Skautský informační systém (skautIS) slouží ke správě veškeré agendy od registrace, přes hospodaření až po správu časopisů či přihlašování na vzdělávací akce.

Každý VO a ZVO by měl mít do skautIS přístup a měl by umět spravovat agendy plynoucí z jeho funkce:

• oddílová data
• data členů oddílu
• udržování a aktualizace rolí ve skautIS jednotlivých členů oddílu (pozor, každý člen, který má aktivní přístup do systému skautIS, si pak data aktualizuje již sám)

Pokud jsi nový vedoucí oddílu, tak přístup do systému skautIS ti přidělí vedení střediska, zpravodaj pro správu střediskového skautISu a nebo bývalý vedoucí oddílu při předávání agendy. Tvoje oddílová funkce vyžaduje roli ve skautISu oddíl: vedoucí/admin.

Více informací pak najdeš v samotné nápovědě nebo ve Směrnici pro nakládání s osobními údaji. V nápovědě jsou popsané i další role, které lze přiřadit dalším členům jednotky.

• Role v napoveda.skaut.cz
• Směrnice pro nakládání s osobními údaji

Pokud u vás v jednotce např. registraci zpracovává někdo jiný, můžeš tuto roli pak i delegovat na kompetentní osobu ve svém oddíle - pozor, roli vedoucí/admin má dostat pouze člověk, který ji potřebuje pro své fungování v oddíle.

Narazíte-li na problém, je tu možnost on-line konzultace na podpora@skaut.cz . 

Jako vedoucí oddílu máš povinnost vést si evidenci osob a udržovat databázi členů ve skautISu aktuální.

Evidencí osob rozumíme zápis nových členů do databáze skautIS a správu jejich osobních dat až do ukončení jejich členství. Všechna tato data (o členech i jednotkách) je potřeba průběžně aktualizovat a nedělat to až v období registrace.

1. Zkontroluj, zda je každý člen oddílu zapsán a zda má vyplněny všechny údaje.
2. Zapiš každého nového člena. Pokud je zapsán u jiného oddílu, je to jeho řádné členství, kde platí registrační příspěvek, v dalším oddíle je mu určeno hostující členství, za které se příspěvek neplatí.
3. Ze seznamu hned odstraň člena, který chce dobrovolně vystoupit, nezaplatil členský příspěvek, byl vyloučen, nebo zemřel. 

Do kontroly osobních údajů můžeš zapojit i ostatní členy starší 15ti let, kteří si mohou své  základní údaje a kontakty upravovat sami. Bližší nápovědu na evidenci osob najdeš přímo ve skautISu nebo můžeš poslat dotaz na registrace@skaut.cz .

Více informací pak najdeš v samostatné kapitole o evidenci osob . A nebo v dalších přiložených zdrojích.

Členský příspěvek vybírej hned při příchodu nového člena do oddílu. Výši příspěvku rozhodne Tvá oddílová rada tak, aby zohlednila místní podmínky, finanční potřeby oddílu i dlouhodobé plány na rozvoj místního skautingu (oprava klubovny, nákup lodí atp.). Doporučené rozmezí příspěvku je 300 – 1200 Kč a musí být zdokumentované v zápisu. Výše příspěvků může být různá pro různé kategorie členů, např. podle věkových kategorií, výděleční x ostatní, sourozenci atp., ale neděláme výjimky pro jednotlivce!

Naskenované přihlášky členů eviduj ve skautISu (pozn. dospělý člen může přihlášku sám potvrdit přímo ve skautISu,takže jeho přihlášku nemusíš tisknout a skenovat.) Zobraz si přehled osob s podepsanou přihláškou a bez ní, s těmi je nutné přihlášku podepsat a zaevidovat. 

Součástí přihlášky je od května 2018 i souhlas se zpracováním osobních údajů dle legislativního nařízení GDPR. Pokud v přihlášce není souhlas zaškrtnut, vyznač tuto skutečnost k dané osobě do skautISu a hlavně se pak podle toho chovej (např. nezveřejňuj fotky této osoby na Facebooku a dalších sociálních sítích). Dobře si prostuduj naši Směrnici pro nakládání s osobními údaji. 

Evidenční list je přílohou každé přihlášky. Je to pouhý doplněk a každý oddíl si ho může přizpůsobit svým podmínkám a může tak evidovat údaje potřebné pro zajištění své činnosti.

Pokud máte v oddíle vyšší náklady za telefonování, přihlas se do skautské telefonní sítě (STS).