( Aktuální )
Zveřejněno 1. 6. 2021
Jan Chmelař
KÚJ – asistent organizačního zpravodaje
jan.chmelar@skaut.cz
Jindřiška Voltrová
KÚJ - koordinátorka podpory skautISu
jindriska.voltrova@skaut.cz
Ondřej Peřina – Jerry
VRJ – zpravodaj pro ICT a organizaci
ondrej.perina@skaut.cz
Zodpovědná osoba: Ondřej Peřina – Jerry

Registrace

Zaznamenat aktuální stav celé organizace a jejich členek a členů, to je cílem každoroční registrace. Kromě kontroly aktuálnosti údajů aktivních členů a jejich funkcí, je registrace spojena i s výběrem a platbou členského příspěvku.

Celý proces registrace se neobejde bez informačního systému skautIS , ve kterém je na začátku kalendářního roku činovníky oddílů a jednotek řádně zpracováván.

Koho se registrace týká?

Jde o povinnost, která se týká každý rok úplně každého člena i jednotky. Pro členy a členky typicky znamená uhrazení členského příspěvku a také informování vedoucího oddílu (či jiného pověřeného činovníka) o případných změnách v osobních údajích či jejich přímou aktualizaci ve skautISu. Za celý oddíl zpracuje registraci vedení oddílu. 

Registrační data ve skautISu projdou kontrolou a odevzdáním, které zaznamená stav jednotky a jejích členů v příslušném roce. Následně doplní údaje (např. obsazení funkcí a aktuální kontakty) i nadřízené středisko a registrační data i se všemi svými oddíly odevzdá. Podobně projde kontrolou a odevzdáním registrace i přes skautské okresy a kraje, až doputuje na ústředí s kompletními daty o stavu celé organizace pro příslušný rok.

Co obnáší zpracování registrace?

Abyste registraci zvládli během pár minut, je vhodné ve skautISu aktualizovat členství a údaje osob  průběžně v rámci celého roku. Se zápisem nových členů či ukončení těch bývalých není třeba na nic čekat, rozhodně ne až na období registrace nebo placení členského příspěvku. Osoba se stává členem Junáka - českého skauta až ve chvílí jejího zapsání do seznamu členů - tedy do evidence ve skautISu. Není tedy rozhodující, kdy vám člen uhradil členský příspěvek, nebo že už má vedoucí papírovou přihlášku u sebe, klíčové je zapsání členství osoby do skautISu - co nejdříve a kdykoli v průběhu celého roku.

Další podrobnosti k evidenci údajů členek a členů.

Součástí registrace je i povinnost každé osoby uhradit členský příspěvek. Střediska mohou členské příspěvky vybírat kdykoli v průběhu roku podle vlastního uvážení, třeba i ve více splátkách. Typicky jej oddíly a střediska vybírají (v hotovosti či na bankovní účet) během podzimu, aby včas bylo možné koho a do jaké registrační kategorie v lednu registrovat.

Výše členských příspěvků se určuje jednou ročně (celorepublikově schvaluje základní výši Náčelnictvo). Rada každé organizační jednotky schvaluje svůj vlastní členský příspěvek pro členy daného střediska či VOJ a ten musí být zaznamenán v zápise. 

Člen platí organizační jednotce jeden celkový členský příspěvek daný součtem členského příspěvku střediska, nadřízených VOJ a členského příspěvku Junáka – českého skauta se všemi odpovídajícími částmi. Vyšším organizačním jednotkám je od členů převádějí střediska v rámci procesu registrace v průběhu února a března. 

Více k problematice členských příspěvků.

Jakmile máte aktuální evidenci členů své jednotky a víte, jaký členský příspěvek kdo hradí, můžete ve skautISu zpracovat registraci za celou jednotku. Každého člena je potřeba zadat do registrační kategorie odpovídající jeho členství a placenému členskému poplatku, případně mu objednat v registraci členskou kartu. Seznam všech registrovaných osob vidíte přehledně na jedné stránce skautISu. U jednotky nezapomeňte aktualizovat kontakty, obsazení činovnických funkcí, případně další údaje.

Více o registraci členů a jednotky ve skautISu

Před závěrečným odevzdáním registrace jednotky skautIS provede kontrolu všech údajů. Zejména se jedná o kontrolu kvalifikací, obsazení funkcí, počtu podřízených jednotek apod. V případě, že je něco v nepořádku, musíte danou chybu opravit, nebo uvést zdůvodnění a text udělené výjimky v souladu s vnitřními předpisy. 

Pro oddíly úspěšným odevzdáním registrace typicky končí. Organizační jednotky následně ještě řeší kontroly a předávání dat i peněz na vyšší úrovně a také odevzdání některých dalších dokumentů navazujících na hospodaření a činnost jednotky.

Kontrola a odevzdání registrace ve skautISu

Organizační jednotky musí navíc do skautISu vložit hospodářský výkaz a spolu s ním i dokumenty účetní závěrky za uplynulý rok. To souvisí s nutností zveřejňovat účetní závěrku ve spolkovém rejstříku, což za OJ zajišťuje ústředí, ale povinnost dodat dokumenty vzniká všem organizačním jednotkám Junáka - českého skauta ze zákona. 

Ve skautISu je třeba agendu zvládnout  do 15. dubna. Pro jednotky využívající odkladu pro podání daňového přiznání je určen dodatečný termín, tato skutečnost však musí být při založení hospodářského výkazu ve skautISu vyznačena.

Odevzdání hospodářských výkazů a účetní závěrky ve skautISu.

Zvláštní organizační jednotky, v souladu s Řádem pro ZvOJ a směrnicí k registraci, navíc předávají e-mailem do Kanceláře ústředí další dokumenty související s činností jednotky (rozpočet a plán činnosti na aktuální rok a také výroční zprávu o činnosti a zprávu o hospodaření za rok uplynulý).

Čím se registrace řídí, aneb související předpisy

Každoroční registrace se skládá z mnoha dílčích kroků a má zajistit, aby jednotky mohly řádně fungovat, bylo známo, kdo je vede a jaké mají členy. Agendu se celou dobu snaží ulehčit skautIS, který také provádí příslušné kontroly a upozorňuje na případné nesrovnalosti. Přesto je dobré vědět, že celá věc se řídí vnitřním právem Junáka - českého skauta, jde především o tyto předpisy:  

Evidenci a zpracování údajů o členech nejen v souvislosti s registrací navíc upravují i další vnitřní předpisy, např. Směrnice pro nakládání s osobními údaji či Směrnice k vedení seznamu členů.

Časový harmonogram registrace

Zpracování registrace je soustředěno především na leden, pro vyšší organizační jednotky jsou pak některé kroky v průběhu února. Jen některé kroky registrace se odehrávají jindy.

TermínČinnostTýká se
podzimSchválení výše členského příspěvku radou OJstřediska, VOJ
podzim - zimaVybírání členských příspěvků od jednotlivých členů (v hotovosti či na bankovní účet dle instrukcí jednotky) oddíly a střediska

prosinec

Zakládání registrací a registračních kategorií od ústředí až po střediska (oddíly a družiny využívají kategorie založené přímo střediskem)střediska, VOJ a KÚJ
ledenZpracování registrace oddílů a středisek ve skautISu (aktualizace údajů o členech, vyplnění funkcí a kvalifikací, registrační kategorie a členské příspěvky, kontrola a odevzdání registrace)

oddíly, střediska a ZvOJ

31. lednaOdevzdání registrace ve skautISu (nejpozdější termín odevzdání pro střediskovou registraci včetně zpracovaných podřízených oddílů; odevzdání registrace ZvOJ, těm je v termínu doporučováno odevzdat i rozpočet a plán činnosti)střediska a ZvOJ
14. únoraOkresy předají registraci krajůmokresy
28. únoraKraje předají registraci KÚJkraje
28.únoraZaplacení členských příspěvků středisky nadřízeným okresům (krajům), ZvOJ zaplatí členské příspěvky na ústředístřediska a ZvOJ
14. březnaOkresy zaplatí členské příspěvky krajůmokresy
28. březnaKraje zaplatí členské příspěvky na ústředíkraje
15. dubna

Odevzdání hospodářského výkazu a účetních závěrek za předchozí rok

(případně vyznačení odloženého termínu s daňovým poradcem až do 10. 7.)

 střediska, VOJ a ZvOJ
30. červnaOdevzdání dalších dokumentů ZvOJ (výroční zpráva o činnosti a zpráva o hospodaření)

ZvOJ

Rychlý průvodce registrací

Pokud rámcově víte, jak registraci v jednotce řešit, ale nechcete na žádný krok zapomenout a navíc si rádi “odškrtáváte splněné úkoly”, můžete použít připravené rychlé průvodce registrací. Ty  obsahující přehledný seznam všech souvisejících činností a užitečných odkazů a vyřešením celé registrace vás podrobně provedou.

Rychlý průvodce registrací

Průvodce, který vás bezpečně provede registrací oddílu. Stačí jít krok za krokem a jen si odškrtávat již splněné věci.

Rychlý průvodce registrací oddílu

Pokud si nejste jistí, co všechno obnáší zpracování registrace na střediskové úrovni, případně úrovni okresů a krajů, kde je již potřeba také přebírat a kontrolovat odevzdané registrace podřízených jednotek, neváhejte využít připravený checklist. Hotové části si můžete jednoduše odškrtnout.

Rychlý průvodce registrací střediska a VOJ

Dotazy a nejasnosti

Narazíte-li na problém při zpracování registrace, podívejte se do nápovědy . Pokud tam odpověď nenajdete, zkuste se obrátit na jiné vedoucí z vašeho blízkého okolí nebo na podpora@skaut.cz

Byla tato stránka užitečná?
Děkujeme!
Pomozte nám znalostní bázi vylepšit!

Prosím napiš nám, co je na této stránce špatně. Co chybí, či přebývá. Co je nejasné. Co jsi hledal. A budeš-li chtít, napiš nám i něco o sobě – kolik ti je let, jakou funkci ve středisku/oddíle máš a odkud jsi.