( Aktuální )
Zveřejněno 1. 6. 2021
Jan Chmelař
KÚJ – asistent organizačního zpravodaje
jan.chmelar@skaut.cz
Ondřej Peřina – Jerry
VRJ – zpravodaj pro ICT a organizaci
ondrej.perina@skaut.cz
Zodpovědná osoba: Ondřej Peřina – Jerry

Evidence osob a jednotek

Evidencí osob rozumíme zápis nových členů do databáze skautIS a správu jejich osobních dat až do ukončení jejich členství. Zapisování dat do systému skautIS se však netýká jen osobních údajů našich členů, ale jde i o evidenci jednotek (oddíly, střediska atd.) a informací o nich. Všechna tato data (o členech i jednotkách) je potřeba aktualizovat průběžně během celého roku v návaznosti na reálné změny skutečností a zbytečně to nenechávat až na období registrace.

Co obnáší evidence členů

Zapiš každého nového člena do skautISu do oddílu (příp. družiny či střediska), kde má být členem. Členský příspěvek osoba platí v rámci jednotky, ve kterém má řádné členství. Nováčka zapiš co nejdříve, ideálně ihned, jeho členství totiž nevzniká odevzdáním přihlášky, ale až zápisem do skautISu.

Většinu osobních údajů člena získáte z přihlášky s evidenčním listem. Doporučujeme používat elektronickou přihlášku do organizace, ale můžete používat i papírovou verzi a pak do skautISu zadat nováčka ručně .

Jestliže se do oddílu vrací nějaký bývalý člen, typicky bude stačit obnovit jeho členství a následně zkontrolovat či aktualizovat jeho údaje.

Zkontroluj, zda je každý člen oddílu zapsán a má aktuální všechny osobní údaje ve skautISu. Pokud člen působí ve více jednotkách, musí mít v rámci jednoho oddílu řádné členství, v dalších jednotkách má evidováno hostující členství (typické např. pro rovery, kteří jsou aktivní ve více oddílech, či u studentů, kteří působí jak v domovském městě, tak i v místě studia). V rámci registrace se platí členský příspěvek v jednotce, kde má osoba řádné členství. Pamatujte, že aktualizaci údajů osob je potřeba dělat kdykoli v průběhu roku, ve chvíli, kdy ke změně údajů došlo, a ne až při zpracovávání registrace.

Ze seznamu členů co nejdříve odstraň člena , který 

  • chce dobrovolně vystoupit
  • ani po výzvě v době registrace neprojevil vůli dále pokračovat,
  • nemohl pokračovat v členství pro vážné překážky v účasti mladšího člena
  • zemřel, nebo 
  • byl krajským či ústředním disciplinárním orgánem vyloučen. 

Evidence jednotek

Ve skautISu se evidují informace o jednotkách všech úrovní - od družin (volitelné), přes oddíly a střediska až po ústředí. Část informací je společná pro všechny jednotky (názvy, evidenční čísla, obsazení funkcí apod.), část je specifická pouze pro výchovné jednotky (např. práce s výchovnými kategoriemi v družinách oddílu) či organizační jednotky s právní osobností (např. hospodářské výkazy).

Správa údajů jednotek

V okamžiku, kdy středisko rozhodne o založení nového oddílu a vedoucí střediska jmenuje vedení oddílu, je potřeba nový oddíl do skautISu zadat . Evidenční číslo přiděluje středisko (aby bylo jedinečné v rámci střediska). Podle typu oddílu (oddíl mladších členů, roverský kmen, klub rodinného skautingu či klub Kmene dospělých) je potřeba zadat vedoucího oddílu, případně jeho zástupce. A dále doplnit údaje jako kontakty, užívaná klubovna apod.

Po založení oddílu je možné začít přijímat nové členy, případně převádět členy z jiných jednotek. Stejně tak může oddíl dle svého uvážení ve skautISu evidovat i družiny a jejich členy (nepovinné) a obsazení dalších funkcí.

Jestliže v průběhu roku dojde ke změně v obsazení funkcí, především pak ve vedení jednotky, nezapomeňte toto co nejdříve zadat a příslušným osobám nastavit potřebné role pro práci ve skautISu (a odebrat role osobám, které už oprávnění k jednotce mít nemají).

Stejně tak průběžně aktualizujte i všechny údaje patřící k jednotce.

Registrace je každoroční zaznamenání stavu organizace, všechny jednotky tak musí být v průběhu ledna každého roku zkontrolovány, zaregistrováni jejich členové a hotová registrace odevzdána.

Jestliže dojde k zániku oddílu, nebo jeho sloučení s jiným oddílem, je potřeba i tuto skutečnost co nejdříve do skautISu zadat. Změny v existenci jednotky zadává vždy nadřízená jednotka - oddíl tedy může dle potřeby nakládat se svými družinami, středisko rozhoduje o existenci oddílů.

Podrobné informace o tom, jaké údaje a agendy se ve skautISu u jednotek evidují a jak se spravují, najdete v jednotlivých kapitolách nápovědy .

Důležitá témata k evidenci údajů ve skautISu

Po získání osobních údajů následuje jejich správa a bezpečné uchování. Nejčastěji budeme sbírat data pomocí různých přihlášekevidenčních listů (papírové či elektronické). Všechny získané informace je nutné bezpečně uchovat. Elektronická data především ve skautISu, fyzické dokumenty na bezpečném místě, případně po digitalizaci také ve skautISu.

Po získání osobních údajů následuje jejich správa a bezpečné uchování. Nejčastěji budeme sbírat data pomocí různých přihlášekevidenčních listů (papírové či elektronické). Všechny získané informace je nutné bezpečně uchovat. Elektronická data především ve skautISu, fyzické dokumenty na bezpečném místě, případně po digitalizaci také ve skautISu.

Řádné uchovávání evidovaných údajů členů

Členství osoby v organizaci Junák - český skaut vzniká zápisem do seznamu členů (v našem případě je to právě skautIS  - hlavní místo pro uchování dat o členech). Pokud do oddílu přijde nováček, jeho členství nevznikne odevzdáním papírové přihlášky nebo zaplacením členského příspěvku, ale až zapsáním do skautISu. Proto tento krok neodkládejte (až na dobu registrace), ale zadejte nováčka co nejdříve. Po zadání už můžete s členem běžně pracovat a nováčkovi začne chodit bezplatně v prvním roce i spolkový časopis.

O všech osobách je ve skautISu možné evidovat mnoho údajů. Které údaje jsou pro evidenci (a následnou registraci) povinné a doporučované najdete ve Směrnici k evidenci údajů.

Povinné údaje evidované o každém členovi:
  1. jméno a příjmení
  2. rodné číslo (u cizinců jen datum narození a pohlaví)
  3. adresa trvalého bydliště (případně korespondenční adresa, pokud se od bydliště liší)
  4. výchovná kategorie, do které je člen zařazen
  5. údaje o členství osoby alespoň v jedné jednotce
Další povinné údaje o činovnících:
  1. alespoň jeden kontaktní telefon a jeden e-mail (pokud je činovník vlastní)
  2. všechny získané skautské kvalifikace
  3. rodné příjmení, okres a místo narození - u osob zapisovaných do veřejného rejstříku (vedení OJ a revizní komise OJ)

Data o členech či jejich aktualizace získáváme zejména při vstupu nováčka do organizace, v období každoroční registrace a nebo při průběžné aktualizaci osobních údajů kdykoliv během roku. Všechny osobní údaje vč. jejich změn musí být zaznamenány do skautISu, jehož primárním účelem je právě evidence osob i jednotek a následná registrace. Kde a jaké údaje ve skautISu o osobách spravovat najdete v nápovědě .

Za správnou evidenci údajů o členech ve skautISu odpovídají pověření činovníci daných jednotek (vedení, případně jimi pověření další činovníci). Přestože odpovědnost za činnost oddílů nese vedení střediska, je obvyklé a doporučené, aby údaje členů v oddílech spravovalo přímo vedení oddílu (či jimi pověření činovníci). 

Aktuální údaje o členech získáte z přihlášky a evidenčního listu osoby. To lze řešit nejen papírově, ale i zcela elektronicky díky e-přihlášce ve skautISu. V průběhu roku mohou vedoucí vyzvat rodiče mladších členů k aktualizaci údajů osob a ti to provedou (i bez nutnosti vlastního účtu) přímo v datech členů ve skautISu.

Povinností každého člena je zajistit, aby o něm organizace evidovala aktuální údaje. Obecně doporučujeme umožnit co nejvíce členům spravovat své údaje přímo ve skautISu prostřednictvím vlastního účtu, u mladších členů na základě výzvy zaslané ze skautISu jejich rodičům. Upozorňujeme, že osoby starší 15 let mají nárok na svůj propojený uživatelský účet do skautISu a vedení jim v jeho zřízení nesmí bránit. S vlastním účtem si osoba může údaje aktualizovat sama, mladší členové jen v případě, že k tomu dostanou oprávnění od vedoucího. Doporučujeme, aby vedení oddílu alespoň jednou ročně vyzvalo členy ke kontrole a aktualizaci svých osobních údajů ve skautISu. 

SkautIS přináší možnost jednotlivým členům upravovat si své údaje – právě oni je znají nejlépe, a tak spíše vyplní více kontaktních údajů, zkontrolují své kvalifikace apod. Doporučujeme požádat všechny dospělé a případně i rovery, aby si vytvořili účet ve skautISu. Ten pak propojte s jejich osobními údaji evidovanými v rámci skautISu. V nápovědě najdete návod, jak na založení uživatelského účtu a také propojení uživatelského účtu s osobou ve skautISu .

Je zřejmé, že i pro vedoucí oddílů a další pověřené osoby, které mají na starost aktualizaci dat členů či jiné agendy, je potřeba zřídit přístup do systému. Například pro zajištění zpracování registrace na úrovni střediska je klíčové, aby příslušný činovník měl svůj vlastní účet a přiřazenou roli “Oddíl: vedoucí/admin”. V průběhu roku pak uživatel s tímto oprávněním může provádět například nastavení časopisů členů nebo jiné aktualizace údajů a kontaktů.

V Junáku - českém skautu existuje celkem devět skautských “výchovných kategorií”. Obvykle je člen aktivní jen v jednom oddíle a v něm má odpovídající výchovnou kategorii (přibližně dle věku). Jak stárne, případně i přechází do jiných oddílů, se jeho výchovná kategorie mění. Jestliže je osoba aktivní ve více jednotkách současně, může mít v každé jinou, jeho působení odpovídající, výchovnou kategorii.

Existující výchovné kategorie: (věk v závorkách je přibližný a může se individuálně lišit)

  • Benjamínek (holka či kluk, 4 až 6 let)
  • Světluška (holka, 7 až 10 let)
  • Vlče (kluk, 7 až 10 let)
  • Skautka (holka, 11 až 15 let)
  • Skaut (kluk, 11 až 15 let)
  • Ranger (dívka, 15 až 24 let)
  • Rover (chlapec, 15 až 24 let)
  • Člen Kmene dospělých (žena či muž, starší 18 let)
  • Ostatní (činovníci a další osoby pomáhající u jednotek)

Podle čeho rozeznat, kterou kategorii zvolit? Jednoduše podle programu, kterého se jako člen dané jednotky účastním. Kdo zažívá roverský program, má kategorii rover/ranger, kdo si užívá program pro nejmladší, je benjamínek. Kategorii “ostatní” mají ti, kteří program připravují pro ostatní nebo se nějak podílejí na chodu oddílu či organizační jednotky. Dobře se to dá ukázat na příkladu s kategorií „člen Kmene dospělých“. Pokud jsem členem klubu Kmene dospělých a děláme si program pro sebe, vyberu si tuto kategorii. V případě, že jsem v klubu vedoucí, můžu uvažovat ještě o kategorii ostatní. Tu si také vybírám vždy, když jsem jako dospělý v oddíle mladších členů, protože tam program připravuji pro ostatní.

A co člen přímo u střediska? Zde mohou být členy pouze dospělé osoby (starší 18 let) a ty tedy mají na výběr buď kategorii „ostatní“ (určena činovníkům a všem, kdo u střediska nějak pomáhají) nebo kategorii „člen Kmene dospělých“ (pokud se osoba chce přihlásit k programu Kmene dospělých, přestože ve středisku nefunguje žádný klub KD, kde by člen mohl působit).

Tolik komplikované příklady. Pro rozhodování při evidenci členek a členů ve skautISu si stačí pamatovat, že kategorii vybírám podle programu, kterého se daná osoba účastní. Když je těžké na takovou otázku odpovědět, pomůže obvykle věk.

Ve skautISu jsou dvě místa, kde můžu změny kategorií provést. Na záložce “Členové” u jednotky (oddílu, střediska nebo družiny) můžu kliknout na „Upravit“ u libovolného ze členů a tam mu ve formuláři kategorii individuálně nastavit, nebo mohu využít tlačítko „Hromadné změny členství“, označit všechny, kterých se má změna týkat a nastavit to najednou. Druhá možnost je na záložce “Členství a registrace” v detailu příslušné osoby. V tabulce členství je u každého členství možnost “Upravit” a po kliknutí se objeví stejný formulář, kde můžeme kategorii členství změnit.

Oddíly v Junáku - českém skautu mohou být jednoho ze čtyř typů. O typu oddílu obvykle rozhoduje středisko při jeho zakládání a obvykle mu zůstává po celou dobu existence. V některých případech se však v čase může typ oddílu, s ohledem na věk členů a úpravu činnosti, změnit. 

Existují tyto typy oddílů:

  • Oddíl mladších členů
  • Kmen roverů/rangers
  • Klub rodinného skautingu
  • Klub Kmene dospělých

Pokud chcete zjistit, jaký typ je u vašeho oddílu ve skautISu zadaný, případně ho změnit, stačí jít na záložku “Základní údaje” u daného oddílu. Ovšem pozor, typ oddílu nelze měnit účelově. Jeho nastavení bude mít vliv na registrační pravidla a ovlivní například to, zda v něm můžou působit mladší členky a členové, ale už ne třeba dospělí členové Kmene dospělých.

Ale která varianta je tedy ta pravá pro nás?

Oddíl mladších členů

Je běžný oddíl, probíhá v něm program pro jednu nebo více věkových kategorií, oddíl potřebuje kvalifikované vedení (vedoucí a alespoň jeden zástupce s vůdcovskou zkouškou) a má minimálně 12 mladších členů (tedy těch do 18 let). Těchto oddílů je většina.

Kmen roverů/rangers

Má nejblíže k běžnému oddílu mladších členů, jen s tím rozdílem, že typický věk členů je mezi 15 až 24 (příp. 26) lety. Oddíl musí mít minimálně 8 členů, vedoucí má vůdcovskou zkoušku, pozice zástupce nemusí být obsazena.

Klub rodinného skautingu

Typicky sdružuje rodiče a jejich děti (které mohou a nemusí být členy Junáka - českého skauta) a všichni společně realizují „rodinný skauting“. Děti v takovém klubu rodinného skautingu jsou často velmi malé, i batolata nebo děti významně předškolního věku. Minimálně má takový klub 4 dospělé členy. Vedoucí klubu má alespoň čekatelskou zkoušku, pozice zástupce nemusí být obsazena. Další informace lze nalézt v článku Rodinný skauting.

Klub Kmene dospělých

Je klubem, kde probíhá program Kmene dospělých. Všichni členové registrovaní v takovém klubu jsou starší 18 let a musí jich být minimálně 5. V klubu KD nesmí být žádný nedospělý člen, tento oddíl není určen pro děti. Vedoucí klubu má buď ZVKD (zkouška pro vedení klubu dospělých) či alespoň čekatelskou zkoušku, pozice zástupce nemusí být obsazena.

Bez ohledu na státní příslušnost je Junák - český skaut otevřen každé osobě, která souhlasí s posláním, principy a skautskou výchovnou metodou. A tak nejen v pohraničí mohou být mezi členy i cizinci.

Při zadávání cizince do skautISu, jako člena organizace, je však nutné se vypořádat s tím, že taková osoba nemá české rodné číslo. V takové situaci se u osoby nevyplňuje rodné číslo, ale zaškrtne se volba “Cizinec bez RČ: ano” a následně se povinně uvede datum narození a také pohlaví osoby.

Související vnitřní předpisy

Problematika vedení seznamu členů i evidence údajů členů a jednotek se řídí vnitřním právem Junáka - českého skauta, klíčové jsou následující předpisy:

Byla tato stránka užitečná?
Děkujeme!
Pomozte nám znalostní bázi vylepšit!

Prosím napiš nám, co je na této stránce špatně. Co chybí, či přebývá. Co je nejasné. Co jsi hledal. A budeš-li chtít, napiš nám i něco o sobě – kolik ti je let, jakou funkci ve středisku/oddíle máš a odkud jsi.