Zakládáš sice oddíl nový, ale každé středisko má svou pestrou historii, od které se dá odrazit a inspirovat se jí. Inspiraci ve středisku a u ostatních oddílů najdeš nejen třeba v tom, jak sestavovat vlastní program, ale také v tom, jak ze začátku vést schůzky. Zkus se domluvit a navštiv cizí oddíl.

Poslání oddílu

Vychází ze základní myšlenek Junáka – českého skauta a samotného skautingu, které jsou zakotveny i přímo ve Stanovách. Tedy podporovat a usilovat o rozvoj osobnosti mladých lidí a jejich duchovních, mravních, intelektuálních, sociálních a tělesných schopností, aby byli po celý život připraveni plnit povinnosti k sobě samým, bližním, vlasti, přírodě a celému lidskému společenství. Společně ve vedení prodiskutujte, jak mu rozumíte a jak konkrétně ho chcete naplňovat. Diskuse o konkrétních cestách by se pak mohla stát podkladem pro vizi, která by mohla představovat charakteristiku oddílu.

Vize oddílu

Je v souladu s posláním, které konkretizuje a rozšiřuje jeho hlavní a stěžejní myšlenky. Říká, jak by měl oddíl vypadat v ideálních představách. Tvoř ho s celou oddílovou radou. Popište si, jaký bude váš oddíl, jak bude vypadat a fungovat. Nebojte se zařadit i zcela konkrétní očekávání, které může být ambiciózní ale stále realistické. Snažte se obsáhnout fungování oddílu ve všech jeho aspektech. Pro úplně nový oddíl uvažujte o vizi, jako o dlouhodobém záměru pro období přibližně tří let.

Příklady vizí nového oddílu:

• Fungující oddíl, v němž během roku neklesne počet dětí pod hranici registrovatelnosti oddílu, s dvěma družinami vlčat.
• Oddíl má v pronájmu vlastní místnost, kde mohou probíhat schůzky obou družin.
• Oddíl má dobré jméno a obyvatelé obce o něm vědí.
• Oddíl bude mít funkční webové stránky propojené s facebookem.
• Budeme mít jednotná oddílová trička. Všechny děti budou mít skautský kroj nebo alespoň skautské tričko (polokošili).
• Vedení oddílu nebude mít výjimku pro zástupce vedoucího, ten si dodělá kvalifikaci.
• Členové se rozvíjejí pomocí stezek a vlčků – odborky pro vlčata.
• Budeme posilovat vzájemnou spolupráci vlčat v družinách. V zimních měsících k tomu pravidelně vyhlásíme družinové projekty.
• Každý měsíc se uskuteční víkendová oddílová akce – jednodenní nebo vícedenní výprava, rukodělná akce nebo akce zaměřená na významnou událost.

Stanovení cílů

Pomáhá k plnění oddílové vize. Je důležité o cílech přemýšlet jako o něčem konkrétním a významném, co tvůj oddíl posune. Zároveň musí být každý ze stanovených cílů smysluplný, dobře měřitelný a musí se najít prostředky, jak jich dosáhnout. Např. vaším cílem je „do konce roku se zvýší počet dětí v družině Berušek o 3". Prostředkem k dosažení tohoto cíle je pak např. „uspořádání pohádkové stezky pro veřejnost" nebo „představení činnosti oddílu ve škole".

Plán na první oddílový rok

Plánování ti umožňuje v dlouhodobějším horizontu koordinovat vaše směřování k naplnění dlouhodobé vize. Velkou výhodou správného plánu je to, že umožňuje řešení dlouhodobějších problémů, ale i to, že je sdílený s celou oddílovou radou.

V celém plánu by mělo vše logicky navazovat na sebe. Je dobré sledovat, zda vaše cíle odpovídají vizím, prostředky cílům a plán akcí tomu všemu dohromady.

Nejlepší je, když si vytvoříte tabulku, kam si napíšete kolonky akce, cíl (+ prostředek, který k naplnění cíle využíváte), termín, kdo za splnění odpovídá a potřebný materiál či další zdroje. Při sestavování plánu pamatuj na to, že je vždy dobré stanovit, přesně a jasně, kdo je za danou věc zodpovědný. Moc se nevyplácí určovat více než jednu osobu, protože pak není jasně určena odpovědnost. Vždy mohou nastat okolnosti, které nás postaví před problémy, s nimiž jsme nepočítali nebo dokonce ani nemohli počítat. Není proto chybou plán v průběhu upravit.

💡 Tip: Semafor prostředek, jak hodnotit oddílovou činnost a jak se s oddílovou radou dobře připravit pro další plánování. Nabízí navíc tipy a inspiraci, jakým konkrétním způsobem se oddíl může posunout v hodnocených oblastech.

Časová osa oddílu

Je skvělým prostředkem k tomu, abys viděl všechny důležité informace a termíny na jednom místě a měl představu, kolik času ti všechno přesně zabere. Časová osa je vlastně takový zpětný plán a může být i checklistem a tvým rychlým pomocníkem. Zapište si s vaší oddílovou radou všechny důležité termíny s úkoly, které jsou potřeba udělat a zařídit od první komunikace se střediskem, přes nábor dětí a formování členské základny až po první komunikaci s rodiči nebo dokonce s úřady a městskou částí.

březen-duben

• navázání spolupráce se střediskem
• sestavení týmu, hledání dalších činovníků
• najít si zázemí – klubovnu, kde se budeme od září scházet

červen-červenec

• propagace nového oddílu

červenec-srpen

• stanovení cílů na první rok činnosti (máme 12 holek a kluků, zástupce vedoucího oddílu je přihlášen na vůdcovský kurz, podaří se nám jet na 4 víkendové výpravy, podaří se nám uspořádat tábor s jiným oddílem)

srpen

• naplánování náborové akce

září

• realizace náboru
• zahájení činnosti

září-duben 

• průběžné hodnocení plnění cílů

květen-červen

• ověřování naplňování cílů

červen-červenec

• zhodnocení uplynulého roku
• zhodnocení současného stavu
• stanovení vize

💡 Tip: Nebo můžeš využít checklist, který je ke stažení zde. Pro lepší práci si ho stačí pouze vytisknout.

Administrativa

Hlavní roli administrativního nástroje, který usnadňuje vedoucím práci, je SkautIS – interní skautský informační systém. Tvoje spravování v něm začne po založení oddílu, který vytvoří vedoucí střediska nebo někdo se stejnou pravomocí.

Slouží v první řadě k evidenci členů, kde o každém vyplníš všechny potřebné údaje. Můžeš využít jeho funkci exportovat údaje všech členů v přehledné tabulce, např. kontakty na rodiče všech členů. Můžeš oddílu vytvořit podřízené jednotky – družiny. Členům můžeš přidělit funkce, které v oddíle mají. Důležité to je zejména u členů tvé nové oddílové rady včetně rádců družin kvůli pojištění odpovědnosti.

Každý začátek kalendářního roku v něm budeš zadávat informace z registrace, včetně nastavení zasílání časopisů. Můžeš si zde vytvářet akce a připravovat jejich rozpočty, to sice není povinné, ale může se ti to hodit při plánování dalších akcí. Povinně ale budeš vyplňovat hlášenku za tábor, který ti musí schválit středisková rada. Pro lepší práci s tímto systémem je tu vytvořena nápověda.

Vyplněná přihláška nového člena je důležitým krokem v přijímání členů do oddílu. Přihlášky do organizace jsou povinnou a nezbytnou administrativní činností vedoucího oddílu. Vyplněním přihlášky se stávají tví nováčci nejen členy oddílu, ale zároveň také členy celé skautské organizace. K přihlášce patří také evidenční list, díky kterému můžeš od rodičů získat důležité informace o nováčcích o jejich zdravotním stavu nebo o dalších dovednostech. Využít můžeš také e-přihlášky, které ti ulehčí přijímání nových členů, aniž by se něco muselo tisknout a následně opisovat do SkautISu a skenovat. Pro mnoho rodičů může být vyplnění elektronické přihlášky příjemnější. Vše o přihláškách (papírových i elektronických) a jejich závazné podobě, která odpovídá právním požadavkům, najdeš na stránce o osobních údajích a GDPR.

💡 Tip: Mezi lehčí administrativu, kterou si vedou samotní rádci družin, bude patřit evidence docházky na schůzkách a výpravách. Jako perfektní nástroj ti určitě poslouží SkautAppka , která nabízí i další funkce.

Hospodaření oddílu

Zjisti, zda má vaše středisko vlastní vnitřní předpis k hospodaření. Pokud ano, přečti si, jaké pravomoci a povinnosti má v oblasti hospodaření vedoucí oddílu. Při vedení oddílu potřebuješ při různých příležitostech nakládat s penězi. Každý oddíl může, stejně jako středisko, sestavovat svůj rozpočet – finanční plán, který navazuje na plán činnosti oddílu a je jeho finančním vyjádřením. Domluv si setkání se střediskovým hospodářem nebo hospodářkou a pohovořte spolu nejen o správném sestavění rozpočtu akce, určování výši účastnického poplatku a vyúčtování. Hospodářský řád rozlišuje dva typy akcí – malé akce a velké akce. Velké akce mají předpokládané výdaje vyšší než 20 000 Kč nebo dobu trvání delší než 6 dní (tedy např. letní tábor nebo větší výprava). Rozpočet a vedoucího velké akce schvaluje vždy středisková rada. Pravidla pro malé akce určí středisková rada svým usnesením, může tedy např. stanovit, že u malých akcí je vedoucím akce vždy vedoucí příslušného oddílu. Hospodaření akce zahrnuje následující kroky:

• sestavení rozpočtu
• vedení pokladní knihy akce
• sledování plnění rozpočtu
• sestavení vyúčtování akce

💡 Tip: Mnoho oddílů (případně i středisek) pro své základní hospodaření používá skautský on-line nástroj h.skauting.cz , třeba se bude hodit i tvému oddílu.

Budování dobrého jména

Posiluj a šiř dobré jméno skautingu, pomůžeš tak zviditelnit nejen vaší oddílovou činnost. Zjisti si, jak ve středisku s propagací pracují. Má středisko webové stránky? Možná komunikaci ve středisku někdo koordinuje nebo o to pečuje mediální zpravodaj nebo zpravodajka, ale existují i malé drobnosti, na které je dobré nezapomenout i v oddíle.

Je důležité, aby byl oddíl v obci vidět. Viditelné označení klubovny udělá určitě dobrou službu. S jejich výrobou vám může poradit sekce Komunikace & propagace. Vše můžete podpořit správnými údaji na mapách Googlu a Seznamu. Stačí mít zadaná data o klubovně ve SkautISu. Na Google mapách se údaje aktualizují přibližně v měsíčním cyklu a na mapy.cz od Seznamu se data aktualizují dvakrát do roka. Oddíl také půjde vyhledat přímo na stránkách skaut.cz, kde je mapa skautských oddílů a rodiče je mohou hned kontaktovat.

Nejsnadnější propagace je přímo naše činnost, kdy je poznat, že jsme skauti. Noste na skautských akcích kolem krku šátky. Klidně i v klubovně, ale hlavně tehdy, když vás může vidět někdo jiný. Ve vlaku, na nádraží, v muzeu, při prohlídce hradu, ve frontě na zmrzlinu. Můžete také nosit krojovou košili či oddílové tričko.

S oddílem můžete oslovit veřejnost a ukázat jí skauting tak, aby nám porozuměla, získala k nám vztah, podpořila nás a nejlépe se do naší činnosti zapojila. Prostředků pro tento druh oslovení je více, s tím, že akce pro veřejnost zůstávají tou nejrozšířenější především v oblasti náboru nových členů. Uspořádat můžete dětský den, den otevřené klubovny, Betlémské světlo apod. Na inspiraci se podívejte na tento rozcestník.

💡 Tip: Nejvíce náborových akcí probíhá v září, nicméně do náborových aktivit se můžeš vrhnout i kdykoliv během roku. Nezapomeň však, že nábory je třeba předem důsledně promyslet a připravit. Na získávání nováčků ale nejste sami! Na stránce  Jak uspořádat efektivní nábor nových členů  naleznete úctyhodnou zásobu rad a tipů, které už byly úspěšně ověřeny praxí. Začti se také do příručky Jak získat nováčky .

Dobré je využívat i sociální sítě, které jsou na údržbu méně náročné než web a umožňují obousměrnou komunikaci. Můžeš je využít na komunikaci k veřejnosti. Sdílej krátké zprávy z akcí a buduj si komunitu, jen dej pozor při publikování fotek. K zveřejnění musíš mít souhlas, který ale ošetřuje přihláška do organizace. Kromě krátkých reportáží můžeš vytvořit komunikaci i mezi členy. Je ale nutné dát si pozor na věkovou hranici uživatelů sítí, která je např. u Facebooku a Instagramu stanovena na 13 let.

Podívej se, zda se u vás v obci nevydává zpravodaj, můžete do něj poslat náborový plakát a později i pravidelně přispívat s články. Časem můžete mít i stálou rubriku. Při zajímavé události, což založení oddílu bez pochyby je, můžete oslovit i větší média.

💡 Tip: Využij skautský vizuální styl ke své propagaci. Pracovat s ním můžeš ve webovém nástroji na tvorbu a editaci grafiky - Canva . Je vhodným nástrojem pro všechny i pro ty, kteří nejsou (polo)profesionálními grafiky. Najdeš v ní šablony  a další podklady, navíc umožňuje využívání šablon vytvořených jinými tvůrci. Podrobnosti nalezneš v návodu.

Dobré vztahy s rodiči

Vztahy s rodiči kluků a holek v oddíle stojí na vzájemné důvěře a očekávání. Jejich důvěra se prohlubuje s každou akcí. Počátečním cílem vztahu s rodiči je prokázat, že jsi kompetentní. První měsíce představují v očích rodičů zkušební období, které zásadně určí nejen osud nováčka v oddíle, ale také váš vztah.

Pravidelně komunikuj, jako vedoucí předávej rodičům odpovídající množství informací vhodnou formou a včas. Například e-mailové informační balíky jsou vhodným nástrojem, jak informovat rodiče (především vlčat a světlušek) o aktuálním dění v oddíle, plánovaných akcích apod. Ke komunikaci můžeš využít i jiné platformy jako WhatsApp, Facebook atd. Při volbě přihlédni k preferencím rodičů, nenuť je do platformy, kterou nepoužívají.

Osobní kontakt s rodičem je příležitostí pro sdělení průběžných informací například o akcích, ale umožňuje rovněž rozvíjet individuální přístup k jednotlivým dětem. Vztah s rodiči je možné budovat zážitky na společných akcích. Uspořádej výpravu, na kterou pozveš i je nebo je požádej o pomoc na práce v klubovně. Dobrou spoluprací s rodiči dosáhneš mimo jiné také toho, že skauting přestane být pro dítě i rodiče jen koníčkem a stává se postupně životním stylem.

Více si přečti na stránce Jak komunikovat s rodiči.

Oddílová kultura

Vnitřní kultura oddílu se postupně vytváří tradicemi a zvyky. Vzniká tak odlišení a jedinečnost každého oddílu. Zkus zapátrat, jestli není v historii střediska oddíl, od které ho byste mohli nějaké tradice převzít nebo se jimi inspirovat. Poptej se i okolních oddílů na jejich zvyklosti. Například přechodový rituál mezi světluškovským a vlčáckým životem k tomu skautskému nebo přijímací rituál do oddílu.

Vymyslete si název oddílu, jména družin a pokřiky. Ušijte si oddílovou a družinové vlajky a používejte je při své činnosti, zapisujte si svá dobrodružství do kroniky nebo si vytvořte symboly úplně jiné. Holky a kluci to časem přijmou za své, stane se z toho rutina, o níž už ani nepřemýšlí - zahájení schůzky pokřikem, tradiční akce na začátek roku, předání služeb, noční hlídky na táboře atd.

Můžeš vše naplánovat, ale buď otevřený i tomu, co se v oddíle objeví mimo plány a očekávání. Dělej nejen to, co jsi klukům a holkám naplánoval, ale hlavně to, co je baví a u čeho je jim spolu dobře.