Důležité termíny

leden - nutné zpracovat a odevzdat registraci oddílu na středisko (přesný termín určí středisko)

1.1. - nejpozdější termín pro založení registračních kategorií pro použití ve středisku a oddílech

31.1. - nejzazší termín, kdy musí středisko (včetně všech svých oddílů) registraci odevzdat nadřízené jednotce

Průběžné řešení agendy

S osobními údaji členů v oddílu (v rámci evidence ve skautISu) doporučujeme pracovat průběžně během celého roku - aktualizovat údaje okamžitě po oznámení změny. Také připomínáme, že osoba se stává členem Junáka - českého skauta až ve chvílí jejího zapsání do seznamu členů jednotky ve skautISu (bez ohledu na čas převzetí papírové přihlášky či hrazení členského příspěvku). Obdobně doporučujeme vybírat členský příspěvek už v průběhu podzimu (či po částech třeba na pololetí) a nenechávat to až na leden při odevzdávání registrace, od nováčků může být užitečné členský příspěvek vybírat spolu s přihláškou.

Vnitřní předpisy

Termíny a další věci kolem registrace se řídí platnými vnitřními předpisy, zejména Směrnicí k registraci. 

Checklist s úkoly k řešení oddílové registrace

⬜ Získat přihlášky od všech nováčků (mladších i dospělých členů)

• Práce s přihláškami (elektronickými i papírovými)
• Doporučujeme využívat e-přihlášky ve skautISu
• Vzory papírových přihlášek a evidenčních listů si lze stáhnout
• Problematice osobních údajů vás provede sekce na webu , případně Směrnice pro nakládání s osobními údaji.

⬜ Zapsat nováčky včetně kontaktů do skautISu (do seznamu členů)

• Pro práci s údaji členů ve skautISu je třeba mít nastavenou roli vedoucí/admin jednotky .
• Používáte-li e-přihlášky stačí pouze přihlášku vyplněnou rodičem zkontrolovat a kliknutím přijmout.
• Každá osoba má možnost si založit vlastní účet ve skautISu a spravovat své údaje.
• Bývalým členům, kteří se po pauze vrací do oddílů, můžete obnovit členství

⬜ Kontrola a aktualizace osobních údajů všech členek a členů oddílu

⬜ Aktualizujte údaje osob vč. adresy a kontaktů

• U mladších členů uveďte údaje rodičů, pak snadno budete moci využít kontrolu a aktualizaci údajů mladších členů přímo jejich zákonnými zástupci.
• U činovníků nezapomeňte uvádět hlavní telefon a hlavní e-mail, stejně tak dosaženou skautskou kvalifikaci .

⬜ Doplňte či aktualizujte zdravotní údaje členů

• Tyto citlivé osobní údaje jsou bezpečně ukládány ve skautISu na záložce “Další údaje” osoby a přístupné jen vedení oddílu či akce. Výslovný souhlas s jejich zpracováním rodiče udělují již podpisem oficiální přihlášky (či potvrzením e-přihlášky).

⬜ Dle zájmu objednejte členskou kartu

• V takovém případě je nutné k osobám přidat aktuální portrétovou fotografii. Členské karty se platí v rámci členského příspěvku a mají platnost až 3 roky.
• Chce-li nějaký člen studentskou verzi karty, je nutné uvést údaje o škole a každý rok nahrát platné potvrzení o studiu.

⬜ Kontrola a aktualizace údajů i činovníků oddílu 

⬜ Aktualizujte oddílový kontaktní telefon a e-mail (nesmí být uzavřenou konferencí)

⬜ Zkontrolujte obsazení funkcí osob ve vedení oddílu

• Změnil se zástupce vedoucího oddílu? Máte nově oddílového rádce? Nejlepší je funkce aktualizovat v průběhu roku, ale registrace je okamžikem nutné kontroly.
• Využijte registraci i ke kontrole oprávnění uživatelů ve skautISu (přidat či odebrat role osob v jednotce)

⬜ Aktualizuje informace o způsobu fungování oddílu (záložka “Další údaje”),

⬜ Nezapomeňte zadat užívání klubovny oddílem

⬜ Náborové údaje oddílu

• Můžete uvést termíny schůzek v klubovně, doplnit věkové kategorie nabíraných členek a členů.
• Náborové údaje se následně zveřejnění na www.skaut.cz a v mapách od Google a Seznam.cz

⬜ Případně uveďte údaj o počtech znevýhodněných dětí v oddílech

⬜ Založení registrace oddílu a převzetí registračních kategorií 

• Registrační kategorie a výši jejich členských příspěvků zakládá vždy středisko
• Pokud má váš oddíl jiné členské příspěvky než jiné oddíly, musí to schválit středisková rada a založit vám na úrovni střediska příslušnou registrační kategorii.

⬜ Registrování každé osoby do příslušné registrační kategorie

⬜ Zkontrolovat správnost registrace a odstranění registračních vad

• Popis nejčastějších registračních vad a jak je vyřešit najdete v nápovědě

⬜ Odevzdat registraci oddílu svému středisku

• Nezapomeňte dodržet termín daný střediskem, oddíly i středisko musí mít ve skautISu registraci odevzdanou nejpozději do 31. ledna

⬜ Zkontrolovat automaticky nastavené časopisy 

• Po odevzdání registrace se členům nastaví odběr časopisů dle věkové kategorie, v případě potřeby to lze upravit
• Jestliže osoba v registrační kategorii časopis odmítne, nebude moci v průběhu roku již časopis ani dodatečně ve skautISu objednat

⬜ Předat vybrané členské příspěvky 

• Celá registrace oddílu končí odevzdáním vybraných členských příspěvků středisku, případně potvrzením, že všichni členové oddílu zaplatili na bankovní účet
• Vybrané i odváděné členské příspěvky lze zkontrolovat v přehledu převzaté registrace oddílu

Řešení problémů s registrací

Narazíte-li na problém při zpracování registrace, podívejte se do nápovědy . Pokud tam odpověď nenajdete, zkuste se obrátit na jiné vedoucí z vašeho střediska nebo na podpora@skaut.cz