• Cílovou skupinou jsou oddíly a střediska, o dotaci žádá vždy středisko. Dotace je určena na podporu konkrétních členů ve věku 6 až 26 let z rodin v tíživé ekonomické situaci, která členům znemožňuje plnohodnotnou účast na skautských aktivitách.
• Na jednoho člena je možné žádat o dotaci ve výši od 4 000 Kč do 7 000 Kč. Člen může být podpořen maximálně jednou v kalendářním roce. 
• OJ může v jednom kole výzvy podat jen jednu žádost. V rámci jedné žádosti lze žádat o dotaci na více členů zároveň. 
• Dotaci lze žádat nejvýše na 70 % celkových nákladů projektu, 30 % musí být hrazeno z vlastních zdrojů OJ (příp. darů či dotací jiných subjektů).
• Žádost se podává dvakrát ročně skrze skautIS. První kolo přijímání žádostí o dotace končí 15. 2., druhé kolo 8. 10.
• O výši podpory vás informujeme co nejdříve po uzavření přijímání žádostí. Naší snahou bude zaslat vyrozumění v řádu dnů, je ovšem nutné počítat s tím, že se proces může prodloužit až na několik týdnů (zejména v závislosti na přidělení dotace od MŠMT). Nejpozději se rozhodnutí dozvíte do konce dubna, respektive října.
• Dotace bude udělována žádostem, které splňují podmínky Směrnice k dotacím organizačních jednotek pro rok 2023 a Pravidla k žádostem o vybrané dotace na rok 2023 (Dostupný skauting), v pořadí podle data jejich odevzdání (ve skautISu stav Odevzdaná) až do vyčerpání financí dotační kapitoly.
• OJ musí mít stanovena pravidla pro poskytnutí podpory (viz stanovení kritérií níže).
• Žádosti o podporu více než 10 členů z jedné OJ mohou být před finálním přiznáním finanční podpory předmětem individuální konzultace.

Je na posouzení OJ, koho a jak má dotace z programu Dostupný skauting podpořit. Oddíloví vedoucí dobře znají kluky a holky, jejich rodinné zázemí a podmínky. Díky tomu jsou výrazně lépe schopní rozhodnout o vhodné a adresné pomoci, než hodnotící komise na ústředí.

Kritéria by měla být co nejobjektivnější, zároveň si jsme vědomi toho, že i zdánlivě objektivní kritéria mohou mít své slabiny. Například často využívaným indikátorem o finanční situaci rodiny je pobírání přídavků na děti. Nárok na pobírání tohoto přídavku ovšem zohledňuje pouze příjem rodiny, ne její výdaje. Pokud jsou výdaje vysoké (nebo skokově vzrostly), rodina může být v aktuální finanční tísni, přestože podmínky pro pobírání přídavků na dítě nesplňuje.   

Čeho se tedy držet při posuzování, koho by měla dotace z programu Dostupný skauting podpořit? Stanovte si předem kritéria pro výběr a kombinujte je s konkrétními zkušenostmi vedoucích. 

Možný postup pro vytvoření pravidel:

• Vytvořte si seznam kritérií (viz. příklady níže) jako pomocný check-list. Stanovte si, jaký počet musí dítě/rodina splňovat, aby mohli být příjemci podpory (doporučujeme, aby to byla 2-3 kritéria).
• Doporučujeme nevyžadovat úřední potvrzení o splnění těchto kritérií, můžete ale rodiny požádat o podepsání čestného prohlášení. Vzor čestného prohlášení je k dispozici zde .
• Zvažte konkrétní zkušenost vedoucích a rádců s rodinným zázemím jednotlivých členů. Možná se k nim/​vám donesly signály o finančních těžkostech rodiny např. neúčast dítěte na víkendové výpravě kvůli vysokému poplatku nebo těžkostem při pořizování potřebného vybavení. Nebojte se brát tyto ukazatele v potaz. 

 Příklad kritérií: 

• rodina má 3 a více dětí
• rodina čelí náhlému výpadku v příjmech 
• rodině výrazně vzrostly náklady (nájemné, energie atp.)
• rodina se ocitla ve stavu finanční nouze a pobírá dávky hmotné nouze
• rodina se ocitla ve stavu finanční nouze a pobírá příspěvek na bydlení
• rodina se ocitla ve stavu finanční nouze a pobírá přídavky na dítě
• rodina se ocitla ve stavu finanční nouze a pobírá příspěvek na mobilitu
• rodič je samoživitel/​samoživitelka
• rodina je v exekuci
• probíhá oddlužení rodiny formou osobního bankrotu
• rodina dříve žádala o snížený členský příspěvek (pokud máte tuto kategorii ve vaší OJ zavedenou)

Pravidla pro podporu dětí z dotačního programu Dostupný skauting uveďte v zápisu ze střediskové rady.

Tato pravidla od vás budeme chtít uvést také v žádosti o dotaci. Jedná se o jednu z  podmínek ze strany MŠMT a chceme mít lepší představu o vašem způsobu výběru podpořených holek a kluků.

Lze financovat neinvestiční náklady na člena/členku, například na:

• účastnické poplatky na výpravy a akce (vč. akce Národní skautské jamboree)
• materiál na skautské aktivity, který bude podpořený člen užívat - např. uzlovačka, KPZ, šátek, zápisník.
• vybavení, které členovi/člence půjčíte - například batoh, spacák, karimatka, ešus, kroj.

Vybavení musí zůstat ve vlastnictví střediska, tzn. je podpořenému členovi dlouhodobě vypůjčeno a evidováno dle pravidel OJ a směrnice o majetku . Stejně tak vyřazení tohoto vybavení z vlastnictví střediska musí probíhat dle pravidel OJ.  

Pro půjčení vybavení je možné využít smlouvu - vzor k dispozici zde .

• Členský příspěvek,
• poplatek za letní tábor,
• poplatky na akce dotované z prostředků MŠMT, ziskové akce, akce delší než 6 dní a zahraniční akce,
• výchovné programové materiály (stezky, nováček atp.).

O jakou částku na člena mohu požádat? Nejdříve je dobré vyčíslit si náklady, které během roku v souvislosti s činností má a mohu je zahrnout do žádosti, může to být například:

Na tábor dotaci využít nemohu, ale mohu náklad využít jako kofinancování. Požádat mohu tedy o 5940 Kč (70 % je 6958 Kč, ale nemohu financovat tábor).

Je vhodné rovnou přemýšlet i o tom, z čeho bude placeno zbylých 30 %. Může to být:

• jiná dotace (ne od MŠMT), třeba z města či obce,
• vlastní prostředky střediska (např. z darů, jak na fundraising najdete zde ),
• poplatku od rodičů člena.

Dotace bude pro rok 2023 vypsána poprvé jako pilotní projekt, který bude pravděpodobně pokračovat i v roce 2024, pak jeho fungování vyhodnotíme. Je dobré přemýšlet o tom, zda a jak budete podporovat holky a kluky i nadále, ať bude či nebude poskytována podpora z ústředí. Pokud byste hledali peníze i jinde, je dobré s tím začít včas, abyste jich měli dostatek, až bude potřeba. K tomu opět doporučujeme tipy v rámci fundraisingu .

Pro finanční podporu svých členek a členů v prvním pololetí školního roku 2022/​23 můžete využít také program nabízený Českou radou dětí a mládeže “Darujme kroužky dětem!”, bližší informace o něm naleznete zde .

Obecná nápověda k vyplňování dotace je k dispozici v nápověde ke SkautISu , dále se věnujeme specifikům této konkrétní žádosti.

Záložka Základní údaje o projektu (“projektem” se v našem případě myslí žádost o podporu členů a členek):

• Typ dotace: Dostupný skauting 9571.
• Název projektu: Dostupný skauting.
• Žádost se podává pro rok: 2023.
• Období realizace: Uvádějte předpokládaný termín čerpání dotace. V případě schválení dotace jsou uznatelnými náklady i ty, které vznikly od 1. 1. 2023. Dotace musí být celá vyčerpaná a zaúčtovaná v roce 2023, nejpozději 6. 12. 2023.
• Vedoucí projektu: Zástupce OJ zodpovědný za žádost.

Záložka Detail projektu:

• Cíl projektu: Uveďte cíl, kterého má dotace dosáhnout, např. Skrze finanční podporu umožnit, aby se holky a kluci z rodin v tíživé ekonomické situaci mohli plnohodnotně účastnit skautských aktivit.
• Stručná charakteristika projektu: Nepovinné (ale můžete popsat situaci ve vaší OJ).
• Podrobný popis projektu: Zde popište, jakým způsobem jste posuzovali, pro koho budete žádat finanční podporu. Povinně uveďte seznam kritérií a popište, jak jste je kombinovali se zkušeností vedoucích a rádců/rádkyň.
• Další informace o projektu: Jakékoliv doplňující informace a vaše zkušenosti se sestavováním žádostí, komunikací s rodiči, procesem posuzování potřebnosti apod.  

• Cílová skupina: Počet dětí; jejich věk; název oddílu, do kterého jsou zařazeni; požadovanou částku na každé dítě (lze žádat o různé částky na různé děti na základě jejich konkrétní potřeby) a na co finanční podporu plánujete u tohoto dítěte využít (např. spacák, pohorky, 3 výpravy). Neuvádějte konkrétní jména dětí, pro účely odlišení dětí v žádosti je označte číslem, např:

  • Dítě 1: 9 let, Delfíni, 7 000 Kč - spacák, karimatka, poplatky na 4 výpravy, materiál na schůzky.
  • Dítě 2: 7 let, Berušky, 6 500 Kč - pohorky, poplatky na 4 výpravy, materiál na schůzky.
• Předpokládaný rozpočet akce: Zde uveďte předpokládané náklady na finanční podporu vybraných kluků a holek. Mějte na paměti, že z dotace lze pokrýt maximálně 70% těchto nákladů, 30% je nutné pokrýt z jiných zdrojů. Podrobněji viz výše.

Doplnění: Stručné tipy k vyplnění tabulky „Předpokládaný rozpočet“

1. V tabulce Náklady uveďte buď do stávajících, nebo do nových řádků (lze vytvořit pomocí tlačítka + v rohu tabulky) předpokládané náklady. Lze například vytvořit nový řádek nazvaný Vybavení a jako částku uvést součet vybavení (spacák, karimatky...) za všechny členy, na které žádáte o podporu.
2. V tabulce Výnosy uveďte celkovou částku, o kterou žádáte, do řádku „Dotace (MŠMT)" a vaše spolufinancování do řádku „Vlastní prostředky OJ“. Řádek „Účastnické poplatky“ můžete nechat prázdný. Dotace může činit maximálně 70% celkové částky Výnosy.
3. Náklady i Výnosy se musí rovnat.

Pokud dotaci nevyužijete v plné výši, nezapomeňte přebytek vrátit (dotaci nelze bez domluvy převést na jiné dítě). Z dotace lze uhradit maximálně 70% nákladů na skautskou činnost podpořeného dítěte. Vyúčtování dotace je potřeba odevzdat prostřednictvím skautISu do 1 měsíce po vyčerpání prostředků finanční podpory, nejpozději však do 6. prosince.

Pokud budete nad něčím ve vyúčtování váhat, obraťte se prosím co nejdřív na ekonomicke@skaut.cz.

Vyúčtování dotace musí zahrnovat:

• vyplnění seznamu dotovaných dokladů,
• zhodnocení toho, jestli a jakým způsobem finanční podpora pomohla splnit cíl dotace, počet podpořených členů,
• vyplnění závěrečného rozpočtu využité dotace (tzn. rozpočtu včetně nákladů, které jste financovali z povinné spoluúčasti), 
• potvrzení vedoucím OJ a jedním členem revizní komise.

Podrobná metodika pro vyúčtování této dotace:

Ve skautISu je třeba vyplnit několik záložek: Vyhodnocení projektu, Vyúčtování dotace, Závěrečný rozpočet a nakonec vše odevzdat v záložce Odevzdání a potvrzení. Podklady pro zápis do skautISu samozřejmě plynou z vašeho účetnictví. Podrobný návod k technické stránce vyúčtování dotace viz nápověda Dotace: Závěrečný rozpočet . 

Vyhodnocení projektu

Zde zhodnoťte:

• jestli a jakým způsobem finanční podpora pomohla splnit cíl dotace (váš pohled, zkušenosti vás a oddílových vedoucích),
• jaký byl počet podpořených členů
• pokud máte, přidejte zpětnou vazbu od rodin, které finanční podporu přijaly.

Vyúčtování dotace a závěrečný rozpočet

Vyúčtování dotace slouží jen pro zapsání dokladů, které jste dotovali. Částka z této tabulky se propíše do Vyúčtování dotace, kam pak doplníte i ostatní náklady a výnosy.

Příklad využití dotace na výpravy

Jeli jste na výpravu, účastnický poplatek byl 450 Kč. Rozhodli jste se, že z dotace budete platit 200 Kč a z jiných zdrojů půjde 250 Kč (např. je vyberete od rodičů, z vlastních zdrojů střediska, jiného grantu atp.).

Je nutné se rozhodnout, jaké konkrétní doklady byly hrazeny z dotace (200 Kč) i jaké náklady šly z kofinancování 250 Kč, abyste to mohli napsat do přehledů. Pokud z dotace podporujete jen 1 nebo část dětí, není potřeba, abyste z každého dokladu dotovali část pro tyto podpořené děti (tedy z každého dokladu např. 15%). Pokud byste dotaci dali na doklad/​y za potraviny a jiné zdroje na doklad/​y za dopravu, pak to bude v rozpočtu vypadat následovně:

POZOR! Každou tabulku (tj. tabulku nákladů a tabulku výnosů v rozpočtu) je třeba ukládat zvlášť. Vždy vyplňte a uložte nejprve jednu, a až pak druhou.

Evidence v účetnictví

V účetním SW budete mít vyúčtovanou výpravu normálně, jak jste zvyklí (náklady a výnosy / výdaje a příjmy z výpravy označíte příslušným číslem například činnosti/​zakázky/ hospodářského střediska apod.). Zároveň jinou z těchto možností označíte zdroj krytí - tedy dotace DS - ty hrazené z dotace nebo kofinanc DS - ty, s nimiž počítáte jako se spoluúčastí. Účetní softwary tyto třídící znaky nabízí pro podvojné i pro jednoduché účetnictví.

V účetnictví vedeném mimo účetní SW, např. v excelu, si opět označíte náklady a výnosy / výdaje a příjmy z výpravy, jak jste zvyklí, třeba přidáním sloupce v excelu s číslem / kódem akce. Obdobně můžete přidat i sloupec na dotované položky a na položky sloužící jako spoluúčast.

Pokud budete výpravu dotovat, není možné, aby skončila ziskem!

Příklad využití dotace na vybavení

Koupili jste spacák za 4000 Kč. Z dotace jste zaplatili 2800 Kč a z vlastních zdrojů střediska 1200 Kč.

V tomto případě lze vytvořit i jednu činnost (zakázku atp.) na kterou zaúčtujete náklad i dotaci - zde vás zajímají jen zdroje krytí (nepotřebujete rozlišovat akci).

Vidíme dvě možnosti, jak rodiče oslovit a nabídnout jim program finanční podpory Dostupný skauting. Obě s sebou nesou určité výhody a rizika vzhledem k procesu výběru, koho budete chtít podpořit.   

1. Rodiče oslovit hromadně pomocí e-mailu / letáku. Mezi výhody patří, že spravedlivě oslovíte všechny, a tak nikoho omylem neopomenete (např. kvůli nedokonalé znalosti situace ve středisku/​oddílu). Rizikem může být větší množství různě oprávněných žádostí, mezi kterými budete muset vybírat. 
2. Oslovit konkrétní rodiče s adresnou nabídkou podpory jejich dítěte. Zde hrozí riziko opomenutí potřebných rodin a riziko ve vztahu k ostatním, neosloveným rodičům, kteří tento postup mohou vnímat jako netransparentní. Zároveň může být takové oslovení pro vybrané rodiny nepříjemné - dáváte jim najevo, že je vnímáte jako potřebné. Toto riziko se dá zmírnit citlivou formou oslovení a komunikace.   

• Program Dostupný skauting je veřejně komunikován skrze skautské mediální kanály, je proto možné, že se na vás v tomto kontextu někteří rodiče obrátí sami.
• Ať už zvolíte jakýkoliv přístup, je třeba mít citlivost tématu na paměti a podle toho volit formu komunikace.  
• Součástí komunikace rodičům může být i výzva pro ty z nich, kteří mohou naopak poslat peníze navíc, aby takto podpořili vaši OJ a vy tím můžete získat další zdroj spolufinancování.

Vzorový text e-mailu k oslovení rodičů najdete zde  - pečlivě si ho projděte a doplňte informace dle Vaší konkrétní situace. E-mail nabízí také návrh postupu, který ve spolupráci s rodiči můžete zvolit.

• Otevřete téma na střediskové radě, aby o programu Dostupný skauting věděli oddíloví vedoucí. Pokud se rozhodnete žádat o dotaci, sestavte společně kritéria výběru (viz výše). Následná komunikace dovnitř oddílů bude záviset mj. na tom, jestli se rozhodnete oslovovat rodiče hromadně, nebo konkrétně. 

• Je třeba mít na paměti, že téma finanční situace rodin je citlivé a se získanými údaji musí všechny zapojené osoby (oddíloví vedoucí, příp. rádci/​rádkyně, pokud budou procesu výběru zahrnuti) nakládat diskrétně. V souvislosti s tím doporučujeme v každém oddíle jmenovat jednu kontaktní osobu, která bude jako jediná informace shromažďovat, stejně jako na úrovni OJ by pouze jedna osoba tyto údaje shromažďovala a využila k sestavení a podání žádosti o dotaci.