Rychlý průvodce registrací oddílu
Důležité termíny
leden - nutné zpracovat a odevzdat registraci oddílu na středisko (přesný termín určí středisko)
1.1. - nejpozdější termín pro založení registračních kategorií pro použití ve středisku a oddílech
31.1. - nejzazší termín, kdy musí středisko (včetně všech svých oddílů) registraci odevzdat nadřízené jednotce
Průběžné řešení agendy
S osobními údaji členů v oddílu (v rámci evidence ve skautISu) doporučujeme pracovat průběžně během celého roku - aktualizovat údaje okamžitě po oznámení změny. Také připomínáme, že osoba se stává členem Junáka - českého skauta až ve chvílí jejího zapsání do seznamu členů jednotky ve skautISu (bez ohledu na čas převzetí papírové přihlášky či hrazení členského příspěvku). Obdobně doporučujeme vybírat členský příspěvek už v průběhu podzimu (či po částech třeba na pololetí) a nenechávat to až na leden při odevzdávání registrace, od nováčků může být užitečné členský příspěvek vybírat spolu s přihláškou.
Vnitřní předpisy
Termíny a další věci kolem registrace se řídí platnými vnitřními předpisy, zejména Směrnicí k registraci.
Checklist s úkoly k řešení oddílové registrace
⬜ Získat přihlášky od všech nováčků (mladších i dospělých členů)
- Práce s přihláškami (elektronickými i papírovými)
- Doporučujeme využívat e-přihlášky ve skautISu
- Vzory papírových přihlášek a evidenčních listů si lze stáhnout
- Problematice osobních údajů vás provede sekce na webu , případně Směrnice pro nakládání s osobními údaji.
⬜ Zapsat nováčky včetně kontaktů do skautISu (do seznamu členů)
- Pro práci s údaji členů ve skautISu je třeba mít nastavenou roli vedoucí/admin jednotky .
- Používáte-li e-přihlášky stačí pouze přihlášku vyplněnou rodičem zkontrolovat a kliknutím přijmout.
- Každá osoba má možnost si založit vlastní účet ve skautISu a spravovat své údaje.
- Bývalým členům, kteří se po pauze vrací do oddílů, můžete obnovit členství
⬜ Kontrola a aktualizace osobních údajů všech členek a členů oddílu
⬜ Aktualizujte údaje osob vč. adresy a kontaktů
- U mladších členů uveďte údaje rodičů, pak snadno budete moci využít kontrolu a aktualizaci údajů mladších členů přímo jejich zákonnými zástupci.
- U činovníků nezapomeňte uvádět hlavní telefon a hlavní e-mail, stejně tak dosaženou skautskou kvalifikaci .
⬜ Doplňte či aktualizujte zdravotní údaje členů
- Tyto citlivé osobní údaje jsou bezpečně ukládány ve skautISu na záložce “Další údaje” osoby a přístupné jen vedení oddílu či akce. Výslovný souhlas s jejich zpracováním rodiče udělují již podpisem oficiální přihlášky (či potvrzením e-přihlášky).
⬜ Dle zájmu objednejte členskou kartu
- V takovém případě je nutné k osobám přidat aktuální portrétovou fotografii. Členské karty se platí v rámci členského příspěvku a mají platnost až 3 roky.
- Chce-li nějaký člen studentskou verzi karty, je nutné uvést údaje o škole a každý rok nahrát platné potvrzení o studiu.
⬜ Kontrola a aktualizace údajů i činovníků oddílu
⬜ Aktualizujte oddílový kontaktní telefon a e-mail (nesmí být uzavřenou konferencí)
⬜ Zkontrolujte obsazení funkcí osob ve vedení oddílu
- Změnil se zástupce vedoucího oddílu? Máte nově oddílového rádce? Nejlepší je funkce aktualizovat v průběhu roku, ale registrace je okamžikem nutné kontroly.
- Využijte registraci i ke kontrole oprávnění uživatelů ve skautISu (přidat či odebrat role osob v jednotce)
⬜ Aktualizuje informace o způsobu fungování oddílu (záložka “Další údaje”),
⬜ Nezapomeňte zadat užívání klubovny oddílem
⬜ Náborové údaje oddílu
- Můžete uvést termíny schůzek v klubovně, doplnit věkové kategorie nabíraných členek a členů.
- Náborové údaje se následně zveřejnění na www.skaut.cz a v mapách od Google a Seznam.cz
⬜ Případně uveďte údaj o počtech znevýhodněných dětí v oddílech
⬜ Založení registrace oddílu a převzetí registračních kategorií
- Registrační kategorie a výši jejich členských příspěvků zakládá vždy středisko
- Pokud má váš oddíl jiné členské příspěvky než jiné oddíly, musí to schválit středisková rada a založit vám na úrovni střediska příslušnou registrační kategorii.
⬜ Registrování každé osoby do příslušné registrační kategorie
⬜ Zkontrolovat správnost registrace a odstranění registračních vad
- Popis nejčastějších registračních vad a jak je vyřešit najdete v nápovědě
⬜ Odevzdat registraci oddílu svému středisku
- Nezapomeňte dodržet termín daný střediskem, oddíly i středisko musí mít ve skautISu registraci odevzdanou nejpozději do 31. ledna
⬜ Zkontrolovat automaticky nastavené časopisy
- Po odevzdání registrace se členům nastaví odběr časopisů dle věkové kategorie, v případě potřeby to lze upravit
- Jestliže osoba v registrační kategorii časopis odmítne, nebude moci v průběhu roku již časopis ani dodatečně ve skautISu objednat
⬜ Předat vybrané členské příspěvky
- Celá registrace oddílu končí odevzdáním vybraných členských příspěvků středisku, případně potvrzením, že všichni členové oddílu zaplatili na bankovní účet
- Vybrané i odváděné členské příspěvky lze zkontrolovat v přehledu převzaté registrace oddílu
Řešení problémů s registrací
Narazíte-li na problém při zpracování registrace, podívejte se do nápovědy . Pokud tam odpověď nenajdete, zkuste se obrátit na jiné vedoucí z vašeho střediska nebo na podpora@skaut.cz