Jsem předseda okresu nebo kraje
Pro zjednodušení používáme v textu mužský rod, ale všechny funkce mohou zastávat i ženy.
Postavení VOJ v organizaci
Účelem vyšší organizační jednotky je:
- podpora skautské výchovy dětí a mládeže v dané oblasti, zvyšování její úrovně a kvality, např. podporou vzdělávání činovníků, jejich motivací do výchovné či organizační činnosti
- poskytování zázemí pro činnost středisek (a okresů) a podpora jejich vedení,
- sdružování, organizování a řízení přímo podřízených jednotek
- zajištění komunikace s nadřízenou jednotkou (KRJ, ústřední orgány Junáka)
Vyšší organizační jednotky, tedy skautské okresy a kraje, mají obvykle podobnou strukturu volených a jmenovaných funkcí jako střediska. Uplatnění v nich může najít předseda, místopředseda, hospodář či zpravodajové pro různé oblasti. Dále třeba organizátor akcí – VOJ zajišťuje organizaci lokálních vzdělávacích akcí, regionálních setkání, Závodů světlušek a vlčat nebo Svojsíkových závodů aj.
Pravomoci předsedy VOJ
Jako předseda rady VOJ jsi statutární orgán a řídící orgán VOJ, máš všeobecnou zástupčí (jednatelskou) působnost, zastupuješ VOJ navenek a máš následující odpovědnosti / jsi oprávněn k následujícím úkonům a agendám:
- svolávat a koordinovat zasedání rady VOJ
- koordinovat jednání sněmu VOJ
- připravovat a být odpovědný za přípravu a distribuci materiálů pro jednání rady VOJ
- vyhlašovat elektronické hlasování rady VOJ a jeho výsledky
- jmenovat (po vyslovení souhlasu rady) a odvolávat zpravodaje VOJ
- zajišťovat finanční řízení, plnění daňových povinností, vedení účetnictví, správu a archivaci dokumentů a registraci VOJ
- komunikovat se členy rady VOJ, revizní komise, podřízenými jednotkami, orgány státní správy a samosprávy, smluvními partnery, zástupci ÚO Junáka
- spravovat majetek dané organizační jednotky (nemovitý i movitý) a zodpovídat za něj
- rozhodovat ve všech záležitostech VOJ, které nejsou závaznými předpisy určeny do výlučné působnosti jiného orgánu a které si sněm ani rada nevyhradily do své působnosti
- při rozhodování vždy dbát na vyšší právní normy a vnitřní právo organizace
Předseda VOJ je nadřízený všem členům rady VOJ (nikoli však revizní komisi)
Předseda ORJ je z titulu své funkce také členem krajské rady.
Pravomoci rady VOJ
Kromě tvé samostatné činnosti většinu času fungujete na VOJ jako tým. Ten je tvořen primárně zpravodaji a dalšími aktivními činovníky. Tým VOJ může ale zahrnovat také další dobrovolníky, např. bývalé členy i neskautské přátele. Součástí vašeho týmu je také rada VOJ, která hraje důležitou roli zejména ve formálních stanoviscích a rozhodování. Pro rady VOJ používáme zkratky ORJ/KRJ – Okresní/Krajská Rada Junáka a její pravomoci jsou:
- schvalování rozpočtu a plánu činnosti VOJ
- schvalování zprávy o hospodaření VOJ
- schvalování vnitřních předpisů
- rozhodování o výši členských příspěvků pro VOJ
- schvalování návrhu předsedy VOJ na jmenování zpravodajů VOJ
- svolávání sněmu VOJ
- příprava podkladů a projednávání návrhů a materiálů pro sněm VOJ
- schvalování skautských vyznamenání
- schvalování darů a zápůjček z rezervního fondu VOJ
- schvalování záležitostí týkajících se závodů pořádaných danou jednotkou
- schvalování pořádání akcí pořádaných danou jednotkou (regionální i celostátní setkání, vzdělávací akce)
- uvalení prozatímní správy na podřízené OJ
- jmenování disciplinární komise podle disciplinárního řádu
Úkoly předsedy VOJ
Jako předseda VOJ máš širokou škálu odpovědností, které zahrnují řízení, koordinaci a podporu různých aspektů činnosti skautského hnutí na krajské nebo okresní úrovni. Tento článek poskytuje přehled hlavních oblastí, ve kterých jako předseda působíš, a nabízí konkrétní úkoly a činnosti, které by měly být vykonávány pro zajištění efektivního fungování jednotky. Nelekej se, nejsi na to sám, většinu oblastí bys měl delegovat na další členy týmu, jak jen to vaše personální možnosti dovolují. U každé oblasti tedy najdeš výčet rolí, které ti s danými úkoly mohou pomoct.
Oblasti
S touto oblastí ti může pomoct tajemník VOJ a organizační zpravodaj.
Efektivně deleguješ úkoly mezi členy týmu, aby byla zajištěna jejich produktivita a motivace. Jako předseda musíš být schopný identifikovat silné stránky jednotlivých členů týmu a přiřadit jim úkoly, které odpovídají jejich dovednostem a zkušenostem. Dohlížíš na plnění konkrétních úkolů.
Rychle a efektivně řešíš problémy a konflikty, které mohou v týmu nastat. Musíš být schopný identifikovat příčiny problémů, poskytovat konstruktivní zpětnou vazbu a zavádět nápravná opatření.
Dále plánuješ činnost rady VOJ, při které sleduješ dosahování vytyčených cílů. Zodpovídáš za administrativní podporu, včetně přípravy a uchovávání zápisů ze schůzek a dalších důležitých dokumentů. Sleduješ a zajišťuješ dodržování interních pravidel a předpisů. Zajišťuješ tok informací od relevantních jednotek (ústředí, náčelnictvo, …) k podřízeným jednotkám (střediska, případně okresy).
Máš na starost právní a hospodářské záležitosti VOJ. Spolu s radou VOJ také pravidelně reflektujete úroveň VOJ ve všech důležitých oblastech.
S touto oblastí ti může pomoct zpravodaj pro personalistiku.
Vedeš tým. Spadají pod tebe zpravodajové, další dobrovolníci, činovníci, ale i neskauti, kteří se podílejí na chodu VOJ. Probíráš s nimi oboustranné představy a možnosti dobrovolnické činnosti pravidelným rozhovorem nad dobrovolnickou dohodou. Vytváříš prostředí, kam se každý nejen rád přidá, ale kde i zůstane.
Máš přehled o kvalifikaci činovníků a nabízíš jim další vzdělávání. Řešíš personální otázky, jako volná místa po činnovnících, hledáš nové činovníky a neztrácíš ze zřetele otázku nástupnictví ve vedoucích pozicích (i ve tvé vlastní).
Poskytuješ podporu členům týmu, aby mohli dosahovat svých cílů. To zahrnuje pravidelnou zpětnou vazbu, mentoring (zkušený mentor se bude v začátku hodit určitě i tobě) a zajištění, že všichni členové týmu mají potřebné zdroje a podporu pro úspěšné plnění svých úkolů. Někdy i prosté poděkování funguje jako nejlepší motivace do další činnosti.
S touto oblastí ti může pomoct zpravodaj pro vzdělávání, výchovný zpravodaj a duchovní zpravodaj.
Staráš se, aby naše hlavní činnost, tedy výchova dětí a dospívajících, byla co nejkvalitnější. Na tvé úrovni to znamená hlavně podporovat vzdělávání skautských činovníků, což zprostředkovaně zlepšuje výchovu v oddílech. V rámci vzdělávání bys tedy měl organizovat pravidelné kurzy a vzdělávací akce pro činovníky, aby mohli zlepšovat své dovednosti a znalosti. To zahrnuje:
- Dohlížení na plánování a realizaci kvalifikačních kurzů a zkoušek (ČK,VK, SM)
- Dohlížení na plánování a realizaci nekvalifikačních akcí a kurzů (Žirafa, RK, ...)
- Pořádání a podpora dalších regionálních vzdělávácích akcí, vzdělávání na klíč, setkání činovníků
- Podpora účasti členů na (nejen) vzdělávacích akcích, propagace akcí v regionu
Kromě vzdělávací cesty můžeš výchovu v podřízených jednotkách podporovat i nepřímo, například konzultacemi, asistencí s řešením výchovných problémů, sdílením dobré praxe nebo dalšími metodami.
S touto oblastí ti může pomoct organizační zpravodaj a tajemník VOJ.
Spravuješ dokumenty (jako jsou smlouvy, zápisy, korespondence, účetní podklady, směrnice, revizní zprávy aj.) a zajišťuješ jejich aktualizaci, archivaci a ochranu. Spadá pod tebe registrace a úhrada členských příspěvků, jakož i ochrana citlivých dat (osobních údaje), které VOJ zpracovává a uchovává. Organizuješ různé akce a setkání, na které zajišťuješ potřebné materiály a vybavení.
Pomáháš zajistit prostory a zdroje pro činnost podřízených jednotek. Dohlížíš na to, aby k těmto prostorům byly nastaveny řádné právní vztahy a aby se plánoval jejich další rozvoj. Spravuješ movitý a nemovitý (tábořiště, klubovny, základny) majetek, zajišťuješ jeho dlouhodobý plán a vyhledáváš další příležitosti ke koupi.
S touto oblastí ti může pomoct hospodářský zpravodaj a revizní komise.
Finanční odpovědnost je klíčovou součástí role předsedy VOJ. Úspěšné finanční řízení zahrnuje nejen správu rozpočtu a schvalování výdajů, ale také zajištění dlouhodobé finanční stability. Mezi hlavní principy finančního řízení a odpovědnosti patří:
- Pečlivě spravovat rozpočet VOJ, aby byly finanční prostředky využívány efektivně. Předseda musí mít přehled o všech finančních transakcích a zajistit, že rozpočet je v souladu s dlouhodobými cíli a potřebami VOJ.
- Schvalovat všechny významné výdaje a zajišťovat, že jsou v souladu s rozpočtem a finančními směrnicemi. Předseda musí být schopen identifikovat a schvalovat výdaje, které jsou nezbytné pro úspěšné fungování VOJ. V rámci schvalovacího procesu je možné delegovat dílčí části rozpočtu na odpovědné členy rady, například místopředsedy.
- Spolupracovat s revizní komisí
- Zajišťovat dlouhodobou finanční stabilitu VOJ prostřednictvím efektivního finančního plánování a řízení. To zahrnuje tvorbu finančních plánů, hledání dalších zdrojů příjmů (fundraising), sledování výdajů a příjmů a zajištění, že všechny finanční transakce jsou transparentní a zodpovědné.
- Koordinanční činnost vzhledem ke státní správě a místním samosprávám. Například konsolidace žádostí o městské granty a následné dělení dle schválených pravidel. Být partnerem pro jednání a šetřit tím čas střediskům.
S touto oblastí ti může pomoct mediální zpravodaj.
Komunikuješ s ostatními VOJ, veřejností, médii a právními subjekty ve svém regionu. Jsi v kontaktu s jinými spolky a organizacemi pro výchovu dětí a mládeže ve svém regionu. Propaguješ VOJ a její akce, třeba i zajištěním reprezentativního webu. Dodržuješ skautský vizuální styl. Organizuješ PR aktivity a mediální výstupy (tiskové zprávy, články, rozhovory, ...), účastníš se veřejných akcí a zajišťuješ prezentaci regionálního skautingu v médiích.
Pro správné a konzistentní komunikování hodnot a cílů skautingu můžeš využít příručku Jak mluvit o skautingu
Přenositelnost zkušeností z vedení středisek
Činnost předsedy VOJ je dobré zakládat na své předchozí zkušenosti z vedení oddílu nebo střediska. Práce větších středisek se od práce VOJ neliší příliš. Podpora mířená na vedoucí středisek je tedy jeden z nejlepších zdrojů informací pro vedení VOJ. Sekci pro vedoucí středisek najdeš zde na křižovatce.
Důležité termíny pro předsedu VOJ
Únor
- Schválení vyhlášky k dotacím
- Schválení pořadatele krajského kola závodu, stanovení termínu a místa konání
- Jmenování velitele krajského kola závodu
- Předání registrace nadřízené jednotce (okresy - 14., kraje - 28.)
- Odevzdání žádosti o dotace na opravy a údržbu a akce krajem (15.)
Březen
- Zaplacení členských příspěvků nadřízené jednotce (okresy - 14., kraje - 28.)
- Odevzdání daňového přiznání (2. 4.)
Duben
- Schválení zprávy o hospodaření za předchozí rok
- Vložení hospodářského výkazu a účetní závěrky za uplynulý rok do skautISu (15.)
Květen
- Odevzdání hospodářského výkazu a účetních závěrek za předchozí rok (10.)
Září
- Stanovení výše členského příspěvku pro nadcházející rok
- Zhodnocení táborů
- Změny rozpočtů
Prosinec
- Určení pořadatele krajského kola závodu a stanovení termínu
- Schválení rozpočtu a plánu činnosti na další rok
- Zakládání registrací a registračních kategorií
- Odevzdání skutečnosti čerpání dotace na rádcovské akce na ústředí (15.)
Je důležité přizpůsobit si kalendář pro regioniální specifika své jednotky, jako jsou další termíny a akce. Jak si nastavit kalendář, se můžeš inspirovat zde.
Tvůj velký pomocník - skautIS
Pro předsedu VOJ by mělo být přirozeností pohybovat se a základní agendu plnit ve skautISu. Zde je přehled různých funkcí, se kterými nám skautIS pomáhá:
- Odevzdávání i kontrola registrace
- Kontrola kvalifikací vedoucích podřízených jednotek kvůli schvalování/zamítnutí výjimek při registraci
- Kompletní přehled o stavu oddílů a středisek
- Exporty osob a jednotek (kontakty, získané kvalifikace)
- Táborové hlášenky
- Dotace na různé vzdělávací akce či opravy nemovitostí
- Administrace vzdělávacích akcí pod hlavičkou VOJ (ČK, VK, ZK, metodické semináře, …), možnost přihlašování, prezentace v databázi vzdělávacích akcí apod.
- Nástroje pro sebehodnocení a zpětnou vazbu
- Různé statistiky a reporty (například meziroční srovnání registrací)
- Správa Google služeb, například rozesílacích seznamů pro zjednodušení komunikace nebo automatického přístupu na sdílené disky VOJ
- Správa základen VOJ, včetně rezervačního systému, napojení na mapu základen
- Správa materiálu a skladů VOJ
- Zprávy revizní komise VOJ o podřízených jednotkách (pokud je RK vkládá do skautISu)
SkautIS má vlastní nápovědu. Začneš-li tápat, klikni na ikonu „otazníku“ v hlavním menu skautISu. Pokud si i tak nevíš rady, obrať se na podpora@skaut.cz
