( Aktuální )
Zveřejněno 25. 5. 2021
Jan Chmelař
KÚJ – asistent organizačního zpravodaje
jan.chmelar@skaut.cz
Ondřej Peřina – Jerry
VRJ – zpravodaj pro ICT a organizaci
ondrej.perina@skaut.cz
Zodpovědná osoba: Ondřej Peřina – Jerry

Administrativní povinnosti vedoucího oddílu

Být vedoucím oddílu je zodpovědná role, která obnáší i nutnost poradit si s nezbytnou administrativou. S touto nápovědou to zvládneš levou zadní. 

Co musí mít vedoucí oddílu pod palcem?

Skautský informační systém (skautIS) slouží ke správě veškeré agendy od registrace, přes hospodaření až po správu časopisů či přihlašování na vzdělávací akce.

Každý VO a ZVO by měl mít do skautIS přístup a měl by umět spravovat agendy plynoucí z jeho funkce:

  • oddílová data
  • data členů oddílu
  • udržování a aktualizace rolí ve skautIS jednotlivých členů oddílu (pozor, každý člen, který má aktivní přístup do systému skautIS, si pak data aktualizuje již sám)

Pokud jsi nový vedoucí oddílu, tak přístup do systému skautIS ti přidělí vedení střediska, zpravodaj pro správu střediskového skautISu a nebo bývalý vedoucí oddílu při předávání agendy. Tvoje oddílová funkce vyžaduje roli ve skautISu oddíl: vedoucí/admin.

Pokud u vás v jednotce např. registraci zpracovává někdo jiný, můžeš tuto roli pak i delegovat na kompetentní osobu ve svém oddíle - pozor, roli vedoucí/admin má dostat pouze člověk, který ji potřebuje pro své fungování v oddíle.

Narazíte-li na problém, je tu možnost on-line konzultace na podpora@skaut.cz

Další užitečné odkazy:

SkautIS Vytvořit účet ve SkautISu Návody ke SkautISu

Jako vedoucí oddílu máš povinnost udržovat databázi členů ve skautISu aktuální:

1) Zkontroluj, zda je každý člen oddílu zapsán a zda má vyplněny všechny údaje.

2) Zapiš každého nového člena. Pokud je zapsán u jiného oddílu, je to jeho řádné členství, kde platí registrační příspěvek, v dalším oddíle je mu určeno hostující členství, za které se příspěvek neplatí.

3) Ze seznamu hned odstraň člena, který chce dobrovolně vystoupit, nezaplatil členský příspěvek, byl vyloučen, nebo zemřel. 

Do kontroly osobních údajů můžeš zapojit i ostatní členy starší 15ti let, kteří si mohou své  základní údaje a kontakty upravovat sami. Bližší nápovědu na evidenci osob najdeš přímo ve skautISu nebo můžeš poslat dotaz na  registrace@skaut.cz .

Směrnice k registraci Videonávod na registraci

Členský příspěvek vybírej hned při příchodu nového člena do oddílu. Výši příspěvku rozhodne Tvá oddílová rada tak, aby zohlednila místní podmínky, finanční potřeby oddílu i dlouhodobé plány na rozvoj místního skautingu (oprava klubovny, nákup lodí atp.). Doporučené rozmezí příspěvku je 300 – 1200 Kč a musí být zdokumentované v zápisu. Výše příspěvků může být různá pro různé kategorie členů, např. podle věkových kategorií, výděleční x ostatní, sourozenci atp., ale neděláme výjimky pro jednotlivce!

Jak stanovit výši příspěvku? Jak řešit příspěvky u sociálně slabších?

Naskenované přihlášky členů eviduj ve skautISu (pozn. dospělý člen může přihlášku sám potvrdit přímo ve skautISu,takže jeho přihlášku nemusíš tisknout a skenovat.) Zobraz si přehled osob s podepsanou přihláškou a bez ní, s těmi je nutné přihlášku podepsat a zaevidovat. 

Součástí přihlášky je od května 2018 i souhlas se zpracováním osobních údajů dle legislativního nařízení GDPR. Pokud v přihlášce není souhlas zaškrtnut, vyznač tuto skutečnost k dané osobě do skautISu a hlavně se pak podle toho chovej (např. nezveřejňuj fotky této osoby na Facebooku a dalších sociálních sítích). Dobře si prostuduj naši Směrnici pro nakládání s osobními údaji. 

Přihláška mladšího člena Přihláška a poučení dospělého člena Přihláška na tábor Přihláška mladšího nečlena na akci

Evidenční list je přílohou každé přihlášky. Je to pouhý doplněk a každý oddíl si ho může přizpůsobit svým podmínkám a může tak evidovat údaje potřebné pro zajištění své činnosti. 

Evidenční listy

Pokud máte v oddíle vyšší náklady za telefonování, přihlas se do skautské telefonní sítě (STS).

Jak se přihlásit do STS?
Byla tato stránka užitečná?
Děkujeme!
Pomozte nám znalostní bázi vylepšit!

Prosím napiš nám, co je na této stránce špatně. Co chybí, či přebývá. Co je nejasné. Co jsi hledal. A budeš-li chtít, napiš nám i něco o sobě – kolik ti je let, jakou funkci ve středisku/oddíle máš a odkud jsi.