Co se týče rozhodování o uspořádání vzdělávací akce a jaký typ to bude (čekatelský kurz, vůdcovský kurz, ... víkendová nebo lesní akce), vyjděte ze svých preferencí, možností a vzdělávacích potřeb celého Junáka  - českého skauta (viz Kapacity skautského vzdělávání ) či vaší organizační jednotky.

Podmínky k pořádání vzdělávacích akcí stanovuje Řád pro vzdělávání činovnic a čínovníků (dále Řád pro vzdělávání) a upřesňuje je Směrnice ke vzdělávacím akcím .

Chcete-li čerpat dotaci na vzdělávací akci, pak nesmíte minout Směrnici k dotacím organizačních jednotek (také se každoročně aktualizuje), která mj. určuje výši dotační podpory na osoboden.

Podle typu vzdělávací akce mohou být relevantní i další směrnice , zejména Směrnice k obsahu vybraných činovnických kvalifikací a její přílohy .

Pokud byste potřebovali načerpat nějaké zkušenosti, zkuste se domluvit na stáži. Třeba jen krátká návštěva na zavedené akci nebo konzultace se zkušeným týmem může pomoci. Jestliže byste potřebovali stáž zprostředkovat, obraťte se s předstihem na asistentku vzdělávání Lenku Haškovou - Žoržu (lenka.haskova@skaut.cz ).

Pomoci vám může i ústřední nabídka supervize .

Máte-li jakékoliv dotazy k pořádání vzdělávací akce, využijte nabízené kontakty .

Bez pořadatele není možné uspořádat vzdělávací akci. Pořadatelem je vždy organizační jednotka Junáka - českého skauta, typicky středisko, skautský okres nebo kraj. Pořadatelství musí být schváleno radou dané jednotky.

Statutární orgán či jeho zástupce (případně další osoby s těmito skautISovými právy) založí ve skautISu hlášenku akce a v rámci ní stanoví vedení akce, které ji pak bude moci dále administrovat.

Výhradně statutární orgán (či jeho zástupce) ve skautISové hlášence potvrzuje "Rozhodnutí o poskytnutí účelové dotace " (je-li akcí žádána a ústředím schválena) a spolu se členem revizní komise pořadatelské jednotky a vedoucím akce potvrzuje její vyúčtování .

U kvalifikačních akcí také ve skautISu jmenuje předsedu zkušební komise .

Pořadatelská jednotka v konečném důsledku zodpovídá za akci jako takovou, a to včetně finanční stránky. Dotační prostředky jsou vždy zasílány na bankovní účet pořadatele a vyúčtování dotace a celé hospodaření akce je součástí hospodaření pořadatelské jednotky.

Samozřejmě je v zájmu pořadatele, aby realizovaná vzdělávací akce proběhla co nejlépe, a tedy by ji měl, dle svých možností, poskytnout maximální a všestrannou podporu (s financováním, hospodařením a administrativou, umožnit využití vlastní základny, zapůjčit vybavení apod.).

Klíčová bude role vůdce akce (a jeho zástupce/ů) a hospodáře. Uplatnění v týmu dále najdou jak kvalifikovaní vzdělavatelé (instruktorská kvalifikace , odborná činovnická kvalifikace ), tak i další zkušení činovníci a osoby ochotné se na akci podílet (třeba jako servisáci). Dále doporučujeme, aby měla akce kvalifikovaného zdravotníka a ideálně i tajemníka, který pomůže vedení akce s administrativou, komunikací s účastníky apod.

Tým akce by měl být tak početný a kvalifikovaný, aby zvládl pokrýt vše potřebné a všichni se v něm cítili přiměřeně zapojení. K efektivnímu a oboustranně příjemnému zapojení týmových nováčků vám mohou pomoci metodické materiály od účastníků KIK 2022.

Pro některé typy vzdělách akcí (kvalifikační a lesní) a zkušební komise (u kvalifikačních akcí) je stanoven minimální počet členů týmu/​komise a jaké kvalifikace potřebuje. Zkušební komise se mohou zcela překrývat s týmem akce - ověřování kvalifikace pak může být o to jednodušší a plynulejší. Při rozdílném složení týmu a zkušební komise je zase důležité, aby spolu obě skupiny komunikovaly a jejich vztah byl srozumitelný účastníkům. Více informací najdete v části Specifika pořádání jednotlivých typů vzdělávacích akcí .

Pokud byste potřebovali personální posilu, zvažte oslovení externistů a dejte skautskému světu vědět, že sháníte spolupracovníky (např. přes FB Skautské vzdělávání nebo na skaut.cz/​jobs ). Určitě situaci řešte i s asistentkou vzdělávání Lenkou Haškovou - Žoržou (lenka.haskova@skaut.cz ), která se vám pokusí pomoci (zprostředkováním externistů, řešením kvalifikační výjimky apod.).

Rozhodněte se (dle typu akce), jestli děláte akci lesní (s táborovou částí), nebo víkendovou. Mějte přitom na paměti, že minimální časová délka a struktura některých typů akcí (ale i další okolnosti, třeba min. počet účastníků) může být stanovena předpisy - viz Specifika pořádání jednotlivých typů vzdělávacích akcí . Jak bude akce celkově dlouhá, kolik bude mít částí a kdy se během roku uskuteční? Bude celá probíhat prezenčně, nebo počítáte i s online vzděláváním? Odehraje se ve zděné základně, nebo na tábořišti bez elektřiny?

Pro kolik účastníků a pro jakou cílovou skupinu akci připravujete? Záleží vám na vyrovnaném poměru mužů a žen? Stanovíte si vlastní podmínky pro přihlášení nad rámec těch minimálních určených typem akce (viz Specifika pořádání jednotlivých typů vzdělávacích akcí )? Kde se budou zájemci přihlašovat? (Doporučujeme využít přihlašování přes skautIS !) A jak budete vybírat účastníky, když se přihlásí více zájemců, než je vámi stanovená kapacita?

Jaká bude vypadat celková koncepce včetně dramaturgie a didaktického pojetí?

Je-li akce kvalifikační, jak zajistíte adekvátní ověřování kritérií kvalifikace?

Na tyto a podobné otázky si budete muset dříve či později (spíše dříve) odpovědět.

Projekt je povinný pro všechny akce lesní (vč. lesních škol) a kvalifikační. Dále je povinný pro vzdělávací akce, které žádají o dotaci (s výjimkou zdravotnického kurzu/​doškolení a kurzu první pomoci). U lesních akcí zahájí Odbor pro vzdělávání vyhodnocování projektu v okamžiku jeho nahrání do hlášenky (trvá řádově od několika týdnů do 1, max. 2 měsíců - jsou do něj zapojeni externí hodnotitelé). U ostatních typů vzdělávacích akcí zhruba do 1-2 týdnů od jejich nahlášení (tzn. odevzdání hlášenky - viz krok 6).

Doporučené osnovy projektů jednotlivých typů akcí (projekt jim má obsahově odpovídat) a modelový vzor najdete zde . Informace z projektu jsou kombinovány s informacemi uvedenými v hlášence akce.

Všechny lesní akce (kvalifikační i nekvalifkační) a školy musejí projekt odevzdat nejpozději 3 měsíce před svým zahájením. U nových doporučujeme projekt odevzdat s předstihem 4 měsíců. U ostatních typů to stačí až v okamžiku nahlášení akce, tedy nejpozději měsíc před vlastním zahájením.

Obecně však doporučujeme nechat si časovou rezervu pro případné požadované úpravy a projekt (respektive hlášenku) odevzdat dříve. Akce, které získaly status "stálé vzdělávací akce" (viz Směrnice ke vzdělávacím akcím ) podávají nový projekt jednou za 3 roky či pokud přestanou splňovat podmínky tohoto statusu.

Každá vzdělávací akce pořádaná v Junáku – českém skautu podléhá povinnému hlášení (odevzdaná hlášenka) a schválení ústředím.

Hlášenka a případná žádost o dotaci se ve skautISu odevzdávají (pozor, jde o dva úkony) nejpozději měsíc před zahájením akce (doporučujeme to udělat dříve, aby byl prostor pro řešení potenciálních problémů), ale ne později než 30. září, pokud má akce začínat ve stejný kalendářní rok, kdy byla nahlášena.

Žádost o dotaci je nepovinná, ale dotace může být poskytnuta pouze schválené akci s odpovědně naplánovaným rozpočtem (ten je podmínkou i pro samotné schválení akce). Výši dotace na osoboden a podmínky jejího udělení ("Potvrzení Rozhodnutí o poskytnutí účelové dotace ") ve skautISu potvrzuje statutární orgán pořadatele či jeho zástupce v příslušné skautISové roli (do té doby nemůže být vyplacena ani záloha!).

Když akce probíhá ve více kalendářních letech, je nutné zažádat o dotaci vždy pro aktuální kalendářní rok dle v tu dobu platné Směrnice ke vzdělávacím akcím a Směrnice k dotacím organizačních jednotek . Rozpočet se do hlášenky vyplňuje pro každý rok zvlášť (v projektu ho naopak preferujeme společný pro celou akci).

U kvalifikačních akcí, které mají tuto povinnost (viz Specifika pořádání jednotlivých typů vzdělávacích akcí ), se ke schválení ve skautISu odevzdává také zkušební komise, a to nejpozději měsíc před začátkem ověřování (zkoušky). Ještě předtím musí statutární orgán či jeho zástupce v příslušné skautISové roli jmenovat předsedu zkušební komise . I proto doporučujeme odevzdávat zkušební komisi s větším předstihem.

Komplexní návod pro administrativu vzdělávacích akcí ve skautISu najdete zde .

V případě nejasností a dotazů využijte těchto kontaktů .

Vzdělávací akce může být nákladnou záležitostí s rozpočtem v řádu statisíců. Záleží na typu akce, její délce, počtu účastníků a členů týmů, místě konání a programu, případně na dalších okolnostech.

Je důležité si uvědomit, že byste měli akci po finanční stránce dobře naplánovat, průběžně vyhodnocovat a počítat s mimořádnými okolnostmi (nepřijede část účastníků, dojde k nehodě a poškodíte vybavení základny apod.), abyste se (respektive pořadatel) nedostali do finančních problémů. Je vaší povinností se starat o svěřené finanční prostředky (nejen dotační) a majetek s péčí řádného hospodáře a využívat jich efektivně.

Významnými nákladovými položkami často bývá hlavně pronájem základny (obzvláště v zimě, kdy je nutné počítat i s náklady na vytápění), stravné, cestovné a materiál. Náklady pak pokrývá dotace přidělována ústředím a účastnické poplatky (doporučujeme přemýšlet o finanční dostupnosti vaší akce a také vybírat nevratnou zálohu při přijetí účastníků) nebo i další zdroje (poplatky od instruktorů, příspěvek pořadatele atd.).

Dotace není přidělována automaticky, ale je nutné o ni zažádat ve skautISové hlášence. Udělena pak bude pouze schváleným akcím, které k tomu splňují směrnicí stanovené podmínky.

Předpokládaná dotační částka (vycházejte z částky na osoboden uvedené ve směrnici ) se zadává do (vyrovnaného!) rozpočtu akce ve skautISu a nesmí přesáhnout 70 % rozpočtovaných nákladů!

Potřebujete-li vyšší dotaci, můžete si o navýšení zažádat v rámci projektu (a promítnout ho do rozpočtu v hlášence), kde uvedete, o kolik Kč/osoboden byste potřebovali více a argumenty, proč by vám měla být dotace takto navýšena. Nové ČK, ČLK, VK a VLK si mohou v prvních dvou ročnících požádat o navýšení dotace o 70 Kč/osoboden, které bude automaticky schváleno.

Udělenou dotační částku naopak snižuje, pokud se některá z částí akce (v jakémkoliv kalendářním roce) koná distančně (distanční části délky do 3 hodin včetně nejsou dotovány vůbec, u delších je dotace krácena o 50 %). Nebo prezenčně ale do 3 hodin délky včetně (pak je dotace rovněž krácena o 50 %). Krácení dotace se provádí až při jejím celkovém vyúčtování (viz krok 11).

Příjemce dotace může obdržet zálohu ve výši 80% dotace (vypočtené způsobem "plánované osobodny x částka na osoboden dle typu akce z akutálně platné Směrnice k dotacím organizačních jednotek (vč. případného navýšení)") dva týdny před začátkem akce. Zbylých 20 % se vyrovnává v rámci vyúčtování celé dotace po skončení akce. Nebo si můžete v žádosti o dotaci zvolit, že zálohu nebudete vyžadovat či že ji potřebujete obdržet v jiné výši a jindy (po dohodě s ekonomickým oddělením ústředí přes email ekonomicke@skaut.cz ).

Po každé ukončené části dotované akce musíte do 14 dnů zadat skutečnou evidenci účastníků do skautISu (účastníky, kteří se v průběhu akce přestanou účastnit, ale byli na její části přítomni, z hlášenky neodhlašujte – přišli byste tím o dotované osobodny za dobu, kdy na akci opravdu byli).

• POZOR, dotovat můžeme pouze členy Junáka - českého skauta, kteří v daném kalendářním roce dosáhnou 15 let (s propojeným uživatelským účtem ve skautISu , který potvrzuje platnost jejich členství).
• POZOR, dotovat můžeme pouze účastníky vzdělávání, tj. frekventanty, nikoliv členy organizačního týmu, lektory, servis tým apod.
• POZOR, dotovat můžeme pouze části vzdělávací akce realizované na území Česka.
• POZOR, nemůžeme dotovat části akce konané od 15. do 31. prosince.
• POZOR, porady týmu, ani navazující setkání instruktorů a účastníků nejsou oficiální (tedy ani dotovanou) součástí akce.
• POZOR, ne všechny typy nákladů se mohou hradit z dotačních prostředků.
• POZOR, v závažných případech se mohou limity měnit a také může být dotace nepřiznána, krácena či v krajním případě i zpětně odebrána (viz směrnice ).

Podrobné informace najdete ve Směrnici k dotacím organizačích jednotek , se kterou by se mělo vedení akce a zejména hospodář akce a pořadatele důkladně seznámit.

Pro vzdělávací akci budete určitě potřebovat vhodné prostory. Záleží na typu akce a vašem posouzení či možnostech, zda postačí využít například vlastní klubovny, nebo zda si budete muset pronajmout zděnou základnu, tábořiště či jiný objekt. Nezapomeňte, že organizační tým může potřebovat místo pro porady a uskladnění materiálu. Navíc nemusí být vždy teplé a slunečné počasí, a možná budete chtít účastníky rozdělit na programy do menších skupin (nebo je naopak mít všechny pohromadě na jednom programu). Jste povinni zajistit bezpečné a hygienicky nezávadné prostředí.

Doporučujeme – pokud je to možné – využít vlastní prostory nebo prostory jiných skautských jednotek, kde bývají skautské akce zpravidla cenově zvýhodněny. Tyto objekty lze vyhledat v Databázi základen . V úvahu přicházejí také prostory jiných dětských organizací. Umístění akce ovlivňuje jak časové možnosti příjezdu a odjezdu účastníků i týmu, tak konečnou výši cestovních nákladů.

Upozorňujeme, že zejména v období letních prázdnin bývá problém sehnat vhodnou a cenově dostupnou základnu (ty především) nebo tábořiště. Je proto opravdu důležité řešit výběr a rezervaci s dostatečným předstihem.

Běžným standardem na vzdělávacích akcích bývá auto (obvykle někoho z týmu), který slouží k převozu materiálu, zajištění nákupů a v případě potřeby i k dopravě do zdravotnického zařízení.

Myslete na to, že Junák - český skaut má sjednané úrazové pojištění , které se vztahuje jak na účastníky vzdělávacích akcí, tak i na členy organizačních týmů. Kromě toho si může každý sjednat (přes své středisko) i individuální pojištění odpovědnosti za způsobenou škodu (někteří činovníci jsou pojištěni automaticky na základě svého jmenování do funkce).

Vzdělávací akce se neobejde ani bez různého materálu a vybavení, které však není vždy nutné pořizovat. Některé věci ani z dotačních prostředků hradit nesmíte - viz Směrnice k dotacím organizačních jednotek . Vybavení si můžete vypůjčit například od pořadatele, ze svého střediska nebo případně z centrálního skladu Junáka – českého skauta.

Co se týče stravování, doporučujeme mít domluveného zkušenějšího kuchaře a servis tým, který umožní instruktorům soustředit se na účastníky a program. Platí pravidlo: špatně najedený účastník (instruktor) = nespokojený účastník (instruktor).

Dokumentace ke vzdělávacím akcím se vede primárně ve skautISu. Údaje zde jsou automaticky ukládány, zálohovány a bezpečně archivovány, proto není vhodné je – obzvláště pokud obsahují osobní údaje – zbytečně ukládat na jiných místech. Pravidla archivace se řídí Směrnicí k nakládání s dokumenty . Pro pracovní účely doporučujeme využívat Skautské Google služby .

Pořadatelská jednotka zajišťuje archivaci této dokumentace, pokud existuje (a není uložena ve skautISu):

• písemné dokumentace jednotlivých zkoušek (např. testy, hodnocení uchazečů v konkrétních oblastech apod.),
• zprávy o průběhu zkoušek (např. použité formy ověřování, celkový dojem atd.) – doporučujeme zpracovat (a archivovat) v rámci závěrečné zprávy akce,
• závěrečné zprávy vzdělávací akce – doporučeně (je přístupná ve skautISu),
• fyzického účetnictví akce a dokladů k vyúčtování dotace.

Chcete vaši vzdělávací akci udělat co nejudržitelnější? Pak můžete využít tyto tipy .

Nepodceňujte propagaci – aby k vám účastníci přijeli, musí se o vás nejprve dozvědět a být přesvědčeni, že jim máte co nabídnout. Míra potřeby propagace se přitom může lišit podle typu vzdělávací akce, zvolených termínů, místa konání a dalších faktorů.

Naprostým základem propagace je včasné zveřejnění v Databázi vzdělávacích akcí  - informace se do ní automaticky přenášejí z hlášenky ve skautISu po kliknutí na příslušné tlačítko (nebo nejpozději v okamžiku nahlášení akce ke schválení ústředím - to už ale často bývá příliš pozdě). Přes databázi se lze na akci i přihlásit, když tuto variantu umožníte. Samozřejmostí by mělo být využití komunikačních kanálů vašeho skautského okresu/​kraje apod.

Pravděpodobně se neobejdete ani bez vlastního webu akce - zejména pokud jde o kurz či pravidelně se opakující akci. Web by měl obsahovat jak obecné, dlouhodobě platné informace, tak i aktuální údaje k právě chystanému ročníku. Možnosti webhostingu a jednoduché šablony webových stránek najdete zde .

Doporučujeme i vytvořit profil akce na sociálních sítích, jako je Facebook, Instagram apod. Sociální sítě můžete využít k pravidelnému informování i ke sdílení propagačních materiálů – například těch, které si jednoduše vytvoříte v grafickém nástroji Canva .

Pozor na neaktuální obsah! Jestliže návštěvník narazí na web s dva roky starými termíny nebo na profil na sociální síti, kde byl poslední příspěvek zveřejněn před mnoha měsíci, může lehce nabýt dojmu, že akce už neexistuje.

Možností propagace je samozřejmě víc, ale mějte na paměti, že aby měla skutečný efekt, musí být dobře viditelná (ideálně opakovaně), včasná, cílená, srozumitelná, přehledná a hlavně aktuální.

Doporučujeme zahájit přihlašování v dostatečném předstihu před začátkem akce a využít k tomu skautIS (a tedy i Databázi vzdělávacích akcí , kam se údaje ze skautISu automaticky přenáší). Tento postup vám výrazně usnadní život a ústředí získá potřebná data pro vyhodnocování kapacit vzdělávacích akcí .

Přihlašování na akci můžete spustit už před jejím schválením ústředím, ale je to na vaši odpovědnost.

Je důležité, abyste zájemce předem jasně informovali o vstupních a absolventských podmínkách. U některých typů vzdělávacích akcí jsou tyto požadavky stanoveny Řádem pro vzdělávání nebo jinými předpisy (viz Specifika pořádání jednotlivých typů vzdělávacích akcí ) a do jisté míry, avšak pouze vstupní podmínky, je kontroluje i skautIS - je to ale vaše odpovědnost. Jestliže některý ze zájemců nesplňuje minimální vstupní podmínky dané předpisy, musí si před případným přijetím na akci zajistit výjimku od zpravodaje VRJ pro vzdělávání. O tu lze odůvodněně požádat na emailu vzdelavani@skaut.cz . Přijímat můžete také nečleny Junáka - českého skauta - pokud akci úspěšně absolvují, mají nárok na všechny typy "dekretů". Nečlenové ale nemohou čerpat finanční dotaci poskytovanou ústředím a členi organizace musí tvořit nadpoloviční většinu účastníků!

Po uzavření přihlašování se může stát, že budete mít méně účastníků, než jste plánovali. V takovém případě zvažte prodloužení termínu a doplňkovou propagaci. Upozorňujeme však, že u některých typů akcí je minimální počet účastníků stanoven závaznými předpisy (viz Specifika pořádání jednotlivých typů vzdělávacích akcí ) či nemusí být akce s příliš nízkým počtem účastníků schválena ústředím - záleží na smysluplnosti jejího konání v daných podmínkách a na konkrétní domluvě. Pořádáte-li čekatelský, vůdcovský nebo instruktorský kurz (lesní i nelesní) a máte problém s naplněním kapacity, včas se ozvěte na email vzdelavani@skaut.cz  - pokusíme se vám pomoci.

Nebo naopak může nastat situace, že se přihlásí více zájemců, než kolik kapacitně zvládnete. V takovém případě si z nich budete muset vybrat. Dobrou praxí, jak rozlišit skutečně motivované zájemce od těch, kteří to jen „zkoušejí“, je kromě vybírání nevratné zálohy (viz dále) také zadání jednoduchého vstupního úkolu. Ten naznačí, zda je přihlášený ochoten investovat do akce svůj čas a energii. Některé akce zase dávají přednost těm zájemcům, kteří se v minulosti na akci stejného typu nedostali. Výběr účastníků je na vás, ale doporučujeme sledovat vyvážené zastoupení pohlaví a snažit se o "pestrost zkušeností a názorů" - například tím, že svou regionální akci otevřete celé organizaci, omezíte max. počet účastníků z jednoho střediska apod.

Doporučujeme také počítat s dostatečným množstvím náhradníků a co nejdříve začít vybírat nevratné finanční zálohy od přijatých účastníků, a to podle vámi nastavených podmínek. Často se totiž stává, že nemálá část z nich nakonec nezaplatí (například dají přednost jiné vzdělávací akci) nebo si svou účast z nějakého důvodu rozmyslí. Ať mají tedy šanci další přihlášení a vy se nevystavujete zbytečnému riziku nenaplnění kapacity.

Je vhodné co nejdříve dát zájemcům vědět, jak byla jejich přihláška posouzena, aby se mohli podle toho zařídit. Po přijetí obvykle následuje pokyn k platbě zálohy a zaslání podrobnějších informací o akci. U přijatých účastníků zaškrtněte ve skautISu splnění vstupních podmínek jakmile budou splněny. Když některé ze vstupních podmínek skautIS vyhodnotil jako nesplněné, ale vy víte, že splněné jsou (například souhlas od vedoucího střediska přišel emailem nebo má účastník výjimku od zpravodaje VRJ pro vzdělávání), napište to u dotyčného v hlášence do "Poznámky" a systém vám poté umožní checkbox splnění vstupních podmínek zaškrtnout. Zároveň zaškrtněte co nejdříve checkbox přijetí účastníka v hlášence (pozor - ze skautISu mu následně přijde automatický informační email). Pokud umožňujete přihlašování přes skautIS, po přijetí účastníka se vám automaticky sníží počet uváděných volných míst.

Jestliže některého ze zájemců musíte odmítnout, dbejte na to, že nepřijetí (hlavně u čekatelských a vůdcovských kurzů) může být velmi demotivující, tedy je potřeba proces výběru nastavit co transparentněji a s odmítnutými zájemci komunikovat citlivě a s pochopením. Nabídněte jim náhradnickou pozici (je-li reálná) a budou-li souhlasit, označte je jako náhradníky přímo v hlášence (pozor - ze skautISu přijde automatický "náhradnický" email). Pak je průběžně informujte o jejich situaci. Ostatní zájemce doporučujeme z akce rovnou odhlásit (i jim přijde automatický informační email).

Základním předpokladem proto, aby vzdělávací akce probíhala hladce, je přijet na ni (na každou její část) maximálně připravení. To znamená, že všichni členové týmu mají nachystané vše, co si vzali na starost (připravené programy, vytištěné tabulky, koupené připínáčky atd.). Není nic horšího než začínat akci s nedotaženými přípravami. Ideální je, když si vše, co je možné, nachystáte předem a v klidu doma a na akci už jen ladíte detaily a řešíte nutné úpravy, které si vyžádá její průběh. Většinu času pak můžete věnovat účastníkům a dalším členům týmu, například poskytováním si vzájemné zpětné vazby na programy. Dobrou praxí je využívat sdílený úkolníček, kde je zaznamenáno, kdo co udělá a do kdy, aby v případě, že bude něco zásadního chybět, byla ještě možnost včas zasáhnout. Myslete i na odpočinek a dostatečný spánek!

Na druhou stranu plán není dogma a jistě nastanou situace, se kterými nelze dopředu počítat (onemocní instruktor, zásadně se změní počasí, účastníci jsou unavenější, než jste předpokládali a je potřeba upravit program, aby úplně "neodpadli" atd.). Tým akce by na takové situace měl umět pružně reagovat, což usnadní sestavení krizového plánu, který předvídá možná rizika a navrhuje scénáře jejich řešení. Nezapomínejte, že všichni kdo se na akci podílejí, by to měli dělat v bezpečném prostředí (vč. psychického bezpečí!), a mít naplněné své základní potřeby.

Dalším přínosným prvkem, který vám však může "nabořit plány", je individualizace - tedy když dáte každému z účastníků prostor přizpůsobit si akci do jisté míry podle svých potřeb a preferencí. S individualizací je samozřejmě vhodné pracovat už při plánování, ale často se ukáže jako důležitá také na základě konkrétních situací, které nastanou přímo během akce.

Pracujte v rozumné míře a nejlépe průběžně i se zpětnou vazbou – jak od týmu, tak od účastníků, a to jak na jednotlivé programy, tak na akci jako celek. Zpětná vazba vám může ukázat, kde jsou případné mezery, a pomoci odhalit, jestli se ve vašem společenství nebo na akci samotné neděje něco, co si zaslouží vaši pozornost nebo dokonce vyžaduje okamžitý zásah.

Během realizace byste měli mít na zřeteli zejména:

• prevenci krizových situací, sledování míry únavy všech zúčastněných a nálady na akci,
• průběžné sledování čerpání rozpočtu,
• naplňování cílů akce a vytváření zkušenosti skautského společenství,
• proces vzdělávání a v případě kvalifikačních akcí také ověřování obsahů kvalifikací (viz Specifika pořádání jednotlivých typů vzdělávacích akcí ) - účastníky průběžně informujte o tom, jak se jim zkouška (ne)daří a co s tím mohou dělat.

Pro členy týmu, lektory a zkušební komisaře mohou být během realizace (zkoušky) přínosné k tomu určené metodiky, které najdete zde .

Akce formálně končí posledním dnem, kdy jsou na místě přítomní účastníci a probíhá vzdělávání (případně dnem odjezdu). Zakončení by mělo být důstojné - nezapomeňte poděkovat všem zúčastněným a rozloučit se s účastníky. Na konci akce (ale ne později než do 3 měsíců od vykonání zkoušky) se obvykle také předávají případné dekrety (dle typu akce si je buď sami vytisknete na předem zakoupenou šablonu , nebo je obdržíte od ústředí po odeslání žádosti ve skautISu), absolventské listy (tisknete - volitelně - samostatně na předem zakoupenou šablonu ) a také kvalifikační odznaky nebo nášivky . Účastníci a členové týmu mohou obdržet i příležitostnou nášivku akce (s její výrobou vám pomůže například Junshop ).

Získané kvalifikace jste povinni zadat účastníkům do skautISu nejpozději do 1 měsíce od jejich získání. Doporučujeme to však dělat co nejdříve - účastníci na ně mohou spěchat, třeba kvůli nahlašování tábora či registraci.

V případě, že některý z účastníků neuspěje při získávání kvalifikace, může do 18 měsíců od zahájení zkoušky opakovat odpovídající část (netýká se zdravotnických kurzů a doškolení, ani kurzů první pomoci). Možnost opravy jste povinni zajistit alespoň jednou. Jestliže je ale důvodem k neudělení kvalifikace celková nezpůsobilost nebo nezralost uchazeče (viz Řád pro vzdělávání ), opakování zkoušky zajišťovat nemusíte - je to plně na vašem uvážení, respektive na rozhodnutí předsedy zkušební komise. Nastane-li tato situace, doporučujeme ji popsat (bez uvedení jména účastníka) i v závěrečné zprávě (viz dále). Nepředané dekrety (osvědčení, absolventské listy apod.) po uplynutí této lhůty skartujte.

Pokud jste obdrželi dotaci, musíte ji ve skautISu vyúčtovat do 2 měsíců od skončení akce v daném kalendářním roce, nejpozději však do 15. prosince. Když akce přesahuje do více kalendářních let, vyúčtovává se dotace za každý rok samostatně. Vyúčtování zahrnuje:

• zadání skutečné účasti frekventantů a skutečného rozpočtu akce,
• vyplnění seznamu dotovaných dokladů,
• potvrzení vyúčtování statutárním orgánem pořadatele ,
• zadání vyjádření revizní komise pořadatelské jednotky .

Vyúčtování následně kontroluje a schvaluje ústředí. Vyúčtování dotace (a celé hospodaření vzdělávací akce) je součástí hospodaření pořadatelské jednotky. Nezapomeňte tedy vše řádně a dle domluvy s pořadatelem zajistit a předat.

Poslední z povinností u kvalifikačních (s výjimkou zdravotnického kurzu/​doškolení a kurzu první pomoci), lesních a obecně dotovaných vzdělávacích akcí je vytvoření a nahrání závěrečné zprávy do hlášenky daného ročníku nejpozději do 3 měsíců od jeho skončení. Závěrečná zpráva má podobu komentářů doplněných do původního projektu, které popisují a hodnotí odchylky od projektu, míru naplnění stanovených cílů, účastnickou skupinu, celkový průběh akce a další důležité aspekty. Vzorové zpracování závěrečné zprávy najdete zde . Závěrečná zpráva slouží jednak jako nástroj pro organizační tým, který mu pomáhá návodně vyhodnotit akci, a také pro Odbor pro vzdělávání, aby získal přehled o výsledcích akce a mohl v souvislosti s plánováním dalšího ročníku sledovat její vývoj v delším časovém horizontu. Bez odevzdané závěrečné zprávy nebude schválen další ročník akce! Akce, které získaly status „stálé vzdělávací akce“ (viz Směrnice ke vzdělávacím akcím ), podávají po každém uzavřeném ročníku stručnou závěrečnou zprávu, ve které pouze zhodnotí odchylky od podaného tříletého projektu.

Po ukončení celé akce doporučujeme svolat závěrečnou poradu týmu. Je to skvělá příležitost akci rekapitulovat a díky zpětné vazbě od týmu i účastníků celkově vyhodnotit. K tomuto účelu můžete využít nástroj Hodnocení kvality . Důležité je také akci formálně uzavřít (viz povinnosti výše) a prodiskutovat (následně i s pořadatelem), zda připravíte další ročník a za jakých podmínek.