautské jednotky si ID datové schránky mohou uvést jako kontakt i do skautISu. Při posílání zprávy samozřejmě můžete vyhledávat adresáty nejen dle jejich IDDS, ale i běžně podle názvu instituce či osoby. Také existuje online seznam datových schránek (můžete si tak vyhledat např. všechny skautské jednotky se zřízenou datovou schránkou).

Zřízení i provoz datové schránky je zcela bezplatný. Zasílání zpráv orgánům veřejné moci (úřadům) je také bezplatné. Platili byste pouze za zprávy posílané jiným fyzickým či právnickým osobám, ale těm je obvykle dostatečné poslat běžen e-mail. 

Datová schránka je povinná pro orgány státní moci a právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku. Běžní občané či fyzické podnikající osoby si mohou datovou schránku zřídit dle svého uvážení. 

Pro skautská střediska (obecně všechny spolky) jsou zatím dobrovolné, ale to se změní od roku 2023, kdy stát bude povinně zřizovat datové schránky i nám. V průběhu roku 2022 tak postupně budeme zveřejňovat různé užitečné informace, aby se všechny naše jednotky mohly v klidu na zřízení datových schránek připravit. Není se čeho obávat.

Datové schránky jsou s námi v Česku již od roku 2009 a staly se běžnou součástí komunikace především s úřady. Už dlouho převládají výhody jejího zřízení a používání nad některými dílčími povinnostmi, které s sebou občas nesou. Největší výhodou je konec zatoulaných úředních papírových dopisů, neboť úřady s vámi budou povinně komunikovat touto elektronickou cestou. 

Jak je to tedy s výhodami a nevýhodami datové schránky?

Připravili jsme stručný přehled přínosů a úskalí používání datové schránky.

A co třeba praktická zkušenost střediska?

Přečtěte si praktické zkušenostmi s používáním ve středisku. Bilbo pohledem vedení střediska popisuje, jak datovky fungují (včetně mnoha detailů, ukázky prostředí datovek a odkazů na další zdroje), a hlavně jak s ní na středisku pracují a s čím může pomáhat i ve vaší jednotce.

Přínosy a úskalí používání datové schránky Zkušenosti s datovou schránkou ve středisku

Založení datové schránky pro středisko

Rozhodnete-li se pro své středisko (okres či kraj) zřídit datovou schránku již nyní (a nechcete čekat až na automatické zřízení v roce 2023), bude nutná jedna návštěva vedoucího organizační jednotky na CzechPOINTu. Ten najdete na většině obecních úřadů a pošt, takže by to nemělo být nijak komplikované (mapa kontaktních míst ) . Zřízení je bezplatné, snadné, relativně rychlé a mělo by být spojené s posledním papírovým dopisem, který vaše středisko od úřadu obdrží (v budoucnu vám úřady budou psát už jen elektronicky do datovky).

Zřízení datové schránky

Před samotným úkonem zřízení schránky si ověřte, že statutární orgán a jeho zástupce jsou řádně zapsaná ve spolkovém rejstříku .

Budete potřebovat najít místo, které je i kontaktním místem tzv. “Czech pointu”. Může k tomu pomoci i mapa kontaktních míst . Často to je pošta nebo obecní úřad.

Zřídit datovou schránku může vedoucí organizační jednotky. S ohledem na způsob zapisování našich zástupců do spolkového rejstříku je opravdu potřeba, aby u založení byl přímo vedoucí OJ. Zástupci vedoucího OJ či další činovníci mohou k datovce jednotky mít také přístup (mohou být přidáni hned při zřízení nebo kdykoliv dodatečně online už z prostředí datové schránky).

Na CzechPOINTu ke zřízení datové schránky jednotky budete potřebovat:

  1. svůj občanský průkaz k prokázání totožnosti a
  2. IČO jednotky, pro kterou datovou schránku zřizujete

Samotné zřízení znamená jen několik úkonů úředníka, vaše podepsání potřebných dokumentů a za pár minut si žadatel odnáší potvrzení o realizované žádosti o zřízení datové schránky (s přiděleným “jednacím číslem”). 

Přibližně za týden vám přijde poslední papírový dopis “od úřadu”. V tomto dopise již najdete své přístupové údaje pro přístup do vaší nové datové schránky jednotky.

Upozornění: Datová schránka má svůj identifikátor IDDS (přidělená kombinace znaků a čísel), stejně tak každá osoba má pro přístup do datovky své, systémem vygenerované, uživatelské jméno (bohužel také kombinace znaků a písmen, kterou nemůžete změnit). Do datové schránky se přihlašujete uživatelským jménem a heslem, tak ať si to nespletete s identifikátorem datové schránky.

Jakmile máte datovou schránku zřízenou, už se do ní jednoduše přihlaste na webu www.mojedatovaschranka.cz , změňte si své heslo a úspěšně svou novou datovou schránku používejte.

Další informace a dotazy

Další informace o datových schránkách najdete na webu www.datoveschranky.info , případně se s dotazy a nejasnostmi ohledně používání datových schránek skautskými jednotkami obraťte na podpora@skaut.cz a zkusíme vám pomoci.

Byla tato stránka užitečná?
Děkujeme!
Pomozte nám znalostní bázi vylepšit!

Prosím napiš nám, co je na této stránce špatně. Co chybí, či přebývá. Co je nejasné. Co jsi hledal. A budeš-li chtít, napiš nám i něco o sobě – kolik ti je let, jakou funkci ve středisku/oddíle máš a odkud jsi.