( Aktuální )
Zveřejněno 1. 6. 2021
Jan Chmelař
KÚJ – asistent organizačního zpravodaje
jan.chmelar@skaut.cz
Ondřej Peřina – Jerry
VRJ – zpravodaj pro ICT a organizaci
ondrej.perina@skaut.cz
Zodpovědná osoba: Ondřej Peřina – Jerry

Přihlášky a evidenční listy

Získání osobních údajů o členech včetně seznámení s pravidly ochrany osobních údajů a případným získáním doplňkových souhlasů členů či zákonných zástupců mladších členů je prvním a důležitým krokem pro existenci členství v naší organizaci, řádnou evidenci osob i následnou každoroční registraci. Klíčovými tématy jsou přihlášky a také evidenční listy.

Přihlášky a evidenční listy

Přihláška slouží k registraci nového člena do organizace Junák - český skaut. Junák a jeho jednotlivé organizační jednotky zpracovávají osobní údaje členů tak, že člen vyplní a předá vyplněnou přihlášku, čímž projeví souhlas se vstupem a se zpracováním svých osobních údajů.

Máme několik typů různých přihlášek. Každá pak má svůj vlastní účel. Zároveň je už možné i vybírat přihlášky člena do organizace elektronicky za pomoci informačního systému skautIS.

Podrobnější informace o přihláškách

Existuje také Evidenční list - formulář pro získání, doplnění či aktualizaci osobních údajů jak mladšího tak dospělého člena. Tento list je doplňkem přihlášky a v žádném případě ji nemůže nahradit. Evidenční list slouží k aktualizaci osobních údajů o registrovaném členovi.

Máme několik typů různých evidenčních listů. Každý pak má svůj účel.

Práce s přihláškami krok za krokem

V případě dětí předpokládáme, že předáte formulář přihlášky přímo rodiči, nikoliv pouze dětem. Možností formátů přihlášek jsou podrobněji vysvětleny a připraveny ke stažení ve formulářích.

Předpokládáme, že většina rodičů předá přihlášku v listinné podobě. Případně však lze získat a dlouhodobě přihlášku ukládat i elektronicky naskenovanou v systému skautIS, pokud zajistíte dostatečnou průkaznost. Vždy je však nutné dobře zkontrolovat, že byly vyplněny všechny povinné údaje o členovi a přihláška je podepsána vlastnoručním podpisem člena, resp. zákonného zástupce.

Přijatou přihlášku musíte dále zpracovat zejména ve skautISu. Do něj musíte nového člena zapsat se všemi povinnými údaji. SkautIS je seznamem členů a teprve zapsáním člena do systému členovi vzniká oficiální členství v organizaci (dokud tedy osobu nezadáte podle přihlášky do skautISu, není oficiálně členem organizace; tedy nečekejte na registraci, ale zadávejte členy do skautISu průběžně co nejdříve po přijetí přihlášky průběžně během celého roku).

Pokud jste řádně provedli předchozí kroky, je třeba ještě vhodně naložit se samotnou přihláškou. Pro mnoho jednotek je běžné, že přihlášku budete dále evidovat pouze v papírové podobě tak, jak jste ji obdrželi od člena (zákonného zástupce) a nebudete z ní dělat elektronický sken. Tuto přihlášku pak uchovává na zabezpečeném místě. Další variantou je, kromě uchování pouze fyzické přihlášky v papírové podobě, možnost po vyznačení přijetí přihlášky jednotkou, její naskenování včetně podpisů a další bezpečné uchovávání v elektronické podobě ve skautIS

Junák má Směrnici pro nakládání s osobními údaji, která nám popisuje jednotlivé mechanismy, jak nakládáme s osobními údaji našich členů nebo účastníků akcí.

Typy přihlášek a evidenčních listů

Přihláška mladšího člena
Přihláška dospělého člena
Přihláška na tábor
Byla tato stránka užitečná?
Děkujeme!
Pomozte nám znalostní bázi vylepšit!

Prosím napiš nám, co je na této stránce špatně. Co chybí, či přebývá. Co je nejasné. Co jsi hledal. A budeš-li chtít, napiš nám i něco o sobě – kolik ti je let, jakou funkci ve středisku/oddíle máš a odkud jsi.