Pro hladký chod oddílu je důležité mít bezpečné pokryté informační minimum:

• konání/rušení schůzek;
• informace o akcích, výpravách táborech;
• organizační záležitosti (poplatky, přihlášky apod.).

Rodiče musejí mít jistotu v tom, od koho tyto informace dostávají. A musejí si být jistí, že jsou 100% platné.

Veškeré další informace, které proudí od oddílu k rodičům, už jsou svým způsobem navíc. To ale neznamená, že nemohou být užitečné a přínosné.

Dej si pozor na to, aby rodiče nebyli zahlceni něčím, co se jich netýká. Ve velkém množství sdělení snáz zapadne to, co je důležité. Co dalšího by mohli rodiče ocenit?

• Fotky a reporty z proběhlých akcí i schůzek
• Doporučené vybavení
• Nabídka/​burza vybavení
• Benefity pro skauty a jejich blízké

Pomocníkem při komunikaci ti může být také příručka Jak mluvit o skautingu, kde najdeš rady, jak udržovat srozumitelný a pozitivní obraz skautingu a získávat důvěru rodičů.

S každou věkovou kategorií, resp. s rodiči členů v této věkové kategorii, komunikuj jinak. Je zřejmé, že míra samostatnosti se liší u benjamínků a roverů. U mladších se nemůžeš spoléhat jen na ústní předání. Musíš informovat přímo rodiče.

Skauti a skautky už by měli mít dostatečné kompetence na to, aby to podstatné doma sami vyřídili, zároveň však ponech rodičům možnost, aby si informace dohledali sami.

Roveři a rangers už často bývají těmi, kdo informace poskytují. Zda i jejich rodičům sdělovat informace centrálně, to je na zvážení vedoucích.

Osobní komunikace je nejpřirozenější a poskytuje možnost ihned se doptat na nejasnosti.

Na druhou stranu je časově náročná a ve velkých oddílech není v silách jednoho člověka si se všemi rodiči pohovořit. Pro telefonní hovory platí totéž, zároveň musíš počítat s finanční zátěží, kterou přinášejí. Výhodou však je, že můžeš přímo motivovat členy a rodiče k účasti na akci, nevýhodou pak to, že ne vždy řekneš všem totéž, a některé detaily mohou být zapomenuty.

Osvědčenou klasikou v předávání informací jsou „lístečky“, které se dají vytisknout, nakopírovat a předat všem, kterých se to týká. Je třeba investovat čas a drobné výdaje do jejich výroby, ale zase máš jistotu, že všichni vědí totéž. Rodiče mladších členů se naučí, že na lístečcích najdou vše podstatné, skauti a skautky už se podle nich zařizují sami. Zda budou lístečky efektivní, to záleží na odpovědnosti členů – předají je, budou se jimi řídit?

Pouhým předáním lístečků by tvá komunikace s rodiči končit neměla. Tytéž informace, které už na lístečky jednou napíšeš, můžeš využít i v jiných typech „médií“: zkopírovat je na webové stránky či Facebook oddílu, rozeslat do e-mailů, umístit na nástěnku apod. Oddílový časopis, pokud jej vydáváte, poskytuje další prostor, kde se mohou informace objevit.

Nástěnka a vývěska u klubovny mohou být dobrým zdrojem informací, ke kterému mají přístup všichni rodiče stejně. Ale pozor – je to svým způsobem veřejný prostor, taková oddílová výloha a sebeprezentace, a proto není vhodné tam umisťovat vše. Pečlivě zvažuj, co z interních sdělení do tohoto typu komunikace směrem ven zařadíš.

Je dobré vést si seznam kontaktů na rodiče každého člena oddílů. Základem je jedno telefonní číslo a jedna e-mailová adresa. Díky číslu můžeš rozesílat hromadné SMS, které se hodí na krátké, věcné sdělení. E-maily se zase hodí na delší, oficiálnější zprávy. Ani u jednoho nemáš jistotu přečtení, ale můžeš například vhodným způsobem požádat rodiče, aby ti příjem zprávy potvrdili.

Internetové stránky oddílu jsou podobně jako vývěska veřejně přístupné. Ne všechny informace je proto vhodné na ně dávat.

U některých kolektivů se osvědčilo využívání jiných on-line služeb, a sice komunikátorů typu WhatsApp nebo Signal anebo sociálních sítí (např. skupin na Facebooku). Nemůžeme však nikoho nutit tyto služby využívat. I ten, kdo na Facebooku je, jej může mít jen pro zábavu, ne pro získávání informací. Na využívání těchto komunikačních platforem se musí shodnout celý kolektiv, jehož se to týká.

Nekomunikujte za oddíl s rodiči „tak nějak všichni“. Rodiče by si měli být jistí osobou, na niž se mohou obracet. Pokud se k nim dostanou informace jinudy a budou v rozporu s tím, co se dozvěděli, ubere to na vaší důvěryhodnosti a (nejen) komunikace ztratí na kvalitě.

U větších oddílů to nemusí být vždy jen vedoucí, kdo s rodiči komunikuje. Zapojit se může rádce i jiní činovníci. Rodiče ocení, když s nimi komunikují lidé, kteří jejich dětem připravují program.

Důležité je, aby všichni věděli, kde je v komunikačním řetězu jejich místo. Zkuste si s oddílovou radou nakreslit schéma komunikace. Ať je jednoduché a snadno pochopitelné – pro vás i pro rodiče.

Pokud se nově nastavené způsoby komunikování s rodiči neujmou hned od začátku, dej jim nějakou dobu a šanci. V ideálním případě se za čas celý proces zautomatizuje a nikdo z účastníků komunikace už o něm nebude přemýšlet.

Nelámej nic zbytečně přes koleno. Pokud víš (třeba od tvého předchůdce), že e-maily nikdy nefungovaly, protože je rodiče ignorovali, nestav na nich svůj systém. Vyzdvihni to, co šlape, a posil to jednotným stylem komunikace.

Vše co nejvíce zjednoduš a na vytvořeném systému trvej.

Vyhodnocování komunikační strategie se hodí spojit s celkovým Hodnocením kvality oddílu. Jde o efektivní nástroj (sebe)hodnocení jednotek, jehož je „Informovanost rodičů“ jedním posuzovaných bodů. Vyzkoušej ho ve svém oddílu i ty a získej cennou zpětnou vazbu.

Zpětná vazby je důležitá, Semafor, Zpětné zrcátko